Cómo abrir un archivo en Excel y OpenOffice Calc: CSV, TXT

Aquí te mostramos cómo abrir un archivo en Microsoft Excel y en OpenOffice Calc, además de algunas cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de importar archivos y datos en estos programas. ¡Sigue leyendo!

¿Cómo abrir un archivo existente creado con Excel o Calc?

Existen dos formas principales de abrir un archivo en Excel o Calc. Ten en cuenta que has de comprobar previamente si la extensión de los archivos es compatible con estos programas:

• Desde el menú Archivo > Abrir, navegando hasta el archivo deseado en el cuadro de diálogo emergente y haciendo doble clic sobre el mismo.
• Dando clic derecho sobre el archivo en cuestión y seleccionando Abrir en el menú contextual. Puedes elegir si abrirlo con Calc o Excel, o directamente con uno de los dos si ya lo has seleccionado como predeterminado.

¿Cómo importar datos en Excel o Calc?

Excel y Calc pueden abrir diferentes formatos de archivos creados en otros programas con la ayuda del comando Abrir del menú Archivo. Calc puede recuperar archivos de OpenOffice y Excel puede importar otros ficheros de Office. En general, solo tendrás que seleccionar el tipo de archivo en el momento de la importación. El software de hojas de cálculo de Office alberga una amplia compatibilidad con otros formatos y también cabe destacar aquellos reconocidos por Calc:

Es importante tener en cuenta que, en ciertos casos, debes haber instalado previamente filtros de importación o convertidores de archivos para poder importar directamente un archivo de terceros, por ejemplo en el caso de Excel para archivos Quattro Pro, algo que podrás hacer durante la instalación inicial de Excel.

Durante la importación de archivos de terceros, también es necesario que tengas en cuenta la compatibilidad de otros elementos, como las fórmulas y los macros eventuales. De igual manera, en la importación de documentos Microsoft Office en Calc, los macros VBA no pueden ser ejecutados, sino que han de ser previamente convertidos y adaptados manualmente. También puedes definir de dos modos el comportamiento de Calc, ya sea que los macros VBA estén registrados en forma de comentarios luego o durante el almacenamiento del documento Excel, o la supresión de los macros Office durante la carga. Esta última opción constituye una protección eficaz contra los posibles virus dentro de los archivos.

¿Cómo importar datos de archivos de texto en Excel o Calc?

Importar archivos de texto en Excel o Calc es sencillo. Por un lado, si los datos que deseas utilizar en tu hoja de cálculo se encuentran en un archivo de texto en el cual estos son separados por tabulaciones, comas, espacios o caracteres similares, basta con solo abrir el archivo. Si en cambio el tipo o la estructura del archivo es diferente, tendrás que hacer una configuración determinada en el proceso de importación. Solo sigue estos pasos:

• Accede al asistente de importación de Excel o Calc. En el caso de Excel, esta importación procede por etapas, mientras que con Calc pasa todo en el mismo cuadro de diálogo. La hoja de cálculo va a interpretar el texto en función de las instrucciones que des sobre la distribución de los datos en líneas y en columnas. También puedes copiar el texto delimitado de un documento de procesamiento de textos o de otro documento hacia una hoja de Excel y luego separar el texto copiado en columnas.
• Antes de continuar, debes especificar si el archivo de texto es delimitado o de un ancho fijo.
  • Delimitado significa que los datos del archivo son separados por un carácter especial, generalmente una coma o una tabulación.
  • Los archivos de ancho fijo no tienen separadores, sino solamente espacios que procuran que cada campo comience siempre en el mismo número de columna. El asistente generalmente muestra una vista previa del archivo, lo que permite determinar la mejor elección. 
• Un truco que puedes aplicar para diferenciar ambos tipos de archivos es comprobar la estructura del documento: si los campos de cada línea del archivo son aglutinados sin ningún espacio entre ellos, el archivo es probablemente delimitado, si en cambio están bien alineados en la vista previa, se trata de un archivo de ancho fijo.

