10 trucos y funciones de Google Docs para ahorrar tiempo

10 trucos y funciones de Google Docs para ahorrar tiempo

Casi todas las personas que trabajan con textos, en ediciones, traducciones y proyectos en equipo utilizan Google Docs. ¿Eres una de ellas? Puede que hayas pasado por alto algunas funciones útiles de la herramienta. En este artículo, hemos recopilado los 10 mejores trucos y funciones de Google Docs que te facilitarán tu vida y tu experiencia de escritura.

¿Cómo usar las reacciones con emojis?

Hace poco Google Docs añadió la posibilidad de hacer comentarios en el texto con emojis en lugar de palabras. Esta puede ser una forma sencilla y divertida de dejar notas y comentarios en un documento compartido y aprovechar al máximo el servicio de Google Docs. Por ejemplo, puedes usar emojis a modo de atajos para representar expresiones como "me encanta" - ❤️, "córtalo" -✂️, "¿qué?" - ❓, o crear otros nuevos para decir "buen trabajo", o "gracias".

Para reaccionar con un emoji, sigue estos pasos:

  • Selecciona el texto de tu documento al que quieres reaccionar y aparecerá la opción representada con una carita amarilla (debajo de 'Añadir comentario').
  • Haz clic en la carita y elige el emoji que quieras agregar. 
Cómo reaccionar con emojis en Google Docs
© Documentos de Google - Reacción de emoji

¿Cómo agregar un menú desplegable a tu documento de Google?

Para hacer un seguimiento del progreso de tu documento y de proyectos que desarrollas con tu equipo, puedes añadir un menú desplegable y personalizarlo con fuentes y colores.

  • Para añadir un menú desplegable, ve a Insertar > Menú desplegable
  • Crea un nuevo menú desplegable o elige entre los ajustes sugeridos.
  • De este modo, podrás colaborar en el documento con tus compañeros y seguir su estado en tiempo real.
Cómo agregar un menú desplegable en Google Docs
© Documentos de Google - Menú desplegable

¿Cómo añadir plantillas y otros elementos de creación?

Otras ventajas que puedes aprovechar para mejorar la productividad de tu trabajo colaborativo en Google Docs es añadir elementos de creación. Tienes varias opciones: plantillas de tablas para llevar el seguimiento de tus proyectos, un borrador de correo electrónico para facilitar su redacción colaborativa y luego llevarlo a Gmail en un clic, así como la posibilidad de convertir tu documento en notas de reuniones para compartir directamente en eventos del calendario de Google.

  • Para añadir estos elementos a tu documento, ve a Insertar > Elementos de creación.
  • Elige la opción que se adapte a tus necesidades.
Cómo agregar elementos de creación a Google Docs
© Documentos de Google - Elementos de creación

¿Cómo usar la función @ de Google Docs?

¿Sabías que con el símbolo @ (arroba) puedes etiquetar no sólo a tus compañeros, sino casi cualquier cosa, incluyendo elementos de creación, archivos, imágenes, gráficos, hipervínculos, etc.? Sólo basta con escribir un @ y enseguida aparecerá un menú con sugerencias. Escribe lo que quieres insertar (letras, números o símbolos) después del "@" para afinar tu lista de sugerencias. Por ejemplo, si quieres agregar un borrador de correo, teclea @correo y presiona Enter.

¿Cómo hacer que Google Docs te lea en voz alta?

Si bien la extensión "Read Aloud: Texto a Voz" no es una función de Google Docs como tal, es una extensión de Chrome que nos puede resultar bastante útil, ya que lee el texto de cualquier página web en voz alta con un solo clic. Puedes añadirla a Chrome y luego escuchar tu documento para volver a revisarlo, no solo con los ojos sino también con tus oídos.

¿Cómo añadir una marca de agua?

Si está trabajando en un documento confidencial o en un comunicado oficial de una institución o empresa, puedes, por ejemplo, añadir una marca de agua a tu documento. Puede tratarse de una imagen semitransparente o un texto.

  • Para ello, haz clic en Insertar > Marca de agua.
  • Elige si quieres insertar una marca de agua como imagen o texto.
    Cómo añadir una marca de agua a Google Docs
    © Documentos de Google - Marca de agua
  • Selecciona la imagen de tu ordenador o escribe un texto y modifica los ajustes según tus preferencias.
  • Cuando termines haz clic en Hecho. ¡Así de fácil!

¿Cómo activar el formato sin páginas?

Si no tienes previsto imprimir tu documento, puedes liberarte de los saltos de página para ver su contenido sin interrupciones y que sea más cómodo editarlo. 

  • Para eliminar los saltos de página, ve a Archivo > Configuración de página.
  • Selecciona la opción Sin páginas y haz clic en Aceptar.

¿Cómo agregar marcadores?

Cuando agregas marcadores a documentos largos, puede ser más fácil encontrar un dato o contenido específico. Es muy sencillo añadir un marcador:

  • Haz clic en Insertar > Marcador
    Cómo insertar marcadores en Google Docs
    © Documentos de Google - Marcadores
  • Ponle un nombre a tu marcador y copia el enlace que te lleva a este para guardarlo más tarde.

¿Cómo comparar documentos de Google?

¿Sabías que puedes comparar dos documentos de Google Docs en segundos? Esta función puede ser útil para quienes se dedican a editar y traducir textos.

  • Para comparar dos documentos en Google Docs, ve a Herramientas > Comparar documentos.
  • Enseguida, busca el documento que quieres comparar en Google Drive.
  • Por último, pulsa en Comparar y verás los cambios en el nuevo documento.

¿Cómo añadir un resumen al esquema?

En Google Docs, es posible añadir un resumen al esquema. Puede resultar útil si trabajas en un documento largo, un trabajo de investigación, una tesis, etc. De esta forma, podrás encontrar la sección que necesites de forma rápida y sencilla. Para añadir un resumen al esquema, sigue estos pasos:

  • Haz clic en Ver > Mostrar esquema.
  • Pulsa en el icono del + "Añadir resumen".
  • Escribe los subtítulos y pulsa Enter para guardar los cambios.