Office gratis sin licencia y sin descargar nada: en PC y Mac

¿Necesitas Microsoft Office, pero no quieres pagar la licencia? Ahora es posible tener el paquete Office completo en español, gratis y de manera 100% legal gracias a una opción disponible tanto para Windows como para macOS. A continuación te explicamos paso a paso como obtenerla.

A pesar del éxito de las suites de código libre como LibreOffice, Microsoft Office sigue siendo la referencia mundial para la mayoría de usuarios en el campo de la ofimática. Todos pensamos en Word, Excel, PowerPoint u otros programas de Microsoft cuando tenemos que crear algún documento, especialmente en el ámbito profesional. Pero la suite Office no es gratuita. Si bien la cuestión del precio no se nos cruza por la cabeza cuando ya lo encontramos instalado en nuestro puesto de trabajo, sí que cobra importancia cuando se trata de equipar nuestro PC para trabajar en casa.

Antes de comenzar, si eres estudiante o docente, puedes verificar con tu escuela o universidad si está registrada en el programa Office 365 Education, que te permite utilizar sus programas de ofimática de manera gratuita. Si es el caso, podrás obtener una clave de acceso para conectarte hasta en 5 dispositivos vinculados a tu cuenta. 

¿Cómo funciona la suite de Office en su versión web?

Microsoft ha estado ofreciendo una versión online completamente gratuita de su suite durante años, similar a la G Suite de Google. En conjunto con OneDrive, la solución de almacenamiento en línea de Microsoft, esta versión permite a los usuarios utilizar módulos más ligeros pero totalmente operativos del software del paquete Office a través de un navegador como Chrome o Firefox.

Lo mejor de todo es que puedes utilizar estos programas desde cualquier lugar. Simplemente, debes ir al sitio de Microsoft 365 e iniciar sesión con tu correo de Outlook (o Hotmail) y tu contraseña. Ya sea que comiences viendo tu correo electrónico o en el panel de control de tu cuenta, podrás presionar el botón que está en la esquina superior izquierda para desplegar la lista de los programas de Microsoft que puedes usar en línea.

Con la llegada de la última versión de Edge, bautizada como Edge Chromium, Microsoft ha ido un paso más allá, permitiendo que estas versiones online puedan usarse como programas “normales”, instalados en el PC. Esto es posible gracias a la tecnología PWA (Progressive Web Apps), originalmente desarrollada por Google. El concepto es muy sencillo: nos identificamos en la página de Office usando una cuenta de Microsoft y vamos instalando los diferentes módulos de la suite uno por uno. Estos módulos funcionarán entonces sin necesidad de abrir ningún navegador, siendo accesibles desde el menú de inicio de Windows, como cualquier otro software.

No hay letra pequeña. Todo lo que se requiere es una computadora conectada a Internet (PC con Windows 10 o Mac con MacOS), con la última versión de Edge instalada y una cuenta de Microsoft. Aunque muchas funciones seguirán estando operativas incluso sin conexión, tus documentos no se guardarán en OneDrive hasta que estés conectado. ¿Listo para empezar a disfrutar de las versiones gratuitas del paquete Office? ¡Vamos allá!

Nota: las siguientes capturas de pantalla corresponden a Windows, pero el procedimiento a seguir es el mismo bajo MacOS.

¿Cómo instalar Edge Chromium en PC y Mac?

Si estás usando un PC con Windows 10, Microsoft Edge debería haberse instalado automáticamente durante una de las actualizaciones que recibió el sistema operativo en enero de 2020. Si no fue así, o si estás en un Mac, tendrás que instalarlo manualmente siguiendo estos pasos:

1. Abre tu navegador habitual y ve a la página de descarga de Edge en la web de Microsoft. Una vez allí, haz clic en el botón Obtener ahora el nuevo Microsoft Edge.

2. Tu sistema operativo debería ser detectado automáticamente. Si no, elige el que corresponda en la lista desplegable y haz clic en Download.

3. Espera a que el software se descargue, abre el archivo ejecutable y sigue las instrucciones para instalarlo y realizar la configuración inicial.

¿Cómo acceder a Office online?

4. Una vez tengas descargado el navegador Edge, ábrelo y dirígete a la página de Office. Luego haz clic en Iniciar sesión.

5. En la siguiente ventana, introduce los datos de tu cuenta Microsoft (correo Hotmail/Outlook, número de teléfono o Skype) y haz clic en Siguiente. Ahora escribe tu contraseña y haz clic en Iniciar sesión. Si no tienes cuenta de Microsoft, este es el momento de crear una.

6. Hemos llegado a la página de bienvenida de Office. En la parte superior verás una fila de iconos con todas las aplicaciones disponibles (Outlook, Word, Excel…). Haz clic en Word, por ejemplo.

7. En la misma pestaña se abrirá la página de inicio del procesador de texto, en la que verás propuestas varias plantillas, así como un botón + para crear un Nuevo documento en blanco. Justo debajo tendrás acceso a los documentos ya creados (Recientes, Anclados, Compartidos conmigo), aunque esta lista se encontrará lógicamente vacía si es la primera vez que utilizas este servicio.

¿Cómo instalar una aplicación de Office en el PC?

8. Como mencionábamos anteriormente, en Windows también puedes instalar la versión web Office como si fuese una app. Sin salir de esta página, haz clic en los tres puntos horizontales de la esquina superior derecha de la ventana de Edge para abrir el menú del navegador. Coloca el cursor sobre Aplicaciones y, en el menú en cascada que aparece, selecciona Instalar este sitio como una aplicación.

9. Se abrirá una pequeña ventana en la que podrás cambiar el nombre de la aplicación. Deja el nombre por defecto (Word) y haz clic en Instalar.

10. Word se mostrará entonces en una ventana separada, fuera del navegador, como un programa “normal” (¡incluso con su icono en la barra de tareas y en el menú de inicio de Windows!). A partir de ahora, por tanto, puedes empezar a usarlo como cualquier otro software instalado en tu PC. Repite los pasos con el resto de programas de Office que necesites utilizar y cierra Edge cuando hayas acabado.

¿Cómo utilizar una aplicación de Office en tu PC?

11. Haz clic en el botón Inicio y luego en uno de los programas del paquete Office que acabas de instalar, por ejemplo Word.

12. La aplicación se ejecutará en una ventana independiente, mostrando por defecto las opciones ya mencionadas. Haz clic en el signo + para abrir un nuevo documento.

13. Se abrirá entonces un documento en blanco, con la clásica barra de herramientas. Aunque las funciones disponibles sean un poco más limitadas que las de las aplicaciones “reales” de Office, ya puedes empezar a trabajar con normalidad.

La primera diferencia importante que notarás es que no hay un botón de guardado: todos tus documentos se guardarán automáticamente en tu cuenta de OneDrive (la nube de Microsoft). Sin embargo, también existe la posibilidad de guardar copias locales en tu PC.

14. Para guardar un documento abierto, haz clic en Archivo y selecciona Guardar como en la columna de la izquierda. A continuación, haz clic en Descargar una copia en la columna de la derecha. Aparecerá una ventana emergente informándote de que el documento está listo. Tan solo haz clic en Descargar.

15. Esto abrirá automáticamente una ventana de Edge. Haz clic en el icono de los tres puntos horizontales que aparece al lado de la descarga (en la parte inferior izquierda) y selecciona Mostrar en carpeta para encontrar fácilmente el archivo y poder copiarlo o moverlo donde quieras. Por defecto, lo encontrarás en la carpeta Descargas de tu disco duro principal.

• Siguiendo el mismo procedimiento, también puedes obtener una copia en PDF del documento.