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Qué es Evernote y para qué sirve

Última actualización: por Carlos López Jurado .

¿Pierdes con facilidad los papeles donde anotas tus ideas? Actualmente, tenemos acceso a tanta información que es necesario capturar y gestionar lo importante rápidamente para ser más productivos. Con este objetivo se creó Evernote, una herramienta multiplataforma que te permite tomar, guardar y organizar notas multimedia —ya sea en el ámbito laboral, académico o personal— y acceder a ellas desde cualquier lugar en tu smartphone, computadora o tablet. La popular aplicación cuenta con más de 225 millones de usuarios en el mundo y está disponible en más de 25 idiomas. Descubre, en este artículo, qué es Evernote y para qué sirve.

Presentación de Evernote

Además de tomar notas y crear listas de tareas, Evernote te permite añadirles recordatorios, archivos adjuntos, notas de audio, enlaces, tablas, capturas de pantalla, capturas web, fotos, bocetos, gráficas y anotaciones a mano alzada.

Con esta herramienta, puedes tener toda tu información organizada en un solo lugar. Muchas personas la usan para digitalizar sus recibos, notas escritas y tarjetas de visita. Gracias a su servicio basado en la nube, tu información se sincroniza entre tus dispositivos a través de las aplicaciones para el móvil, el ordenador y la web. Asimismo, Evernote es de gran utilidad para el trabajo colaborativo, ya que es posible compartir notas y establecer permisos de edición.

Existen tres tipos de cuenta o planes que se diferencian pricipalmente por las funciones disponibles y el límite de cuota mensual de carga.

  • Evernote Basic: es gratuita, admite 2 dipositivos por cuenta, te permite acceder a tus notas sin internet en la app de escritorio y su límite de carga mensual es de 60 MB para notas de 25 MB como máximo.
  • Evernote Premium: por 6,99€ al mes, puedes cargar notas de máximo 200 MB con un límite mensual de 10 GB usando la misma cuenta en el número de dispositivos que desees. Además, tienes acceso offline a tus notas desde el móvil y el ordenador.
  • Evernote Professional: su costo mensual por usuario es de 13,99€ y está diseñado para 2 usuarios como mínimo e idealmente para equipos de trabajo. Su límite de cargas al mes es 20 GB (2 GB por usuario) para notas de máximo 200 GB. Te ofrece un número ilimitado de espacios de colaboración y dispositivos, además de acceso offline a tus notas.

Puedes comenzar aprovechando las ventajas de una cuenta gratuita y, si lo consideras necesario, pasarte a un plan de pago de acuerdo con tus necesidades. Para conocer los detalles de las funciones incluídas en cada solución, sigue este enlace.

Descargar Evernote

Accede a Evernote descargando la aplicación de escritorio para Windows aquí o para Mac aquí. También, encuentra la app para Android en este enlace y para iOS en éste.

Instalar Evernote en un PC

Después de descargar e instalar la aplicación, podrás crear una cuenta o iniciar sesión si ya tienes una.

Si ya estás registrado, selecciona la pestaña Ya tengo una cuenta, escribe tu correo electrónico y haz clic en Continuar. En caso de que tu correo asociado sea de Gmail, pulsa en Inicia sesión con Google.

Crea una cuenta ingresando tu correo electrónico y una contraseña. Enseguida, haz clic en Registrar confirmando que aceptas las condiciones del servicio y la política de privacidad. Si tienes una cuenta de Gmail, pulsa en Inicia sesión con Google.

¡Listo! Aparecerá tu primera nota con información sobre las principales acciones que te permite realizar Evernote.

Organizar tus ideas

Evernote facilita el almacenamiento y la clasificación de notas por libretas que puedes agrupar en pilas. Además, es posible añadir a cada nota etiquetas que funcionan como atributos de búsqueda. Todo tu contenido se encontrará en el panel izquierdo.

1) Crear una nota: haz clic en Nueva nota en el panel, elige una plantilla, arrastra archivos al editor y/o comienza a escribir tus ideas.

  • Utiliza la barra de herramientas en la parte superior para editar la fuente, agregar casillas de verificación a tus listas, insertar tablas, adjuntar archivos, grabar audio o tomar fotos.
  • Etiqueta tus notas con palabras clave que pueden funcionar como categorías y son prácticas en las búsquedas. Escríbelas sobre la barra de herramientas.

  • Agregar un recordatorio te ayudará a llevar un seguimiento de tus tareas pendientes. Para ello, pulsa en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Recordatorio. Enseguida, elige una fecha y hora.

2) Crear una libreta: ubica el cursor sobre Libretas en el panel y pulsa en el símbolo +. Escribe el nombre que desees y haz clic en OK. Cada libreta funciona como carpeta y te permite organizar tus notas por proyectos o temas.

