Cómo crear una lista desplegable en Excel

Mayo 2017

La herramienta Validación de Datos permite la creación de listas desplegables en Microsoft Excel. Su función es restringir los datos que se pueden introducir en una celda de destino. Con esto se obliga a los usuarios a ingresar únicamente los valores incluidos en una lista de entradas predeterminadas, lo que reduce el riesgo de rellenar una planilla con información incorrecta.

Esta herramienta es muy útil en una serie de casos. Por ejemplo, para programar el periodo de vacaciones del personal o controlar lo gastos corporativos, poniendo límites a los montos por comisiones de ventas, entre otras posibilidades. 

Cómo hacer una lista desplegable en Microsoft Excel

Para realizar esta tarea, necesitarás al menos dos hojas abiertas en tu libro de Excel: una hoja de trabajo y una hoja en blanco donde puedes rellenar tus listas desplegables.


El primer paso es crear la lista. Para hacer esto, dirígete a tu hoja en blanco y selecciona los elementos que deseas incluir en tu lista desplegable en la columna A. La lista puede ser de cualquier longitud que desees y puede incluir cualquier tipo de información. Algunas de las entradas más comunes son Sí/No (a menudo abreviado como S/N), valores numéricos y fechas de calendario. A continuación, vuelve a tu hoja de trabajo y haz clic en la celda o celdas que deseas validar. Después ve a la ficha Datos y busca la opción Validación de datos en la sección del mismo nombre:


Enseguida, ve a la pestaña Configuración y busca el cuadro Permitir. Selecciona Lista en el menú desplegable:


Regresa a tu hoja de trabajo y seleccione todas las celdas en las que deseas aplicar la regla de validación. El campo Origen en el cuadro de diálogo registrará automáticamente los elementos a medida que los selecciones. Ten en cuenta que si alguna vez decides agregar o eliminar un elemento de tu lista, Excel actualizará automáticamente la validación de datos:


Verifica que la opción Celda con lista desplegable esté activada para que estés seguro de ver el menú desplegable junto a la celda. Cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar.

Tu lista desplegable ahora deberá mostrarse en las celdas indicadas en tu hoja de trabajo. Para comprobar la validación de datos, intenta ingresar datos válidos y no válidos en las celdas. Los datos válidos deben registrarse correctamente, mientras que los datos no válidos (información no incluida en la lista) deberán devolver un mensaje de error.

Foto: © LINE_ICONS - Shutterstock.com

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Artículo original escrito por . Traducido por Carlos-vialfa. Última actualización: 17 de enero de 2017 a las 16:48 por Carlos-vialfa.
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