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Cómo insertar una firma digital en un documento de Word

Cada vez más dejamos de lado el uso de papel en todos los ámbitos. Actualmente, podemos enviar, recibir y compartir documentos rápidamente sin importar la distancia a la que se encuentre el destinatario. En medio de la era digital y la globalización, resulta muy práctico firmar nuestros documentos directamente en Word para diferentes tipos de trámites. Ya no necesitas imprimir tu documento, firmarlo a mano y, luego, escanearlo para digitalizarlo. Aquí te mostramos dos formas fáciles de agregar tu firma manuscrita o digital a un documento de Word.



Insertar tu firma manuscrita en un documento de Word

Con este método, podrás insertar tu firma manuscrita en un documento de Word y es especialmente útil si no puedes imprimir, ya que no será necesario firmarlo a mano y, luego, escanearlo para digitalizarlo nuevamente. Así, lograrás que tu firma aparezca en el documento cuando lo compartas, lo envíes o lo quieras imprimir.

Tómale una foto o escanea tu firma

Lo primero que debes hacer es firmar en una hoja blanca (sin cuadrícula ni renglones). En seguida, escanea tu firma o tómale una foto con buenas condiciones de luz desde tu celular o cámara digital. Después, comparte o envía tu foto a tu ordenador por el medio que prefieras (nube de almacenamiento, correo electrónico, bluetooth, cable USB, etc.). Verifica que el formato de tu imagen sea JPG o PNG.

Convierte el fondo blanco de tu firma en un fondo transparente

Para una buena presentación de tu documento, es necesario convertir el fondo blanco de tu imagen en un fondo transparente. Es muy sencillo y aquí te mostramos paso a paso cómo hacerlo. Para eso, vamos a usar el editor gratuito Lunapic, pero puedes optar por otra herramienta de tu preferencia.

Entonces, abre el sitio web de Lunapic y haz clic en Upload en la parte superior izquierda. En la nueva página, pulsa el botón Examinar o Seleccionar archivo, busca la imagen de tu firma en la ubicación de tu disco duro o nube donde la hayas guardado, y haz clic en Abrir. Tu foto se cargará automáticamente.



En una nueva página, aparecerá tu imagen. Para recortarla, pulsa Edit en la parte superior izquierda y selecciona Simple Crop Tool.



Ahora verás una cruz que podrás arrastrar para seleccionar el área de tu firma. Después, recórtala haciendo clic en Crop image.



En seguida, ve a Edit y selecciona Transparent Background en el menú desplegable. Se va a cargar una nueva página, donde debes hacer clic en el color que quieres volver transparente. En este caso, solo pulsa una vez en el fondo blanco de tu imagen.



¿Algunas partes de tu firma aún no tienen un fondo transparente? Si es así, ve al menú Mode, encima de tu imagen, y selecciona Transparent Color. Luego, pulsa el botón Apply y ¡listo!



¡Tu imagen estará lista para insertarla en tu página de Word! Solo guárdala en tu ordenador, haciendo clic en File y, luego, en Save image. En la nueva página, selecciona Save as PNG - for transparent. De este modo, guardarás tu imagen en formato PNG para conservar su fondo transparente.


Inserta tu firma manuscrita en Word

En tu página de Word, ubica el cursor donde desees colocar tu firma. Insértala o pégala desde tu carpeta de Descargas o donde la hayas guardado. Si necesitas ayuda para insertar tu imagen, sigue este enlace.

Edita tu imagen si se ve muy grande. Solo haz clic sobre ella y reduce su tamaño arrastrando los puntos blancos a su alrededor.

Ahora pulsa el cuadrado en la esquina superior derecha de tu firma. En el recuadro Opciones de diseño, selecciona el ajuste Delante del texto y asegúrate de marcar la opción Ajustar posición en la página. Así, podrás mover tu imagen o rotarla como gustes sin afectar el texto de tu documento. Cuando termines, recuerda guardar tus cambios.



