Lista de datos en Excel: qué es, ejemplos y funciones

En Microsoft Excel es frecuente tener que ingresar una lista de términos repetitivos cuando se trata de encabezados de fila, de columna o de datos. Excel propone listados ya predefinidos, pero puedes configurar tus propias listas personalizadas. Aquí te enseñamos qué es una lista o tabla de datos en Excel y algunos ejemplos.

¿Qué es una lista de datos en Excel y cómo crear una?

Las listas de datos (tablas de datos en las versiones posteriores a Excel 2010) permiten ingresar información en una celda y posteriormente arrastrarla para crear una línea consecutiva de informaciones, por ejemplo: "lunes, martes, miércoles..." o "1, 2, 3...", etc.

Excel ya cuenta con algunas listas predeterminadas que siguen un orden lógico (series numéricas, meses, horas...). Vamos a mostrar un ejemplo muy sencillo de lista de datos en Excel:

• Imagina que quieres crear una tabla de datos con meses del año. Lo primero que has de hacer es ir a una celda y escribir "Ene...", Excel ya te dará la opción de autocompletar a "Enero".
• Ahora selecciona la celda y, manteniendo pulsado el botón izquierdo de tu mouse, arrastra el cursor hacia abajo. Verás que van apareciendo el resto de meses en orden: febrero, marzo, abril, mayo... etc.

• Asimismo, en lugar de seguir una serie, tienes la opción de repetir el mismo término a lo largo de la hoja (o sea, en lugar de: "enero, febrero, marzo...", insertar "enero, enero, enero..." sucesivamente). Para ello, mantén presionada la tecla Ctrl mientras arrastras las celdas. ¡Y listo! Podrás realizar otras listas o tablas de datos (con números, horas, días...entre otros) siguiendo el mismo proceso.

¿Cómo crear listas personalizadas en Excel?

Además de insertar fácilmente estas listas predefinidas por Excel, puedes crear tus propias listas personalizadas, ya sea partir de elementos ya presentes en una hoja de cálculo o íntegramente. Solo sigue estos pasos:

• Si ya escribiste la lista de los elementos que constituyen la nueva serie, selecciónala en la hoja de cálculo.
• Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Modificar listas personalizadas.

  

• La entrada Nueva lista debe ser seleccionada. Para utilizarla, haz clic en el botón Importar.

• Ve añadiendo los elementos en Entradas de la lista. Presiona Enter después de cada uno de ellos.
• Cuando tu lista esté completa, haz clic en el botón Agregar.
• Haz clic dos veces en Aceptar para volver al libro. ¡Listo!

Si deseas crear una lista personalizada que contenga solo cifras —por ejemplo, números de piezas de repuesto—, solo tendrás que seleccionar el formato numérico antes de insertar los elementos de tu lista. Hazlo de la siguiente manera:

• Primero, selecciona tantas celdas vacías como sean necesarias.
• En la ficha Inicio, haz clic en el botón situado en la esquina inferior derecha del grupo Número (nombrado "Formato de celdas: número").
• Luego, en la ficha Número que se muestra, escoge la opción Texto. Haz clic en Aceptar, luego escoge la lista de los números en las celdas.
• A continuación, procede como se explicó anteriormente para añadir una lista personalizada.