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Cómo crear una lista desplegable en Excel

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La creación de una lista o menú desplegable en Microsoft Excel es posible gracias a la herramienta Validación de datos. Su función es restringir los datos que se pueden introducir en una celda. Con esto se obliga a los usuarios a ingresar en una celda únicamente los valores incluidos en una lista de entradas válidas, lo que reduce el riesgo de rellenar una planilla con información incorrecta.

Esta herramienta es muy útil en una serie de casos. Por ejemplo, para programar el periodo de vacaciones del personal o controlar los gastos corporativos, poniendo límites a los montos por comisiones de ventas, entre otras posibilidades. 



Cómo hacer una lista desplegable en Microsoft Excel

Para realizar esta tarea, necesitarás al menos dos hojas abiertas en tu libro de Excel: tu hoja de trabajo y una hoja en blanco en donde puedas crear tu lista.



El primer paso es crear la lista. Para hacer esto, dirígete a la hoja en blanco y en la columna A escribe las entradas que deseas incluir en la lista desplegable. La lista puede ser de cualquier longitud y puede incluir cualquier tipo de información. Algunas de las entradas más comunes son Sí/No (a menudo abreviado como S/N), valores numéricos y fechas de calendario.

A continuación, ve a tu hoja de trabajo y selecciona todas las celdas en las que deseas aplicar la regla de validación que crearás. Haz clic en la ficha Datos, busca el grupo Herramientas de datos y selecciona la opción Validación de datos en el menú desplegable:


Se abrirá la ventana Validación de datos. Ve a la pestaña Configuración y, en la sección Permitir, selecciona Lista en el menú desplegable:


Cómo ingresar los datos de una lista desplegable

En la ventana Validación de datos, haz clic en el campo Origen. Ve a la hoja donde se encuentra la lista que has creado y selecciona los elementos que deseas incluir en la lista desplegable. El campo Origen registrará automáticamente las celdas a medida que las selecciones. Ten en cuenta que si alguna vez decides agregar o eliminar un elemento de tu lista, Excel actualizará automáticamente la validación de datos:


Verifica que la opción Celda con lista desplegable está activada para que estés seguro de ver el menú desplegable junto a las celdas seleccionadas. Cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar.

Tu lista desplegable ahora deberá mostrarse en las celdas indicadas en tu hoja de trabajo. Para comprobar la validación de datos, intenta ingresar datos válidos y no válidos en las celdas. Los datos válidos deben registrarse correctamente, mientras que los datos no válidos (información no incluida en la lista) deberán devolver un mensaje de error.

Cómo hacer más grande una lista desplegable en Excel

Si deseas agregar elementos a tu lista desplegable pero encuentras que el espacio ha sido limitado, intenta insertar celdas justo encima de la última celda en lugar de debajo de ella.


Foto: © Microsoft.

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