Gestión de proyectos: qué es, software, ejemplos, Google...

La gestión de proyecto se refiere a todas las acciones que deben realizarse para cumplir con una necesidad definida dentro de plazos establecidos. Desde la creación o mantenimiento de software hasta el lanzamiento de un nuevo producto, existen herramientas digitales que pueden ayudar a las empresas. Aquí te mostramos las mejores.

¿Qué es la gestión de proyectos?

El concepto de Gestión de proyectos o Project Management en el ámbito empresarial es una metodología con bases teóricas y aplicaciones prácticas concebidas para planear, administrar, diseñar y llevar hasta sus últimos resultados un proyecto de lanzamiento, venta, diseño, organizacional, tecnológico y de cualquier otra índole. Así, ya que el proyecto es una acción temporal que tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y materiales) durante su ejecución, y que tiene un costo, deberá tener recursos presupuestados y una hoja de balance independiente a la de la compañía. Se denomina productos finales a los resultados esperados del proyecto.

El proceso de gestión de un proyecto puede dividirse en tres etapas principales:

• Gestionar el arranque y evolución de los proyectos, desde su planeación inicial hasta el establecimiento de una línea temporal para su realización y el presupuesto estimado.
• Administrar y resolver problemas que puedan suscitarse durante el proceso, haciendo los ajustes necesarios a nivel de tiempos, equipo, presupuesto disponible, etc.
• Facilitar las tareas de finalización y realización del proyecto, respondiendo de manera reactiva a los retos que surjan durante el proceso.

La dificultad de la gestión de un proyecto radica en gran medida en la cantidad de personas involucradas. De hecho, en contrapartida con los proyectos personales o internos en pequeña escala para los cuales la necesidad y la respuesta para dicha necesidad puede ser provista por la misma persona o por un grupo limitado de personas, en un proyecto en el sentido profesional, la expresión de una necesidad y la satisfacción de esta necesidad generalmente es responsabilidad de diferentes personas en varios departamentos (ventas, marketing, servicio al cliente, por citar un ejemplo). 

Así, es necesario asegurarse (para toda la duración del proyecto) que el producto que se está creando cumpla claramente con las expectativas del cliente. En contraposición con el modelo tradicional comercial (vendedor/comprador) en el que un cliente compra un producto ya fabricado para que cumpla con su necesidad, el proyecto busca crear un producto original que cumpla con una necesidad específica que debe estar claramente expresada. Esta expresión de las necesidades es incluso más difícil ya que generalmente el proyecto no tiene precedentes dentro de la compañía, dado que es una novedad. En forma opuesta, generalmente es difícil resumir soluciones existentes y concentrarse solamente en las necesidades en términos funcionales.

¿Qué ventajas trae la gestión de proyectos a tu empresa?

Como podrás darte cuenta, este tipo de aproximación al management de tu empresa puede traer múltiples beneficios, como por ejemplo:

• Organizar y optimizar los flujos de trabajo entre equipos
• Mejora la comunicación entre las diferentes áreas productivas
• Aumenta el flujo de datos relevantes entre departamentos
• Otorga una mayor visibilidad sobre los cuellos de botella y rutas críticas durante el proyecto
• Permite una gestión más efectiva de costos, previniendo cambios en cada etapa y corrigiendo presupuestos cuando es necesario
• Ayuda a gestionar partes del proceso y dar seguimiento a cada etapa
• Genera datos en tiempo real que podrán emplearse en proyectos futuros

¿Cuáles son algunos ejemplos de gestión de proyectos?

Gracias a una buena organización, una línea de comando clara y el uso de herramientas informáticas es posible. Para tener una idea de qué tipo de proyectos pueden beneficiarse de estos métodos, te presentamos algunos ejemplos: 

• Integración de un paquete de administración integrado (ERP, por sus siglas en inglés)
• Organización de una intranet o una extranet en la empresa
• Configuración de un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés)
• Configuración de un proceso de gestión del conocimiento (KM, por sus siglas en inglés)
• Creación y promoción de un nuevo producto físico (zapatos, maquillaje), digital (una app para conocer personas) o un servicio (una nueva terapia alternativa orientada a personas de la tercera edad)

¿Qué tipos de software se utilizan para la gestión de proyectos?

A continuación te presentamos algunos de los programas más utilizados para centralizar y organizar la gestión de proyectos:

Monday

Monday es quizás una de las herramientas más populares en la actualidad por todo lo que ofrece. Por un lado, encontramos una interfaz sencilla y fácil de comprender donde encontrarás un dashboard que centraliza todos tus tableros de trabajo y colaboradores. A partir de ahí puedes gestionar las tareas, establecer fechas de entrega, compartir documentos con tu equipo, generar gráficos y tablas, y mucho más. Cuenta con una cuenta gratuita de prueba con funcionalidades limitadas, y su plan de equipos comienza desde los 8€ por usuario al mes. 

Wrike

Otro programa utilizado en empresas como Siemens, Swarovski o DeLonghi es Wrike, ya que es sumamente flexible y te permite actualizar, mirar o discutir en tiempo real las tareas relacionadas con tu proyecto. Uno de sus puntos fuertes es la seguridad del cifrado de datos, ya que puedes establecer diferentes niveles de acceso por medio de llaves que puedes atribuir a cada participante según su rol. Puede integrarse con Salesforce, SAP, Chimpmail, Google Workspace y muchos programas más. Los precios comienzan desde 9,80€ por persona y por mes, aunque existe una versión gratuita de prueba con opciones limitadas.

HubSpot

HubSpot es una herramienta muy popular y más bien orientada a proyectos de marketing, publicaciones online, campañas de ventas y atención al cliente, sin olvidar la gestión de las operaciones dentro de la empresa. Entre sus puntos fuertes está el soporte y educación que brindan a través de la HubSpot Academy para que todos en tu equipo sepan sacarle el máximo provecho al software. Cuenta con una versión de prueba gratuita limitada, tras lo cual encontrarás planes a partir de 414€ al mes para empresas, o 27,59€ para pequeñas organizaciones. Si necesitas implementar varias de sus soluciones, también puedes negociar un plan mensual adaptado con su equipo de ventas. 

Google Workspace

Por otro lado, si buscas una solución que te facilite la gestión de proyectos sin invertir tanto dinero adicional, puedes probar con las herramientas que integran Google Workspace. Su suite de programas incluye, además del correo electrónico y almacenamiento en la nube, la posibilidad de llevar un calendario, hacer videollamadas, utilizar sus programas de ofimática (Sheets, Docs, etc.) Una de sus mayores ventajas es que quizás ya estés trabajando con varios de sus productos y los conozcas bien, además de que son muy fáciles de integrar con otros programas. Los precios van desde los 5,20€ por persona al mes, que incluye videollamadas de hasta 100 personas, 30 GB de almacenamiento por usuario y controles de seguridad. Cabe recalcar que no integra una interfaz atractiva como el resto de los programas, aunque sus herramientas son sencillas y eficientes.

Plainview Clarizen

Por último, tenemos otra potente plataforma para la gestión de proyectos colaborativos. Clarizen cuenta con plantillas de proyectos para que no tengas que armar todo desde cero, y gracias a su hoja de ruta podrás tener una visión global de las tareas a realizar y el tiempo determinado para ello. También cuenta con herramientas para obtener estadísticas, manejar presupuestos, repartir o revisar tareas, realizar reportes y mucho más. Por el momento no está disponible en español, lo cual puede ser un punto en contra para muchos. Esta plataforma está pensada para organizaciones grandes, por lo cual deberás contactar a su servicio de ventas para obtener un presupuesto.