Gestión de procesos de negocio (BPM): qué es, para qué sirve
El término BPM (Business Project Management) o gestión de procesos comerciales se refiere a un enfoque del desarrollo empresarial que consiste en crear un modelo informático de los procesos de compraventa de la empresa, considerando los aspectos relacionados con aplicaciones e informática y buenas prácticas de negocio.
¿Qué es la gestión de procesos de negocios?
La gestión de procesos de negocios o BPM es una disciplina de management enfocada en la mejora continua del negocio, empezando con el estudio de datos, el análisis de aciertos y puntos de mejora, la implementación o mejora de sus procesos, incluyendo la información histórica adquirida para la correcta toma de decisiones y la gestión de los recursos humanos en distintos departamentos de la empresa.
El propósito de esta medida consiste en lograr una visión general mejorada de todos los procesos comerciales de la empresa y de sus interacciones con el fin de poder optimizarlos y maximizar (en la medida de lo posible) su automatización con la ayuda de aplicaciones comerciales.
La implementación del BPM presenta un enfoque de abajo hacia arriba que consiste en analizar el funcionamiento real de la empresa para crear un modelo informático a partir de esta premisa. Se diferencia de los esquemas generales denominados "de arriba hacia abajo" donde el funcionamiento de la empresa debe coincidir con el modelo propuesto por el equipo gerencial.
A grandes rasgos, el ciclo de vida de los procesos comerciales a partir de esta metodología puede dividirse así:
- Estudio de la empresa mediante el análisis de sus objetivos y su organización para poder desglosar todas sus actividades en procesos comerciales (fabricación, adquisición, ventas, etc).
- Modelado de procesos comerciales: representación computarizada de un modelo que se parezca lo más posible a la realidad.
- Implementación de una solución: implementación de una solución BPM vinculada con un sistema de información de la empresa (aplicaciones y bases de datos).
- Ejecución: hace referencia a la etapa operacional durante la cual se implementa la solución BPM a través de las distintas áreas de la empresa.
- Puesta a prueba: consiste en analizar el estado de los procesos por medio de una tabla de bordes que representa el funcionamiento de los procesos.
- Optimización: implica ofrecer soluciones que hagan posible mejorar el funcionamiento de los procesos comerciales.
¿Para qué sirve el enfoque BPM?
Una solución BPM abarca por lo general los siguientes programas de gestión:
- Una herramienta para dar forma a los procesos que permite crear un modelo de los procesos comerciales de la empresa a través del uso de una interfaz gráfica.
- Software que ayuda a la implementación, es decir, interfaces (API) y conectores que posibilitan la integración de la solución BPM al sistema de información.
- Un motor de ejecución (motor de workflow) a cargo de ilustrar el proceso y de almacenar el contexto y sus estados en una base de datos relacional.
- Herramientas de puesta a prueba y presentación de informes que se basan en indicadores precisos y pertinentes para crear tablas y estadísticas que permitan tomar decisiones apropiadas rápidamente. El término BAM (monitoreo de actividades comerciales) se refiere al concepto de monitorear paso a paso los procesos de una empresa.
Uno de los objetivos de BPM es la reutilización, o sea, que no se tenga que volver a construir la rueda con cada cambio. Sin embargo, muchas de las herramientas son exclusivas: tienen sus propios modelos de datos y un modo de funcionamiento no transparente que las hacen muy poco operables entre sí.
Por lo tanto, estandarizar la representación de los procesos constituye un reto grande para facilitar la integración entre las herramientas BPM. La estandarización se da en distintos niveles:
- En el nivel de dar forma al proceso.
- En el nivel de ejecución del proceso.
- En el nivel de comunicación con el IS.
Con la intención de facilitar la comunicación y estandarización bajo este modelo, la BPMI (iniciativa de gestión de procesos comerciales, un consorcio de empresas) lanzó una iniciativa de notación de la creación de modelos de procesos comerciales o BPMN, cuyo objetivo es definir una notación gráfica en común que permita dar forma a los procesos comerciales.
La notación BPMN proporciona la posibilidad de separar la información comercial de la técnica (elementos técnicos del sistema de información) para maximizar su traslado de una empresa a otra. En este sentido, la BPMN puede considerarse una notación UML aplicada a la gestión de procesos comerciales.
