Los programas de gestión de proyectos se han vuelto esenciales en la organización de actividades de la empresa.
Herramientas polivalentes como el seguimiento y coordinación de los trabajos en grupo, control de los flujos de información, respeto de los plazos de tiempo y presupuesto de costos son adaptadas a las necesidades tanto de las pequeñas como de las grandes empresas y son complementarias de CRM y programas de gestión integradas. A continuación, explicaremos un poco las funcionalidades ofrecidas por estas herramientas, algunos consejos para elegir el programa más adecuado y una lista de programas de gestión de proyectos disponibles en la actualidad.
Programas de gestión de proyectos a varias "escalas"
Según el tamaño de la empresa, el número de trabajadores y la complejidad del proyecto, las funcionalidades de los programas de gestión de proyectos varían considerablemente. Se les puede clasificar en 3 grupos:
- Los programas de gestión de proyectos "personales": presentan funcionalidades básicas (lista de actividades o tareas, cronograma de pagos, calendario de actividades, etc.) y son reservadas para un uso personal o para un pequeño número de usuarios. En esta categoría destaca especialmente Basecamp (herramienta de trabajo colaborativo), una herramienta bastante usada en las pequeñas empresas.
- Los programas de gestión de proyectos colaborativos: en modo SaaS externalizado o en el servidor de la empresa, incluyen mayores funcionalidades: wikis, blogs, almacenamiento de documentos, edición de documentos compartidos, fórums, creación de bases de información, etc. El programa Clarizen sobre sale en esta categoría.
- Los programas de gestión de proyectos integrados: son polivalentes y ofrecen funcionalidades relacionadas a las aplicaciones críticas de la empresa (ERP, CRM): como la relación con los clientes, facturación, soporte técnico, etc. En esta categoría sobre sale el administrador de proyectos online worketc. Además, ciertas soluciones también pueden integrarse en calidad de modulo al paquete de programas de la empresa.
Las funcionalidades de los programas de gestión de proyectos
Planificación y supervisión de las actividades
Esta es una de las principales funcionalidades de los programas de gestión de proyectos, que son en primer lugar herramientas de gestión de tiempo. Estas herramientas permiten dividir los proyectos en varias etapas, distribuir y coordinar las tareas asignadas a cada equipo, fijar una cronología de actividades y cumplir con los plazos de tiempo. Según el número de personas participantes en un proyecto, la planificación es más o menos compleja. Estas herramientas deben permitir:
- Planificar correctamente un proyecto en función de la realización de actividades interdependientes.
- Evaluar y designar los "recursos" (humanos y materiales) necesarios para la realización de un proyecto, según las necesidades identificadas.
- Prever los eventuales retrasos y prorrogas que afectan la cronología de la realización del proyecto.
- Reforzar la cooperación en el interior de los grupos de trabajo.
Control de costos
La administración del tiempo, de los recursos humanos y materiales está relacionada a la gestión financiera de un proyecto. Estos programas están elaborados para ayudar a permitir finalizar un proyecto en el plazo correspondiente al cronograma planeado. Sin embargo, la herramienta no reemplaza la reflexión relativa a las presiones organizacionales, que condicionan fuertemente la ejecución de un proyecto como los cargos y funciones asignadas a los colaboradores o trabajadores, respeto de las especificaciones de la ejecución, capacitación del uso del programa (en especial si se integra un nuevo componente de trabajo).
Distribuir, compartir y gestionar los flujos de información
Los programas de gestión de proyectos permiten proveer información de diferentes niveles (relacionados o no) a los miembros de un proyecto como administradores y trabajadores. El tipo de información compartida es:
- Lista de actividades y trabajos.
- Wiki y compartimiento de documentos.
- Presentación general del plazo de tiempo necesario para la realización de un trabajo o una actividad.
- Resumen de la progresión del proyecto y del desajuste entre los objetivos alcanzados y los objetivos tal como fueron planeados.
- Alerta de los posibles riesgos que pueden afectar el desarrollo normal de un proyecto.
- Información sobre la carga de trabajo y planificación de vacaciones.
- Optimización de los recursos no utilizados (ejemplo: tiempo libre).
¿En el servidor de la empresa o en SaaS?, ¿Cómo elegir?
Lo programas de gestión de proyectos pueden ser instalados en el servidor del la empresa o en modo SaaS, que es el uso vía internet previa suscripción. Para una mayor flexibilidad, algunos proveedores de estos programas ofrecen las dos posibilidades.
Las soluciones en modo SaaS tienen varia ventajas:
- Los programas son accesibles de cualquier lugar y de cualquier ordenador, incluso desde un Smartphone (en algunos casos).
- Es fácil controlar el ingreso.
- Son para varios usuarios.
- No requieren actualización y no utilizan los recursos informáticos de la empresa.
- Se puede fácilmente presupuestar su utilización ya que están disponibles previa suscripción.
Sin embargo, los programas externalizados también presentan inconvenientes:
- Por lo general, estos programas no permiten trabajar en modo desconectado.
- Pueden estar menos disponibles que los programas instalados en el servidor de la empresa (tiempo de respuesta más lento).
- Las informaciones están alamacenadas en servidores distantes.
Programas de gestión de proyectos: lista no exhaustiva
Hay programas de gestión de proyectos que se tienen que pagar vía suscripción y otros gratuitos (en la actualidad, 1 de cada 4 aproximadamente).
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