OneNote: organiza todos tus archivos de trabajo en uno solo
Aunque actualmente la mayoría de los documentos son digitales, los archivos no están siempre bien clasificados, incluso se puede llegar a perderlos. Para resolver este problema está OneNote que es una herramienta que combina productividad y organización. OneNote está disponible con el Pack Office de Microsoft.
Presentación de OneNote
OneNote podría ser considerado un "Word +". Se presenta como una página de Word, con las mismas herramientas básicas. Su "plus" viene por el hecho de que permite ordenar todos sus archivos de texto en un solo bloc de notas.
OneNote permite colocar notas en páginas de dos dimensiones y ofrece la posibilidad de agregar dibujos, diagramas, fotografías, elementos multimedia, audio, vídeo e imágenes escaneadas.
Se puede clasificar diferentes tipos de informaciones:
- Textos
- Imágenes o vídeos
- Tablas Excel o presentaciones de Powerpoint.
Puede almacenar todas sus notas en el mismo archivo, organizado por usted, y utilizarlos cuando sea necesario. Puede compartir su bloc con sus colaboradores. Es posible acceder al bloc de notas desde cualquier ordenador que dispone de una conexión a Internet o desde la aplicación disponible únicamente en Windows Phone por el momento.
OneNote permite ahorrar bastante tiempo encontrando fácilmente las notas, tomadas por ejemplo durante una reunión o un brainstorming (lluvia de ideas). Una función de búsqueda permite encontrar fácilmente lo que busca.
¿Cuál es la utilidad de OneNote en la empresa?
Para su trabajo personal
Cuando trabaja en varios proyectos, es a veces apremiante abrir archivos luego de cerrar los que ya se utilizó para que la barra de tareas no se llene de archivos que no seguirán siendo utilizados.
Sin embargo, a veces es necesario abrir los archivos recientemente cerrados por petición de un cliente o porque necesita apuntar una idea que se le ocurrió sobre ese proyecto. Gracias a OneNote, usted tiene todos sus archivos de texto disponibles de inmediato y clasificados en función a los clientes, proyectos o por las personas que trabajan en los proyectos.
Para un trabajo en equipo
Frecuentemente los colaboradores necesitan trabajar juntos en expedientes comunes. Sin embargo, no es posible abrir un mismo archivo en dos ordenadores diferentes. OneNote permite a las personas trabajar en el mismo archivo, al mismo tiempo y en dos ordenadores diferentes. Las modificaciones se harán en ambos archivos. Sólo se requiere utilizar OneNote Web App o OneNote2010.
Si uno de los colaboradores modifica el bloc de notas en su ausencia, usted verá subrayados los cambios la próxima vez que abra el documento. Esto permite ver el avance de un proyecto y el trabajo de cada uno. Gracias a los indicadores de autores, podrá ver quién modificó el documento.
¿Cómo utilizar OneNote?
Utilización básica
- Abra OneNote.
- Cree un nuevo bloc de notas.
- Puede crear diferentes secciones (arriba a la izquierda de su página) o diferentes páginas (a la derecha) en una sección.
- Utilización idéntica a la de Word para los títulos, los gráficos y el formato de escritura.
- Las notas se guardan automáticamente.
Conexión continua con otras soluciones del Pack Office de Microsoft
Es posible crear notas rápidamente desde otros programas del Pack Office de Microsoft. Podrá luego clasificar sus notas cuando abra su bloc.
De igual manera, puede enviar sus notas del bloc de notas hacia otros programas mediante la impresora OneNote virtual.
Es posible guardar su archivo OneNote en archivo Word o en PDF.
Copiar y pegar
Al copiar y pegar desde una página internet, el enlace del sitio se inscribe automáticamente debajo del texto copiado.
Del mismo modo, también aparecerá la fecha y la hora de una "impresión de pantalla" copiada directamente en su OneNote.
Compartir un bloc de notas
- Se puede compartir con alguien que no esté en nuestra red o archivo compartido mediante Microsoft SharePoint.
- Para crear un bloc de notas compartido:
- Presionar la pestaña "Compartir" presente en la barra de herramientas.
- Luego "crear bloc de notas compartido" para crear un nuevo bloc de notas. Luego sigue los pasos del asistente para nuevo bloc de notas.
- Podrá identificar las modificaciones recientemente hechas en el bloc de notas (pestaña "Ver" luego "páginas modificadas recientemente").
Recuperar los contenidos anteriores
- Existe la posibilidad de restaurar las versiones anteriores modificadas por otras personas.
- También se puede recuperar documentos, paginas o secciones eliminados entrando a la Papelera de reciclaje.
Las etiquetas
Es posible etiquetar sus notas. Las etiquetas pueden ser:
- Tarea pendiente
- Importante
- Pregunta
- Idea...
Cuando una etiqueta es aplicada, un icono aparece justo al lado. Las etiquetas pueden ser utilizadas de modo interactivo (punteando con un check la etiqueta "tarea pendiente" una vez que la tarea haya sido efectuada).
Un enlace hacia Outlook
Desde su archivoo OneNote, tiene un acceso directo a su calendario Outlook. Puede:
- Enviar notas en un mensaje electrónico Outlook.
- Crear Citas en OneNote que se sincronizan con Outlook.
- Crear recordatorios de reunión e insertar detalles.
- Crear o modificar tareas.
- Crear un contacto Outlook desde OneNote.
Otras soluciones
Existen otras soluciones, con posibilidades similares a OneNote como:
- KeyNote
- SoftNote
- My Notes Center
- My Notes Keeper
- GoldenSection Notes
- Maple Professionnal
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Artículo original escrito por jad05. Traducido por Carlos-vialfa.
Última actualización: 2 de enero de 2012 a las 20:10 por Carlos-vialfa.