Por su parte, el BPEL (lenguaje de ejecución de procesos comerciales) es una iniciativa BPMI cuyo objetivo es proporcionar una representación XML de las actividades vinculadas a la ejecución de un proceso. Mientras que la notación BPMN está ligada a la descripción estática de los procesos, el lenguaje BPEL describe la dinámica global.
¿Cuáles son los programas más usados en la gestión de procesos de negocios?
Los programas de gestión empresarial ofrecen la posibilidad de priorizar, seguir y planificar las tareas de forma eficaz gracias a sus herramientas de análisis, implementación y automatización, a través de múltiples departamentos de la misma. Estos son algunos de los programas más populares para lograr estos objetivos.
Kissflow
Quizás el software de gestión más popular actualmente es Kissflow, un software para automatizar y gestionar los procesos de tu empresa desde una sola plataforma albergada en la nube (por lo tanto disponible desde cualquier equipo). Lo mejor de todo es que no es necesario escribir una sola línea de código para hacerlo, gracias a todas sus opciones integradas. Puedes crear plantillas, asignar tareas, y visualiza fácilmente el avance de proyectos, además de integrar otras herramientas como Salesforce, Oracle, SAP, y muchas más. El plan de inicio cuesta 17€ por mes y por usuario, aunque los precios de las opciones avanzadas se adaptan a tus necesidades.
Monday
Otra de las plataformas más populares para crear un flujo de trabajo acorde a tus necesidades es Monday. En ella podrás centralizar procesos, tareas y datos relacionados al proceso de ventas, marketing, financiero o de recursos humanos. Su interfaz es muy sencilla y te da acceso a numerosos tableros para establecer cronogramas y tener una visibilidad global de los proyectos; puedes integrar otras herramientas como Slack, Dropbox, Adobe Creative Cloud y más; automatizar tareas tediosas a partir de los modelos que propone o diseñar los tuyos; utilizar sus widgets y apps integradas para facilitar tus tareas, y mucho más. Lo mejor es que cuenta con una suscripción personal totalmente gratuita (sin funciones de integración y automatización), y su plan para equipos comienza desde los 8€ por usuario y por mes.
Bpanda
Por otro lado tenemos Bpanda, una plataforma que ofrece varias de las funciones mencionadas anteriormente, pero que se distingue por la posibilidad de crear modelos de planeación de negocio en forma de diagramas con textos explicativos que pueden constituir un mapa a seguir para los empleados. El asistente de trabajos permite completar tareas a través de los procesos en tiempo real, con el añadido de tener a tu disposición gráficos y tablas para tener una visibilidad global. Por otro lado, deberás tomar en consideración que el software está disponible solo en alemán o inglés, y que visualmente quizás no sea tan atractivo como otros programas de la lista. Los precios van desde los 8€ por usuario y por mes hasta los 100 usuarios, y precios a negociar para grandes organizaciones.
Qntrl
Por otro lado tenemos Qntrl, que te permite gestionar y planificar gastos, organizar campañas de marketing, seguir procesos de reclutamiento, reportes de servicio al cliente, integración y automatización de tareas sin necesidad de escribir código. Como plus, cuenta con una aplicación para Android y iPhone, para que puedas seguir tus tareas desde donde quiera que estés, así como una sección de documentación y webinars para que tu equipo aprenda a utilizarlo sin complicaciones. Los precios comienzan desde los 8€ por usuario por mes, aunque también cuenta con una versión gratuita con algunas funcionalidades y la posibilidad de incluir hasta 5 usuarios en tu equipo.
Asana
Una de las herramientas que han llegado recientemente al mercado internacional con la promesa de facilitar los procesos de desarrollo de proyectos es Asana, que ofrece varias opciones interesantes. Para empezar, tiene las funciones de organización y asignación de tareas que hemos visto en otros programas, la opción de llevar cronogramas y crear tableros con los que puedas dar seguimiento a cada parte del proceso. Puedes automatizar tareas monótonas de distintas áreas, crear formularios o plantillas de mensajes y mucho más. Es compatible con otras apps como Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom, Tableau, Outlook, One Drive, etc, por lo que podrás implementarla fácilmente para agilizar el trabajo. Lo más interesante es que su versión gratuita te permite tener un número ilimitado de proyectos y hasta 100MB de almacenamiento para un equipo de 15 personas. A partir de ahí, los precios comienzan en 10,99€ por usuario por mes.
