Cómo organizar una reunión: en Teams, Zoom, Meet
Aunque no siempre nos gusten, las reuniones son necesarias para compartir, discutir y acordar decisiones. Existen afortunadamente muchos programas para realizar videoconferencias y reuniones virtuales, en caso de que la reunión no pueda realizarse de manera presencial. Te presentamos los pasos para realizar una reunión agradable y exitosa, algunas herramientas para realizar una reunión virtual, así como ciertos puntos que te ayudarán a dar estructura a las etapas de una reunión.
¿Cómo hacer un plan de reunión?
En efecto, las decisiones tomadas de manera colectiva, es decir, con representantes de las diversas entidades involucradas, son aceptadas con mayor facilidad por todas las partes. Sin embargo, las reuniones requieren tiempo. Por ello es conveniente realizar una planeación previa, para que no se extiendan innecesariamente, y llevar un seguimiento durante y después de la reunión. De esta manera, las personas que asistan se mantendrán atentas, participativas y comprometidas, y la reunión se llevará a cabo con un alto grado de eficacia y se resolverán rápidamente los temas a tratar.
La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben realizarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados. En este artículo recopilamos una serie de recomendaciones para ayudarte con tus reuniones. Estas sugerencias abarcan antes, durante y después de una reunión, así no perderás ningún detalle y estarás bien preparado.
¿Qué se debe hacer antes de la reunión?
Motivo de la reunión
Antes que nada, el propósito de la reunión debe ser lo más específico posible para evitar reuniones sin sentido. Te puedes preguntar, por ejemplo, cuál es el objetivo de la reunión o si sería suficiente una videoconferencia o reunión virtual.
Alcance de la reunión
Es conveniente reducir el número de participantes para no disminuir la eficiencia de la reunión. También es necesario armonizar el perfil de los participantes, en particular en lo que se refiere al nivel técnico y profesional. La reunión no debería durar más de 2 horas. Para una mejor organización, establece una agenda, así puedes delimitar la programación del trabajo en temas específicos. Es necesario establecer plazos concretos para tratar los diversos puntos de la reunión.
Fecha y reserva de la sala
Dependiendo del número de participantes, encuentra una sala de conferencias adecuada. La fecha de la reunión se puede establecer con 15 días de anticipación, como mínimo, para que puedan enviarse las invitaciones y los avisos a los participantes. Así también tienen tiempo suficiente para confirmar su asistencia.
Al momento de elegir la sala se debe tener en cuenta su capacidad (en términos de cantidad de asientos), dimensiones y forma (dependiendo de si existen presentaciones o actividades), así como el acceso a Internet, la presencia de ordenadores y equipos audiovisuales (proyector de video, por ejemplo).
Aviso a los participantes
Se debe distribuir la agenda a todos los participantes, especificando el lugar y la hora de inicio y término de la reunión, entre otros detalles. Cuando sea necesario, debe incluir los servicios principales que se encuentran cerca del lugar de reunión (paradas de bus, metro, tren...). En lo posible, y para optimizar la eficiencia de las participaciones, se puede preparar y enviar antes de la reunión un documento introductorio, donde se especifique el contexto y los temas clave. De esta manera, los participantes pueden prepararse mejor para dicha reunión. Dependiendo de la empresa u organización, deben enviarse avisos a las personas involucradas para que puedan hacerse cargo de determinadas tareas.
¿Cómo elegir una plataforma para hacer una reunión por videoconferencia?
Las plataformas para videollamadas permiten organizar reuniones y eventos en tiempo real, de esta manera, los asistentes pueden intervenir y colaborar en cualquier momento y desde cualquier rincón del mundo con un adecuado equipo informático y una conexión a Internet. En este artículo nosotros recomendamos Teams, Google Meet y Zoom, aunque existen muchas otras opciones.
Meet
Es el sistema de videoconferencia amparado por Google. Tanto en Windows como en MacOS funciona dentro de la aplicación de Chrome o de Firefox, por lo que es necesario descargarse una extensión de alguno de estos navegadores para poder usarlo. Por su parte, los sistemas operativos de dispositivos móviles iOS y Android cuentan con una aplicación específica.
Sus principales ventajas son:
- Proporciona una buena calidad de videoconferencia, fluida y sin cortes.
- Permite compartir la pantalla.
- Existen herramientas que se pueden instalar en la versión de ordenador que permiten ampliar las funcionalidades como, por ejemplo, rotular el nombre de cada uno de los participantes en la conversación o tener el control sobre el audio y la cámara de cada uno de ellos.
- Permite realizar emisiones en directo a través de, por ejemplo, YouTube, lo que te da la posibilidad de organizar seminarios o clases en directo con miles de visionados simultáneos y sin necesidad de que todos los participantes se unan a la conferencia.
- Se trata de un sistema completamente gratuito.