Nota: ten en cuenta que cualquiera puede modificar tu documento de Word. Si lo vas a enviar o compartir, es mejor que lo guardes en formato PDF. Así, también tendrás tu versión digital firmada como si lo hubieras escaneado. Si necesitas enviarlo como archivo de Word, puedes usar la herramienta Línea de firma, que te explicamos más adelante.

Guarda tu firma manuscrita para utilizarla en otros documentos de Word

Gracias al comando Autotexto, puedes guardar tu firma e insertarla rápidamente en otros documentos de Word. Por tu seguridad, recuerda que cualquier persona con acceso a tu ordenador podría firmar por ti usando esta herramienta, por lo cual sólo guárdala si tu equipo es de uso personal.

Para esto, selecciona tu imagen y el texto que la acompaña (tu nombre, puesto, etc.) con la tecla Shift sostenida y las flechas de tu teclado. Ahora, ve a la pestaña Insertar y en el grupo Texto a la derecha, haz clic en Elementos rápidos > Autotexto > Guardar selección en galería de autotexto.

Nota: Si no ves el comando Elementos rápidos, puedes agregarlo personalizando tu cinta de opciones. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.



Ahora, elige un nombre con el que quieras guardar tu firma y pulsa Aceptar.



La próxima vez que quieras agregar tu firma a un documento de Word, solo debes ubicar el cursor donde quieras colocarla, ir a Elementos rápidos > Autotexto y seleccionar la firma que guardaste.

Insertar una firma digital en Word utilizando la herramienta ‘Línea de firma’

Si necesitas enviar tu documento firmado en el formato de Word, la herramienta Línea de firma te permite bloquear su edición una vez tenga tu firma digital. Si alguien más lo edita, tu firma desaparecerá.

Para que el destinatario del documento pueda comprobar tu identidad, tu firma digital debe tener un certificado digital con una clave pública, emitidos por entidades acreditadas con una fecha de caducidad. Es un recurso comúnmente usado por las empresas para asegurarse de que los documentos que se envían por internet no han sido alterados después de que su autor los firmó.

¿No tienes un certificado digital? También te mostraremos lo que puedes hacer.

Abre tu documento de Word y ubica el cursor donde quieres colocar tu firma. En la pestaña Insertar, ve al grupo Texto, pulsa Agregar una línea de firma y selecciona Línea de firma de Microsoft Office en el menú desplegable.



En el recuadro Configuración de firma, ingresa los datos que deseas que aparezcan debajo de la línea. Asegúrate de seleccionar la casilla Mostrar la fecha en la línea de la firma por seguridad. Si no tienes un certificado digital, esto te ayudará a saber si alguien ha editado y/o agregado una firma digital a tu documento en otra fecha. Luego pulsa Aceptar y aparecerá la línea de firma con una X.



Si ya estás listo para firmar, ya guardaste tu documento y no le harás más cambios, haz doble clic sobre tu línea de firma. En el recuadro Firmar, puedes ingresar tu nombre, firmar manualmente si tienes una pantalla táctil o seleccionar una imagen de tu firma desde el disco duro de tu ordenador o una nube de almacenamiento (puede ser a partir de una foto o imagen escaneada y editada como lo vimos en la sección del método manual). Después, haz clic en Firmar.



Si tu certificado digital es válido, verás un mensaje que confirma que tu firma se ha agregado correctamente. Allí, haz clic en Aceptar. Verás que tu documento ha quedado marcado como final y no acepta modificaciones.



Si no tienes un certificado válido, Word te dirá que no lo puede comprobar. Aún así, no se podrá modificar tu documento sin eliminar tu firma. Si otra persona llega a firmarlo de nuevo sin certificado digital, te darás cuenta si lo hace en otra fecha. Haz clic en y, luego, en Aceptar cuando veas el mensaje de Confirmación de la firma.



Tu documento quedará marcado como final.


Foto: © monticello - 123RF.com
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8 Comentarios

Excelente información, muchas gracias, me sirvio muuuuuucho.