En qué consiste la fase preliminar de un proyecto
El término 'fase preliminar' se utiliza generalmente para referirse a todas las etapas preparatorias necesarias para poner en marcha un proyecto.
¿Qué es la fase preparatoria de un proyecto?
Esta fase es aquella en la que se busca definir con precisión la naturaleza del proyecto, el contexto en el que se implementa, cómo se llevará a cabo, etc. En ese caso, la preparación consistirá en finalizar los documentos contractuales (preparación de un contrato) que permitan el compromiso entre el contratista y el cliente para poner en marcha el proyecto. En esta fase se formalizará la decisión de comenzar con el proyecto.
Estudio de oportunidades
Esta etapa preliminar permite que las partes estudien las solicitudes del proyecto y decidan si el concepto es viable. El propósito de esta primera etapa es validar las solicitudes del cliente en comparación con los objetivos generales de la organización.
Consiste en la definición del alcance del proyecto (también conocido como contexto), en particular en la determinación de usuarios finales, es decir, aquellos para quienes está destinado el trabajo (en este caso destinatarios o usuarios que coinciden con el perfil). Así, en esta etapa del proyecto, es importante dar lugar a los usuarios dentro de las consideraciones globales.
Durante la fase de oportunidades, deben identificarse las necesidades generales del cliente. Es necesario asegurarse de que estas necesidades coincidan con las expectativas de todos los usuarios a los que están destinadas y que tomen en cuenta el probable desarrollo de estas necesidades.
El estudio de oportunidades lleva a la redacción de un documento denominado "apunte del alcance", el cual es validado por el Comité de Control del proyecto (si es necesario, por los organismos de toma de decisiones, dependiendo del objetivo del proyecto). Por lo tanto, el apunte del alcance es el producto final que surge del estudio de oportunidades y es el documento que formaliza el propósito del proyecto.
Una vez que la idea del proyecto se ha formalizado, el Comité de Control debe oficializar la designación de un director del proyecto y establecer los términos y condiciones. La designación (apunte de designación) es el documento que formaliza la designación del director del proyecto.
Estudio de viabilidad
El estudio de viabilidad busca analizar la viabilidad económica, organizativa y técnica del proyecto.
- Análisis de las necesidades: Comenzando con el resumen del análisis de las necesidades, es de mucha utilidad hacer un cálculo estimativo de la inversión y del costo operativo del proyecto (en términos de recursos materiales y humanos), los plazos considerados y las eventuales ganancias generadas por la inversión. Basándose en estos cálculos aproximados, el Comité de Control puede determinar si se debe continuar con el proyecto. En caso de que se decida la continuación, dicho Comité deberá proveer la organización metodológica para el mismo.
- Estudios de casos: el estudio de viabilidad lleva a imaginar varias situaciones ("casos de utilización"). Cada caso permite la evaluación de los riesgos del proyecto, y debe estar acompañado por un informe de estado preliminar de los costos y beneficios de la situación. Esta etapa incluye un producto terminado, un archivo de viabilidad, presentado ante el Comité de Control para asegurarse que se estudió cada situación.
Estudio detallado
El análisis de las necesidades llevado a cabo en la fase previa al proyecto sólo contempla los procesos más importantes del mismo. Es necesario hacer un estudio más profundo de las necesidades para que el cliente y el contratista puedan llegar a un acuerdo sobre el documento contractual. Este es el estudio preliminar también conocido como "diseño general". Durante el estudio preliminar, es esencial asegurarse de que las necesidades se expresen en términos puramente funcionales y no en términos de soluciones. Así, el análisis funcional de las necesidades permitirá que las partes den lugar a las funcionalidades necesarias para el trabajo.
El análisis funcional lleva a la finalización de un documento que define funcionalmente la necesidad (independientemente de cualquier solución técnica). Este documento se denomina especificaciones funcionales, también conocido como documento de diseño. Las especificaciones permiten que el cliente exprese sus necesidades en términos funcionales, y permiten además establecer claramente las limitaciones del contratista. Así, las especificaciones funcionales constituyen un documento contractual entre el contratista y el cliente.
Estudio técnico
El estudio técnico es la fase en la que el diseño se adapta a la arquitectura técnica utilizada, describiendo y documentando el funcionamiento de cada unidad.
La presentación del estudio técnico es lo que se denomina Términos Técnicos del Contrato (TTC) o especificaciones detalladas.
El estudio detallado puede estar acompañado por la creación de un modelo o prototipo que le permite a los representantes de los usuarios confirmar que la solución escogida cumple con sus expectativas.