Google Workspace: qué es, precios, IA, gratis, individual...

Google Workspace ofrece una suite de programas de Google en línea diseñada especialmente para el trabajo colaborativo y móvil. Gracias a sus apps de ofimática, calendario y videollamadas, podrás organizar tus actividades de manera sencilla. Descubre a continuación sus planes y características.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es la suite de herramientas de productividad de Google alojada en la nube que permite organizar y realizar diferentes tareas sin necesidad de instalar un software o estar limitado a un número de ordenadores, adaptada para individuos o empresas de diferentes tamaños.

Este servicio conecta las diferentes aplicaciones de Google a un nombre de dominio único (por ejemplo: www.miempresa.com), o bien a una cuenta de Gmail para el caso de particulares. Además permite a un administrador configurar diferentes aspectos relacionados a la utilización de los productos de Google en el seno de una organización, como gestión de los accesos y de los derechos de los usuarios. 

Aunque más adelante veremos las diferentes opciones que ofrece Google según el tamaño de tu empresa, así como las ventajas que da a particulares, esto es a grandes rasgos lo que obtendrás con una cuenta profesional:

• Correo electrónico personalizado (usuario@empresa.com)
• Número de usuarios según el paquete (incluyendo videollamadas sin límite de tiempo)
• Espacio de almacenamiento Google Drive de 30 GB expansible a 5TB y más
• Aplicaciones de productividad
• Herramientas de creación de sitios web para la empresa
• Sistema intranet con almacenamiento en la nube y controles de seguridad
• Posibilidad de contratar una solución adaptada a las necesidades específicas de tu empresa o institución educativa

¿Cuáles aplicaciones incluye Google Workspace?

La suite profesional de Google incluye sus aplicaciones de organización y trabajo, muchas de las cuales ya conoces y utilizas:

Gmail

La mensajería en línea integra varias funcionalidades Premium, entre ellas:

•  Almacenamiento de 30 GB de espacio para comenzar (repartido en las diferentes aplicaciones) y que puede llegar a más de 5TB
• Control en modo fuera de conexión
• Correos electrónicos personalizados (usuario@monentrepriseiempresa.es)
• Motor de búsqueda por palabras clave eficaz para encontrar rápidamente emails y documentos almacenados en Google Drive asociados a una búsqueda
• Módulo de mensajería instantánea, llamadas telefónicas (líneas fijas y móviles) y vídeo por VoIP (vía Google Hangouts).

Google Agenda

Presentado bajo la forma de un calendario colaborativo, esta aplicación permite planificar reuniones y eventos en función del horario de otros usuarios (compartimiento de agendas).

• Organizar planificaciones de trabajo.
• Enviar invitaciones para asistir a un evento.
• Recibir recordatorios de una reunión o un evento que se acerca.
• Adjuntar archivos y documentos a un evento.

Google Drive y Google Docs

Google Drive es un espacio de almacenamiento en línea y gestor de documentos. Cada usuario posee su propio espacio de almacenamiento, mediante el cual puede compartir archivos de diferentes formatos con otros usuarios y acceder a aquellos compartidos por otros colaboradores.

Google Drive está conectado a la suite ofimática en línea de Google Docs, que comprende:

• Documentos: para crear documentos enriquecidos con imágenes, cuadros, ecuaciones, dibujos, etc.
• Hojas de cálculo: para seguir proyectos, crear fórmulas, gráficos o incluso cuadros cruzados dinámicos.
• Presentaciones: permite crear diaporamas e insertar vídeos, animaciones o incluso transiciones dinámicas entre las diapositivas. Las presentaciones directamente pueden ser publicadas en la Web.
• Aplicaciones adicionales como Formularios y Keep completan esta oferta de servicio.

Otras herramientas disponibles

• Google Hangouts: para hacer llamadas individuales o grupales por vía telefónica o videollamada.
• Google Analytics: para analizar el tráfico de tu sitio web. 
• Google Adwords: para gestionar las campañas de publicidad en el buscador de Google.
• Google Sites: para crear y editar sitios web de manera rápida e intuitiva. 

Cabe mencionar que todas estas herramientas están integradas a los demás servicios conectados de Google (Actualidades, Mapas, etc.)

¿Cómo funciona el asistente de IA de Google?

Además de las aplicaciones de Google que conoces, una de las mayores innovaciones que se están implementando al Workspace es la inteligencia artificial. Si estás familiarizado con Chat GPT, entonces tendrás una idea más clara de lo que esta tecnología puede ofrecer. El asistente de IA generativa sirve para crear, conectarse y colaborar entre equipos.

