Cómo escribir un correo electrónico: normas, netiqueta...

Los correos electrónicos son una de las formas más habituales de comunicarse con colegas, amigos o familiares. Por ello, nunca está de más repasar algunas buenas prácticas o reglas en cuanto a expresión y contenido, sobre todo si se trata de un correo formal.

¿Qué es la 'netiquette' o netiqueta?

La Netiquette (una contracción de las palabras net y etiquette, o lo que es lo mismo, etiqueta en internet) se refiere al conjunto de reglas de cortesía que rigen el comportamiento correcto en la red. Actúan como pautas de conducta apropiadas para que todos los usuarios puedan entenderse y respetarse en el mundo virtual, de la misma manera que se hace en el mundo físico.

¿Qué se recomienda al escribir y enviar un mensaje?

• Indica el asunto del mensaje con claridad en el campo Asunto. Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:

  [Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre

• Envía correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente. No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesan de aquellos queno les conciernen. Es más, esta práctica ocupa recursos de la red innecesariamente.
  • El campo Para: designa al destinatario principal. Esta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
  • El campo CC: muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
  • El campo CCO: designa a los destinatarios que el receptor principal no pueden ver. Se recomienda usar este elemento especialmente cuando estés enviando un correo múltiple para preservar la identidad de todos los destinatarios. 
• Sé breve y da un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídelo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utiliza un lenguaje apropiado y evita el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases: Para su información, Para su aprobación, Seguimiento.
• Si se deben adjuntar documentos al mensaje, ten en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrate de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, ten en cuenta el tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, lo que impediría la recepción de otros mensajes. Utiliza las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos. Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrate de que tenga el adjunto.
• Evita usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer, pero además, sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como que estás enfado o, directamente, gritando), lo que puede no ser bien recibido por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbelo entre comillas o negrita.
• Antes de enviar un mensaje, tómate el tiempo para volver a leerlo. Trata de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
• Asegúrate de identificarte y dejar información de contacto al final del mensaje. Considera poner tu firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, tu ocupación y la organización a la que perteneces. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarte rápidamente. 

¿Qué se recomienda al recibir un mensaje?

• Cuando hayas leído un mensaje, decide dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrate a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.
• Responde a los correos dirigidos a ti. Primero, cerciórate de que el mensaje requiere tu contestación (puede que simplemente estés en copia o copia oculta y no necesites o no debas responder); en segundo lugar, identifícate en tu respuesta cuando se trate de un email dirigido a muchas personas.
• Responde 'a todos' cuando sea requerido. Si se trata de un correo que involucra a varias personas, no des a 'responder', ya que tu respuesta solo llegará a la última persona que escribió. En cambio, pulsa en el botón 'responder a todos' para no dejar al resto fuera de la conversación.
• Respeta la privacidad de los mensajes que recibes. Nunca envíes o copies a otros un correo electrónico que te fue enviado a sin el consentimiento del remitente original, a no ser que este te dé permiso implícita o explícitamente.

¿Qué debes saber sobre el uso de emoticonos ('smileys') y signos de puntuación en un correo?

Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que escribió el mensaje. Aunque su uso se ha ido generalizando en todo tipo de mensajes, su uso se reserva normalmente para los mensajes no profesionales. 

En cuanto al uso de puntuación interrogativa y exclamativa, la generalización de la escritura en móviles ha hecho que las personas hispanoparlantes empiecen a perder el símbolo introductorio (¿) y (¡). Sin embargo, a la hora de escribir un email profesional, recuerda seguir empleándolos, ya que no hacerlo da una imagen de informalidad o de poca seriedad.