• Si has escogido Delimitados, debes especificar el carácter de delimitación o separador. Puedes verlo claramente en la vista previa. Las tabulaciones se parecen a menudo a pequeños cuadros. Si ves los datos alineados en cada línea de texto es porque el contenido del archivo es delimitado con tabulaciones. Si el carácter de delimitación no figura entre las elecciones propuestas, escoge la otra opción Ancho fijo. Verás en la vista previa los datos actualizarse automáticamente:

• Si has escogido Ancho fijo, debes indicar dónde comienza cada columna. El asistente para importar texto puede haber recibido un límite de columna errónea o haber carecido de algunas. Puedes añadir, suprimir o desplazar los límites de una columna al hacer clic sobre ella y arrastrarla en la ventana Vista previa de datos:

  

• Debes luego verificar o confirmar el tipo de datos de cada columna: general, texto, fecha, enumeración, etc. Los tipos identificados por defecto son generalmente perfeccionados, salvo situaciones específicas. No te queda más que hacer clic en Finalizar (Excel) o en OK (Calc) para terminar la importación del texto:

  

• Si importas regularmente el mismo archivo en Excel, define una búsqueda de base de datos para el archivo de texto. En el menú Datos selecciona Obtener datos externos > Importar el archivo de texto, luego selecciona el archivo que hay que importar. El asistente para importar texto se inicia como si hubieras empleado Archivo > Abrir.
• Una vez que la importación esté terminada, podrás hacer clic derecho en cualquiera de los datos y seleccionar Actualizar los datos, o pulsar en el botón Actualizar los datos de la barra de herramientas Datos externos. Esto activará inmediatamente la operación de importación.
• Excel ofrece además al asistente de conversión, que aplica la potencia del asistente para importar texto en los datos presentes en la hoja de cálculo. Es útil cuando pegas datos manualmente a partir de un archivo de texto, por ejemplo, o si recuperas campos largos de texto en una base de datos que prefieres repartir en columnas separadas.
• Selecciona las celdas concernidas y luego ve a Datos > Convertir para iniciar al asistente. Si una columna no contiene otros datos que hay que repartir, selecciónala íntegramente, es más rápido y sin consecuencias. Todos los pasos a continuación son exactamente idénticos al empleo tradicional del asistente para importar texto.

¿Qué hacer en caso de una mala importación de fechas con un archivo CSV en Excel?

Si has importado un archivo CSV que contiene una columna de fechas, puede darse el caso de que estas últimas estén mal alineadas: por ejemplo, unas veces a la derecha y otras a la izquierda. Generalmente, este error se debe a que es frecuente que en una hoja de cálculo se espere encontrar fechas en el formato inglés (mes/día/año) mientras que el formato español es invertido (día/mes/año). Para encontrar fechas bien alineadas y sobre todo coherentes, deberás modificar tu fichero CSV, cambiando la posición de los días y meses. Por ejemplo, en el caso de "02/07/2022", tendrías que cambiarlo a "07/02/2022". 

¿Cómo importar tablas de datos a Excel y Calc desde la web?

En Excel

La función Desde web de Excel permite ir a una página web, leer el contenido e importar los datos a Excel. Si consultas frecuentemente ciertas páginas web, este es el mejor medio para poder manejar esta información con Excel. Hagamos un ejemplo con Excel 365: 

• Para crear una nueva consulta web, en la barra de herramientas ve a Datos > Obtener datos > desde otras fuentes > Desde la web. En el cuadro de texto, copia la dirección web (URL) de la página. Puedes seleccionar la importación básica o la avanzada. Esta última es de gran utilidad si quieres realizar configuraciones específicas sobre la integración de la información.

• A continuación tendrás que seleccionar los elementos que desees importar desde la página web. 

• Podrás cargar los datos directamente en Cargar o modificarlos en Transformar datos en caso de que haya algún error de importación. Cuando verifiques la vista previa de las tablas, simplemente confirma el proceso y estas se cargarán en tu hoja de cálculo de Excel.

En Calc

En Calc también puedes importar los datos desde la web siguiendo un proceso similar al descrito para Excel. Tendrás que hacerlo a través del filtro de importación Consulta de páginas Web. Solo sigue estos pasos: 

• Primero, sitúa el cursor de celdas en la celda en la que deseas insertar el contenido nuevo.
• En la barra de herramientas superior, haz clic en Insertar > Vincular con datos externos.
• En el cuadro emergente, especifica la URL de la fuente de datos y elige el tipo de lenguaje de importación.
• Por último, selecciona las tablas de datos que desees importar y confirma el proceso para trasladarlas a tu hoja de cálculo.