Una de las funciones que ya conoces es Smart Compose en Gmail, la herramienta automática que te permite completar el texto de tus correos. Otra de las opciones que existe desde hace tiempo es la posibilidad de resumir textos automáticamente en Docs. Sumado a esto, pronto podrás escribir un comando en Gmail y Google Docs, y su inteligencia artificial generará un borrador al instante. Así, podrás escribir ofertas de trabajo, correos de bienvenida, cartas de recomendación y mucho más en tan solo unos clics, incluso con opciones para ampliar el mensaje, cambiar el tono de casual a profesional, etc.

Del mismo modo, podrás generar presentaciones con texto e imágenes, crear flujos de trabajo a manera de un chatbot, transformar datos, crear fórmulas o escribir textos durante una vídeo reunión o leer un resumen generado a partir de una lista de correos. La nueva tecnología de Google Workspace estará disponible progresivamente para Gmail, Docs, Presentaciones, Hojas de Cálculo, Meet y Chat.

¿Qué planes y precios tiene Google Workspace?

Según las necesidades de tu empresa u organización, existen diferentes planes:

Business Starter

El plan para empresas más básico de Google. Incluye un domino de correo electrónico personalizado y seguro para tu organización, videollamadas de hasta 100 participantes, almacenamiento de 30GB por usuario, controles de seguridad y gestión para el administración, y servicio de atención estándar. Todo esto por 5,20€ por usuario al mes.

Business Standard

El plan más popular de Google por su relación calidad/precio. Incluye, además del correo de empresa, videollamadas de hasta 150 participantes con posibilidad de grabación, hasta 2TB de almacenamiento por usuario, controles de admin y la opción de acceder al servicio de atención mejorado por un costo adicional. Esta solución tiene un costo de 10,40€ por usuario al mes. 

Business Plus

La edición mejorada de Workspace cuenta con las siguientes características: correo electrónico de empresa con descubrimiento electrónico y conservación de datos, videollamadas de hasta 500 participantes con posibilidad de grabación y registro de asistentes, hasta 5TB de almacenamiento por usuario, controles de seguridad y gestión mejorados, así como una asistencia estándar que puedes mejorar pagando más. Este paquete tiene un precio de 15,60€ por usuario al mes. 

Enterprise

Esta solución está pensada para empresas grandes con necesidades específicas. Incluye un servicio de correo electrónico de empresa cifrado, videollamadas de hasta 500 participantes con posibilidad de grabar y registrar asistencia, además de transmitirlo en directo dentro de un dominio. La capacidad de almacenamiento es negociable (puede ir más allá de los 5TB por usuario), tiene controles de seguridad avanzados que pueden delimitarse por región y puntos de conexión empresarial, así como una asistencia mejorada. Para saber más sobre su costo, puedes ponerte en contacto con un agente de ventas en este enlace.  

¿Cómo probar Google Workspace para empresas gratis?

Todos los planes cuentan con un período de prueba gratuito de 14 días, tras los cuales comenzará a facturarse el servicio. Si quieres probar alguno  de ellos, en la página de inicio de Google Apps for Business, haz clic en el plan que te interese. Para finalizar la inscripción deberás proporcionar la siguiente información de tu empresa:

• El nombre de dominio web de la organización: es pedido precisar la configuración DNS del dominio para validar esta etapa (información disponible en su proveedor de nombre de dominio). Google ofrece sin embargo varios métodos para validar la propiedad de su nombre de dominio. Los métodos más rápidos de validación son la transferencia de un archivo HTML y el añadido de una etiqueta meta a su sitio web (validación en aproximadamente una hora).
• Nombre de usuario escogido como correo electrónico principal: esta dirección permitirá administrar el dominio para sus usuarios.
• Un correo electrónico secundario exterior al dominio Google Apps, en caso de pérdida de los identificadores de conexión.

Una vez que la inscripción es validada, el administrador de la cuenta Google Apps es redirigido hacia la consola de administración Google que permite configurar el acceso a los servicios Google para otros usuarios en la organización.

¿Qué incluye Google Workspace Individual?

Si trabajas como autónomo o simplemente prefieres usar las aplicaciones de Google para tus proyectos y tareas cotidianas, puedes beneficiarte de las herramientas Premium de Workspace por un módico costo. Esto es lo que incluye la suscripción:

• Servicio de videollamadas Premium: podrás hacer llamadas de grupo más largas, y grabarlas.
• Calendario: te permite crear una página profesional para que tus clientes hagan cita, con la posibilidad de configurarlo e integrar la información con otras herramientas de Google.
• Campañas por e-mail: cuenta con una herramienta para crear campañas de marketing o boletines informativos por correo electrónico, con herramientas de diseño innovadoras.
• Acceso al centro de ayuda personalizada de Google. 

Este servicio también tiene un período de prueba gratuito de 14 días, pasados los cuales tiene un costo de 8,99€ al mes.