E-procurement: qué es, ejemplos, ventajas y desventajas

El término "aprovisionamiento electrónico" (en inglés, Electronic Procurement, a veces escrito eprocurement o e-Procurement) consiste en el uso de nuevas tecnologías que automatizan y optimizan la función de compras de una empresa. Aquí te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.

¿Qué es el aprovisionamiento electrónico?

El término e-procurement hace referencia a un intercambio E a E (B2B en inglés) o entre el sector público y la empresa (B2G), es decir una transacción entre dos empresas que permite que el comprador consulte en línea el catálogo de productos de un vendedor y haga un pedido de acuerdo con un workflow de compras bien definido. Gracias al aprovisionamiento electrónico, el proceso de solicitud de presupuestos, de emisión de un pedido de compra y de facturación se gestiona electrónicamente y de manera centralizada en las dos empresas, lo que permite acortar los tiempos de pedido y entrega, a la vez que simplifica el proceso de compras. Por lo tanto, en general, el aprovisionamiento electrónico permite reducir gastos y mejorar el manejo de las compras.

Existen otros términos similares que no deben confundirse con este. En algunos casos, el término licitación electrónica (u oferta electrónica) se usa para referirse al uso de Internet por un lado para solicitar presupuestos y por otro para recibir ofertas. Por su parte, el término abastecimiento electrónico (e-sourcing, en inglés) se refiere al uso de Internet para identificar y comunicarse con nuevos proveedores por un determinado tipo de producto. 

¿Cuáles son las ventajas de implementarlo en una empresa?

Entre las principales ventajas que presenta el e-procurement, podemos mencionar las siguientes:

• Centralización y automatización de procesos de pedido, recepción, suministro, facturación, etc.
• Eliminación del papel a lo largo de toda la cadena de suministro
• Implementar soluciones EDI (Electronic Data Interchange) aumenta la transparencia y protección de datos de los intercambios
• Ahorro de costes
• Ahorro de tiempo y agilización de trámites a lo largo de la cadena de suministro
• Disminución de errores gracias al uso de programas informáticos y la centralización de información
• Conocer en tiempo real el estado de los procesos de compra-venta
• Mayor eficiencia y agilidad en los cobros
• Mayor seguridad y confidencialidad

¿Qué desventajas tiene el e-procurement?

Aunque las desventajas de esta solución empresarial son pocas, es importante mencionarlas:

• Es altamente dependiente de la tecnología y no está exenta de fallos en el software o en la red.
• Es de acceso restringido y, aunque en muchos casos es una ventaja, puede ser complicado estar otorgando autorizaciones a los diferentes actores del proceso.
• Existe una curva de aprendizaje que requiere de conocimientos técnicos a la hora de implementar procesos.
• Problemas de integración por mala elección de software
• Obsolescencia del programa y necesidad de cambiarlo con todo el tiempo y esfuerzo que eso conlleva

¿Cuáles son algunos ejemplos de aprovisionamiento electrónico?

Como puedes ver, el e-procurement puede servir para la compra de cualquier bien o la contratación de servicios entre profesionales. Estos son solo algunos ejemplos de lo que se puede hacer:

• Una empresa de moda puede utilizarla para hacer las compras de telas, materiales y maquinaria directamente con sus proveedores.
• Un gobierno puede contratar servicios de consultoría para un área en específica o abastecer sus oficinas con ordenadores, fotocopiadoras, etc.
• Los organizadores de eventos multitudinarios pueden centralizar y organizar mejor el ciclo de compras, rentas y uso de servicios de autónomos.
• Una cadena de talleres automotrices puede gestionar la compra de partes y herramientas para sus sucursales.

¿Qué programas se utilizan para el e-procurement?

Por último, te presentamos algunos de los programas que utilizan las empresas para gestionar la compra-venta en su negocio. Aunque muchos pueden parecer una plataforma de e-commerce, los precios que manejan, el acceso a materias primas y las opciones de facturación (por mencionar algunas) responden a las necesidades particulares de los profesionales. 

Amazon Business

El gigante Amazon ha desarrollado todo un ecosistema de software de almacenamiento, logística y organización en las empresas para brindar una solución global a través de su gama de productos. Dentro de ellos encontramos la plataforma Amazon Business, que ofrece una solución para cada tipo de empresa, desde personas autónomas hasta corporaciones, pasando por PYMEs y organizaciones gubernamentales. Su portal de compra te ayuda a reducir costes, comparar precios, programar envíos, analizar compras, elegir diferentes tipos de pago, generar y gestionar facturas. Sus precios comienzan en 36€ al año, con un período de prueba gratuito de 30 días.

Kissflow Procurement Cloud

La plataforma de automatización para empresas Kissflow también cuenta con una plataforma de aprovisionamiento electrónico llamada Procurement Cloud. En ella podrás gestionar las órdenes de compra desde un solo lugar (e incluso generarlas gracias a sus plantillas), gestionar la información de tus vendedores, acceder a datos y estadísticas de tus transacciones para tomar mejores decisiones a futuro, generar y cotejar facturas, así como integrar esta solución a otros programas de tu empresa como Oracle Netsuite, Salesforce, o SAP. Su precio va desde 1,990€ al mes, con un período de prueba gratuito. 

Tradogram

Otra de las soluciones integrales para compras de la empresa es Tradogram, una plataforma que implementa varias de las características que hemos visto anteriormente, pero que también integra un portal de comunicación directa con proveedores, para centralizar toda la comunicación interna y externa en un mismo lugar. Así, los directivos podrán tener toda la información pertinente de un vistazo, con acceso a gráficos y estadísticas. También puedes integrar catálogos de proveedores en el sistema y el propio inventario de la empresa para agilizar el flujo de trabajo. Un elemento interesante pero actualmente solo disponible para el mercado norteamericano es su integración con los catálogos de Amazon, Office Depot, Best Buy y Costco, entre otros. Para conocer sus precios es necesario contactar con el servicio de ventas. 

Precoro

También tenemos la plataforma de aprovisionamiento Precoro, con sus herramientas para acortar tiempos y costos, centralizar documentos, aprobar compras en pocos pasos, integrar catálogos y tener una comunicación directa con proveedores desde el mismo lugar, además del control de inventario y la integración con otros software que utilices en tu empresa. Para obtener información sobre su precio es necesario contactar con el servicio de ventas.

Procurify

Procurify cuenta con varias opciones interesantes que lo distinguen de otras soluciones de e-procurement. Para empezar, cuenta con tarjetas de crédito electrónicas, lo cual facilita terminar una compra una vez que ha sido aprobada por la gerencia. También cuenta con una app móvil para facilitar la gestión de compras y la visibilidad desde cualquier lugar. Además de esto, cuenta con herramientas para subir catálogos, generar y seguir facturas, y más. Para conocer más sobre los planes disponibles, contacta con el servicio de ventas desde el sitio.