Las mejores herramientas para el teletrabajo

Si el teletrabajo era una tendencia ya en auge, la llegada de la pandemia del coronavirus ha multiplicado la cantidad de personas desempeñando sus empleos a distancia. Aunque esto tiene muchas ventajas, también presenta desafíos. Por este motivo, te presentamos a continuación una selección de herramientas útiles para el teletrabajo.

¿Cuáles son las mejores herramientas para el teletrabajo? 

• Slack: comunícate con tu equipo

Para comenzar a optimizar tu tiempo de trabajo a distancia te recomendamos que instales Slack: un programa muy eficaz para comunicarte rápidamente con el resto de personas de tu equipo.

Slack existe tanto en versión web como en formato app que puedes descargar aquí.

Una vez descargado e iniciado sesión con tu cuenta puedes crear salas de chat por grupos de personas o por temáticas, así como un distribuidor de tareas. Con Slack también puedes compartir archivos, enlaces o calendarios, entre otras funciones, además de sincronizar la cuenta con otros programas externos como Skype, Zoom, Google Drive o Dropbox.

• Trello: organiza las tareas

Trello es una plataforma para organizar el trabajo en equipo. Su interfaz principal se presenta en forma de tarjetas, post-its o columnas de distribución del trabajo. Cada tarea creada puede organizarse en proyectos y subdividirse en actividades o fases del proceso. Tanto los proyectos como las tareas pueden asignarse a ciertas personas que podrán interactuar a través de los comentarios y de las salas de chat.

Más allá del trabajo colaborativo, Trello también es extremadamente útil para el trabajo individual: para organizarse las tareas a realizar y ser lo más eficaz posible sin olvidar nada. Mucho más útil que los tradicionales papelitos y listas, ya que puedes consultar tu Trello mediante la versión web de cualquier computadora y/o descargando aquí su app en tu teléfono. Trello te puede ayudar a organizar toda tu vida: empleo, tareas del hogar, compras, actividades pendientes, etc. 

• Evernote: reúne todas tus notas, listas y bocetos

Evernote es un programa muy útil para registrar todas tus notas y evitar perder los papelitos donde vas anotando tus ideas. Además de escribir texto, puedes escanear, adjuntar archivos de foto y vídeo, incluir bocetos, dibujos, gráficos de datos o capturas de pantalla, entre otros.

Toda la información que coloques en tu cuenta de Evernote estará accesible desde su servicio web o desde su aplicación que puedes descargar aquí.

• Doodle: agenda reuniones colectivas

Doodle es la opción más rápida para decidir las fechas y programar eventos o reuniones, además cuenta con la opción de votar respuestas abiertas como lugar de encuentro, temas a tratar en la reunión, lugares a visitar en un viaje, etc. Olvídate de tener que estar largo y tendido debatiendo sobre la disponibilidad de cada persona ya que con esta herramienta puedes mandar la propuesta a varias personas al mismo tiempo (sea mediante el e-mail o compartiendo el link). Cada una de ellas podrá entrar, introducir su nombre y colocar su disponibilidad en las fechas sugeridas. Existe un apartado de comentarios y al final Doodle te muestra las estadísticas con los resultados de las fechas más votadas. Para finalizar, puedes mandar la conclusión de fecha establecida a los participantes.

Puedes sincronizarla con Calendarios de Google u Outlook, con Zoom para enviar el link de una videoconferencia o con Slack. Doodle puede ser una aplicación muy útil incluso para organizar encuentros familiares o con grupos de amigos. Puedes acceder a su versión web o descargar aquí su aplicación.

• Loomio: toma decisiones de grupo

Loomio es una herramienta muy práctica para tomar decisiones colectivas. Su utilización es muy simple, basta crear una propuesta, enviarle el link o incluir los e-mails de las personas que quieres que participen en la votación y una vez cerrado el periodo disponible para opinar, Loomio te presenta el ranking de las respuestas más votadas. Puedes incluir cualquier tipo de propuesta que te interese debatir con un grupo, ya que además de la opción de votación existe un espacio para comentarios y resultados con opción de visualización gráfica.

Además, la sección de votación cuenta con un amplio abanico de modalidades de respuesta, sea por orden de preferencia, por votación, por escala, por descarte, etc. Esto permite, no solo tomar decisiones, si no hacer lluvias de ideas colectivas, sondear al equipo, construcción de una estrategia creativa o compartir documentos para validación, entre otras funciones. También puedes usar Loomio para agendar fechas de eventos y reuniones (al igual que Doodle propone) en caso de que prefieras centralizar tus acciones en un número menor de herramientas.

Cabe mencionar que Loomio solo está disponible por el momento en su versión web y en inglés. 

• Toggl Track: lleva un seguimiento de tus horas de trabajo

Toggl Track es una herramienta muy práctica para llevar un control de cómo inviertes tu tiempo. Está disponible tanto en versión web como en app para Android  y IOS que puedes descargar.

Para utilizarla tendrás que crearte una cuenta que podrás sincronizar en todos tus dispositivos. Una vez que comiences y termines cada tarea puedes registrarla en el contador o calendario. Además puedes especificar fases específicas del trabajo, incluir los descansos, entre otros detalles. Esto te servirá para consultar los informes sobre tu tiempo de trabajo y aprender sobre tu productividad. Además, es un método estimulante para fijarte metas de rendimiento y una herramienta muy útil para justificar tu tiempo de trabajo con jefes o con clientes.