Puedes cambiar una nota de libreta arrastrándola a la que desees en el panel izquierdo.

3) Agrupar tus libretas por pilas: arrastra una libreta de notas a otra o haz clic derecho sobre la libreta que quieras y selecciona Añadir a pila > Nueva pila. Modifica el nombre de cualquier libreta o pila haciendo clic derecho sobre la misma y pulsando en Renombrar.

4) Sincronizar: si bien la sincronización es automática, si pasas rápidamente a editar la misma nota en otro dispositivo, es mejor hacer clic en Sincronizar sobre el panel izquierdo para evitar conflictos. Así, tus cambios estarán disponibles tanto en la app de tus dispositivos como en cualquier navegador a través de Evernote web.

5) Buscar notas o libretas: introduce en el campo de búsqueda palabras clave que hayas utilizado en etiquetas, en el texto o las imágenes, así como fechas o un tipo de contenido.

Compartir notas y libretas

¿Necesitas compartir las notas de una reunión o los apuntes de una clase? Evernote te da la posibilidad de compartir tus notas con otras personas por correo electrónico, a través de un enlace o incluso en las redes sociales. Para acceder a estas opciones, simplemente haz clic derecho sobre la nota en cuestión y selecciona Compartir. Si eliges Compartir Nota, ingresa el correo de los destinatarios y establece un permiso para editar, ver y/o invitar más colaboradores. Estas personas verán los cambios de tu nota en tiempo real. Si prefieres que solo vean el estado actual de la misma, pulsa en Enviar una copia.

Para compartir todas las notas de una libreta, selecciona Libretas en el panel izquierdo, haz clic en el botón de los tres puntos junto a la libreta y selecciona Compartir libreta. Enseguida, digita el correo electrónico de los destinatarios, configura los permisos de visualización, edición y/o invitación y pulsa en Compartir.

Guardar capturas de páginas web

Gracias a la extensión Web Clipper, es posible guardar capturas de sitios web directamente en Evernote, ya sea una página completa, un marcador, una selección o un artículo sin anuncios. Así podrás organizar la información de tus investigaciones o búsquedas personales en internet con facilidad. El complemento está disponible para Google Chrome, Microsoft Edge, Opera, Safari e Internet Explorer (7+).

Para utilizar esta extensión en Chrome, por ejemplo, inicia sesión en la versión web de Evernote, ingresa aquí y haz clic en Consigue Web Clipper > Añadir a Chrome > Añadir extensión.

Solo basta con hacer clic en el ícono del elefante en tu navegador y clasificar la captura por formato, libreta (organización) y etiquetas (opcional). Después, pulsa en Guardar captura y accede a ésta seleccionando Ver en Evernote.

Integración con otras aplicaciones

Para no perder la información importante de tus correos electrónicos, archivos adjuntos y chats, Evernote propone varias extensiones de navegador que conectan tu cuenta con Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, entre otros. Descarga los complementos y encuentra más detalles en este enlace.

Escanear documentos

Digitaliza tus documentos, guárdalos como notas y clasifícalos en libretas. Esto es de gran utilidad para consultar en cualquier momento tus facturas, documentos de viaje, tarjetas de visita, garantías, papeles médicos, notas escritas, manuales, etc.

Solo necesitas iniciar sesión en tu móvil o tablet, pulsar Nota nueva y, en la barra inferior, seleccionar el signo + > Tomar una foto. Después de otorgarle el permiso de acceso a tu cámara, Evernote activará el modo de escaneo con el ícono de una hoja de papel en la esquina superior derecha. Al ubicar tu teléfono delante del documento, la app lo escanea y añade automáticamente.

Identificar notas escritas a mano

Gracias a la tecnología OCR, las notas que escaneas y contienen texto claro, pueden ser leídas por Evernote y, por lo tanto, aparecer en resultados de búsquedas. Se recomienda que la posición del texto sea horizontal o vertical (90° o 270°).

Cómo se protege la información

Evernote combina el servicio en la nube de Google Cloud Platform con un centro de datos físico y ambos son sujetos a controles de seguridad constantemente. La plataforma, además, utiliza el cifrado de los datos en tránsito y en reposo.

Para proteger tu información, Evernote te permite activar la verificación de dos pasos. Así, cada vez que inicies sesión, te solicitará un código. Igualmente, es posible añadir una capa de seguridad a tus notas desde la aplicación de escritorio. Solo se requiere abrir una nota, resaltar el texto por encriptar, hacer clic derecho sobre el mismo y pulsar en Codificar el texto seleccionado. Luego, elige una contraseña para encriptarlo.
Foto: © 123rf.com

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