Formulario en Excel o word.

Hola,

Buenas tardes, el día de hoy me tope con esta situación,
en el trabajo estamos haciendo unos formatos de aproximadamente 100 hojas,
los cuales los hacemos en word y aveces en excel, en el vienen muchas leyes que ya están previamente establecidas, el problema es que por ejemplo si ocupo llenarlo con el nombre de -Juan Pérez- tengo que hacer copy paste de este nombre como 80 veces en diferentes lugares del formato, lo mismo pasa con la fecha, la dirección, incluso tengo que cargar fotografías como 18 veces en diferentes hojas. mi pregunta en concreto es. Existe alguna manera de capturar el nombre, la direccion, la fecha, etc... y que simplemente se coloquen en el campo que les corresponde las veces que sean necesarias en el formato. gracias