Cómo redactar un correo electrónico correctamente

Hoy en día, los correos electrónicos se han convertido en una de las formas más cómodas y populares de comunicarse con colegas, amigos y familiares. Aún así, nunca está de más repasar algunas buenas prácticas en cuanto a expresión y contenido, sobre todo si se trata de un correo formal.

Netiquette

Netiquette (una contracción de las palabras net y etiquette) se refiere al conjunto de reglas que rigen el comportamiento correcto en Internet con el fin de respetar a los demás y ser respetados. Actúan como pautas de cortesía y conducta apropiadas para que todos los usuarios puedan actuar respetuosamente con los demás.

Cuando se escribe y envía un mensaje

• Indica el asunto del mensaje con claridad en el campo Asunto. Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:

  [Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre

• Envía correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente. No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente.
  • El campo Para: designa al destinatario principal. Esta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
  • El campo CC: muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
  • El campo CCO: designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
• Sé breve y da un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídelo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utiliza un lenguaje apropiado y evita el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases: Para su información, Para su aprobación, Seguimiento.
• Si se deben adjuntar documentos al mensaje, ten en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrate de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los softwares actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, ten en cuenta el tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, lo que impediría la recepción de otros mensajes. Utiliza las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos. Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrate de que tenga el adjunto.
• Evita usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbelo entre comillas.
• Antes de enviar un mensaje, tómate el tiempo para volver a leerlo. Trata de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
• Asegúrate de identificarte y dejar información de contacto al final del mensaje. Considera poner tu firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, tu ocupación y la organización a la que perteneces. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarte rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--").

Cuando se recibe un mensaje

• Cuando hayas leído un mensaje, decide inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrate a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.
• Excepto que sea necesario, no imprimas los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesitas. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.
• Respeta la privacidad de los mensajes que recibes. Nunca envíes o copies a otros un correo electrónico que te fue enviado a sin el consentimiento del remitente original.

Uso de emoticonos ('smileys')

Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que escribió el mensaje. Generalmente, su uso se reserva para los mensajes no profesionales.

Para crear un emoticono, simplemente utiliza los símbolos de puntuación. Para verlos más fácilmente, inclina la cabeza 90 grados hacia la izquierda.
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