Zoom
Se trata de un programa pensado para realizar videoconferencias grupales en empresas y para webinar (seminarios o conferencias en internet). Dispone de una aplicación de escritorio y de aplicaciones para los dispositivos móviles que funcionan con iOS y con Android. Al igual que Meet, dispone de extensiones para los navegadores Firefox y Chrome. Es un programa de pago por suscripción, aunque tiene una versión gratuita con algunas limitaciones.
Sus principales ventajas son:
- Ofrece una excelente calidad de videoconferencia en HD sin cortes y con una mejor calidad que otras alternativas, incluso en videoconferencias con más de 30 personas.
- Cuenta con una aplicación de escritorio intuitiva y muy fácil de usar que te permite administrar las reuniones sin problemas
- Puedes programar una reunión, generando un ID de conferencia que luego se puede enviar por correo electrónico a los asistentes invitados sin que estos tengan que tener una cuenta en Zoom. Es decir, es suficiente con que la persona que crea la conferencia sea usuario de este programa.
- No es necesario que la persona que organiza la videoconferencia esté presente.
- Puedes grabar la videoconferencia en el ordenador o en un servicio de nube que proporciona directamente Zoom.
- Puedes compartir fácilmente archivos durante la clase o compartir la pantalla para usarla en explicaciones con la pizarra digital.
Teams
Se trata de la plataforma de reuniones virtuales y llamadas de Microsoft. Además, integra las aplicaciones del paquete de Office, permite colaborar, almacenar archivos y ofrece extensiones a otros servicios que no son de Microsoft. Teams se presenta como la evolución de Skype para empresas. Teams se encuentra disponible en su versión de escritorio para Windows y macOS o en la app móvil para iOS y Android.
Sus principales ventajas son:
-
La duración máxima es de una hora.
- Permite hasta 300 participantes.
- Se pueden compartir archivos.
- Se pueden hacer presentaciones.
- Se puede grabar la reunión.
- Subtítulos en vivo.
- Tecnología de desenfoque de fondo.
- Tiene chat.
- Permite trabajar en un mismo documento en tiempo real y de manera colectiva.
- Se pueden integrar aplicaciones de Microsoft Office.
- Permite transcribir el texto de la conferencia.
- Fuerte avance en seguridad para evitar existan pérdidas o amenazas en los datos.
¿Qué se debe hacer durante una reunión?
Presentaciones
Al inicio de la reunión cada participante puede presentarse brevemente. Así, las personas nuevas o el personal externo pueden conocer el título o cargo de cada participante. Se recomienda solicitar a los participantes que describan sus actividades y, en particular, que eviten utilizar abreviaturas o siglas.
Borrador del informe
Es conveniente designar a una persona voluntaria para que elabore un borrador del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante debe ser voluntario alguna vez.
Hoja de asistencia
En las reuniones que involucren a personas con una tarea determinada, es necesario circular una hoja de asistencia para que los servicios financieros puedan validar los costos del viaje.
Resumen del informe anterior
En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores pueden repasarse para refrescar la memoria de los participantes o bien para seguir de cerca el progreso de su implementación.
Resumen de la agenda
Antes de abordar el tema principal, es conveniente resumir brevemente el orden del día, indicar el tiempo que se dedicará a cada tema y nombrar a las personas que participarán en la reunión. Los temas importantes de la agenda deben tratarse al comienzo de la reunión, cuando la atención es máxima y, de esta manera, evitar el riesgo de abordarlos superficialmente al final.
Evitar la tensión
Para evitar que los participantes se sientan tensos, puede servirse café o agua al comienzo de la reunión. Además, una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunión.
Elaborar un informe de decisiones
Un informe de decisiones, creado de manera colectiva por todos los participantes, permite destacar las decisiones más importantes tomadas durante la reunión. Sin embargo, una persona debe estar a cargo de la implementación de cada acción y es necesario establecer un plazo tentativo para cada una.
Fecha de la siguiente reunión
En caso de que se trate de una serie de reuniones, es importante aprovechar la presencia de los participantes para acordar una fecha para la siguiente reunión que resulte conveniente para todos.
¿Cuáles son las actividades posteriores a la reunión?
Redactar el acta
Se recomienda redactar el acta de la reunión inmediatamente después de la misma. El acta debe incluir el motivo y la fecha de la reunión, los participantes, el orden del día, el resumen de cada punto y el informe de las decisiones, entre otros puntos.
De no contar con notas, es indispensable crear un informe sencillo de las decisiones. Las notas tienen varios propósitos: registrar las decisiones, escribir la información para los archivos y formalizar el trabajo realizado para permitir, por ejemplo, que las personas que no asistieron a la reunión tengan conocimiento de lo que sucedió desde el comienzo hasta el final.
Distribución del acta
Para que tenga validez, el acta se debe distribuir a todos los participantes. Si después de aproximadamente una semana, alguna persona sugiere algunas correcciones, el acta final debe enviarse nuevamente a todos los participantes.
