Cómo crear y administrar etiquetas en Gmail
Gmail es de los servidores de correo electrónico más usados del mundo, entre otros motivos por su eficiente manera de organizar las decenas de emails que llegan cada día a tu bandeja de entrada. Su método consiste en el uso de etiquetas para facilitarte la clasificación y búsqueda de emails en todo momento. ¿Sabes cómo crearlas y administrarlas? En este artículo te lo explicamos.
Qué son las etiquetas
Las etiquetas son una especie de carpetas en las que se clasifican automáticamente los mensajes desde que llegan a tu bandeja de entrada, a partir de ciertos criterios como la dirección del destinatario o del remitente, el tema del email y otros.
La primera ventaja frente a las carpetas clásicas es esa: que la clasificación se aplica (en muchos casos) de forma automática.
La segunda ventaja es que, mientras que con el sistema clásico de carpetas los emails pueden clasificarse solo en una categoría (por ejemplo, te llega un email de tu jefe y lo metes en la carpeta "Mensajes importantes"), con las etiquetas las categorías pueden ser múltiples (por ejemplo, ese email iría a lase llevaría la etiqueta "Mensajes importantes" y "Pendiente de responder").
Además, si una de las etiquetas deja de ser útil, puede borrarse. Siguiendo nuestro ejemplo, borraríamos la segunda etiqueta cuando hayamos contestado al email de nuestro superior en la empresa.
Tipos de etiquetas
Gmail tiene dos tipos de etiquetas: de sistema y personalizadas.
Las primeras, que vienen ya impuestas y se refieren a grandes categorías como Recibidos, Destacados, Importante, Enviados, Chats, Borradores, Todos, Spam, Papelera, no puedes eliminarlas.
Las segundas, eres tú quien las crea, edita o borra según tu propio criterio. Puedes crear etiquetas temáticas, por remitente, por la acción que requiere el email y mucho más. A continuación te explicamos cómo crearlas.
Cómo crear etiquetas en Gmail
Antes de empezar, debes saber que las etiquetas solo pueden crearse desde la versión de escritorio de Gmail, ya que la aplicación móvil no lo permite. Con esto tenido en cuenta, sigue los siguientes pasos:
1. Abre Gmail en tu computadora y en el menú del lateral izquierdo, haz clic en Más
2. En el menú que se ha desplegado, baja hasta llegar a Nueva etiqueta y haz clic en ella
3. Ponle un nombre y pulsa en Crear. Ya tienes tu etiqueta (vacía) creada.
A TENER EN CUENTA: Otra forma de crear una etiqueta es seleccionar uno o varios emails marcando la casilla a su izquierda y pinchar en el icono de Etiquetas situado de la parte superior de la pantalla. Se abrirá un menú desplegable y deberás pulsar Crear nueva etiqueta. A continuación, da un nombre a la etiqueta, indica si quieres que se anide en otras etiquetas y dale a Crear. Los emails que has marcado pasarán a tener esa etiqueta.
Cómo administrar etiquetas en Gmail
Una vez tengas tus etiquetas creadas, podrás verlas en el menú lateral izquierdo como si de carpetas se trataran. Si pinchas en cada una de ellas, verás todos los emails que has guardado con cada etiqueta. Si has asignado más de una etiqueta a un mismo email, te aparecerá en varios.
Si quieres personalizarlas aún más, editar el nombre que les has asignado, agregarles un color o incluso borrarlas, deberás ir a la etiqueta que te interese administrar y pulsar en los tres puntitos verticales que aparecen junto a ella. Te aparecerá el siguiente menú:
A partir de ese menú, edítala como necesites para lograr la mejor organización posible. ¡Así de sencillo!
Foto: © 123RF.com / Unsplash.
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