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Qué es Dropbox y cómo funciona

Con la tendencia hacia el almacenamiento de datos en la nube, muchas personas dejaron de guardar archivos en el disco duro del computador, discos duros externos o memorias USB. Al tener tu contenido en la nube (cloud, en la terminología en inglés), puedes liberar espacio en tu computador y celular sin tener que preocuparte por la pérdida de información si tu equipo se daña o pierde. Entre los servicios de almacenamiento en la nube, Dropbox fue el primero en hacerse popular y hoy cuenta con más de 600 millones de usuarios en 180 países. Aquí te vamos a explicar cómo funciona para que le saques el mayor provecho.



Presentación de Dropbox

Dropbox te permite guardar archivos (documentos, presentaciones, fotos, videos, canciones, etc.), sincronizarlos entre tu computador, celular y tableta y compartirlos individualmente o por carpetas. Con Dropbox, tienes acceso remoto a tus archivos desde cualquier navegador web y a través de su aplicación de escritorio y dispositivos móviles debido a que la información se almacena en sus servidores en línea.

Además de guardar tus copias de seguridad o respaldos en la ‘nube’, Dropbox te da la posibilidad de generar copias de seguridad automáticas de la galería de fotos en tu celular, tableta o cámara. Si alguna vez perdiste tu teléfono móvil y con él, una foto importante, sabes lo útil que esto puede llegar a ser.

Dropbox te propone tres tipos de cuenta o plan individual, que varían en algunas funcionalidades, pero sobre todo en espacio de almacenamiento:

  • Dropbox Basic: es gratuita y te ofrece 2 GB de almacenamiento.
  • Dropbox Plus: tiene un costo de €9,99 al mes por 2 TB de almacenamiento.
  • Dropbox Professional: por €16,58 al mes, obtienes 3 TB de almacenamiento.

Puedes comenzar con una cuenta gratuita y si necesitas más espacio de almacenamiento, podrás pasarte a un plan pago después. Para saber más sobre los planes de Dropbox, haz clic aquí.

En el momento, Dropbox también está ofreciendo soluciones empresariales a equipos de trabajo con características adaptadas a este entorno a través de Dropbox Business.

Descarga de Dropbox

El servicio de Dropbox es multiplataforma. Si tienes un computador con Windows, Mac o Linux, descárgalo en este enlace. Encuéntralo aquí para Android y aquí para iOS.

Instalación de Dropbox en un PC

Cuando finalice la descarga del archivo Dropboxinstaller.exe, búscalo en tu carpeta de Descargas y haz doble clic para abrirlo. Una vez le das los permisos necesarios, inicia la instalación.



Va a aparecer el instalador que, después de un momento, te mostrará una ventana con las opciones de iniciar sesión o registrarte.

Si ya estás registrado, inicia sesión con Google (Gmail) o Apple haciendo clic en el botón correspondiente, o simplemente ingresa tu correo electrónico y contraseña si tienes otro servicio de mensajería vinculado a tu cuenta de Dropbox. Luego, haz clic en Iniciar sesión.



Para abrir una cuenta, ingresa tu nombre, correo electrónico y una contraseña. Selecciona la casilla Acepto las Condiciones de uso y pulsa Regístrate. Vas a recibir un correo electrónico de Dropbox para completar tu registro; sólo haz clic en Verifica tu correo electrónico.



En la ventana que aparece, haz clic en Siguiente.



Para tu comodidad, Dropbox instala en el disco duro de tu computador una carpeta con todos los archivos de tu nube.

Una nueva ventana te da dos opciones de sincronización y, a la vez, de cuenta o plan. Si eliges Marca tus archivos como locales, tus archivos de la nube también se guardarán en tu disco duro, una característica de la cuenta gratuita. Si prefieres que tus archivos no ocupen espacio en tu computador, debes optar por una cuenta de pago y seleccionar Marca tus archivos como disponibles solo en línea. Elige y pulsa Continuar.



Dropbox te propondrá realizar una copia de seguridad automática de los archivos de tu computador. Puedes hacerla pulsando Siguiente o continuar, haciendo clic en Ahora no.

Almacenar y sincronizar archivos

Ya puedes almacenar archivos en tu cuenta de Dropbox. En tu computador, debes asegurarte de guardar los archivos en la carpeta de Dropbox, como lo haces con cualquier otra carpeta, para que se carguen a la nube con una conexión a internet y se puedan sincronizar en todos tus dispositivos. Cuando tienen un símbolo verde, es porque se han sincronizado.



Tendrás acceso a la misma versión de tus archivos usando la misma cuenta en todos tus dispositivos (computador, celular o tableta). Cada archivo que agregues y elimines y los cambios que realices en tu computador, ya sea desde la página web o la carpeta de Dropbox, se verá reflejado en la aplicación de tus dispositivos móviles y viceversa.

Cómo acceder a tus archivos desde otro PC o dispositivo móvil

Acceder a tu carpeta Dropbox desde cualquier PC

Puedes entrar a tu Dropbox desde la página web https://www.dropbox.com/h, mediante el acceso directo en tu escritorio, la carpeta con tus archivos sincronizados en el Explorador de Archivos (Windows) o Finder (Mac) o el ícono en la barra de tareas.



Al hacer clic en el ícono en tu barra de tareas, te aparece una ventana. Allí pulsas sobre la carpeta en la parte superior.


Acceder a tu carpeta Dropbox desde un dispositivo móvil

Después de descargar la aplicación de Dropbox, pulsa el ícono de la app, inicia sesión con Apple o Google en su botón correspondiente, o con otro servicio de mensajería tocando Iniciar sesión. Ingresa el correo electrónico y la contraseña de tu cuenta Dropbox y pulsa Iniciar sesión nuevamente. En seguida te aparecerán todos tus archivos almacenados en la nube. ¡Sí, los mismos archivos sincronizados en la carpeta Dropbox del PC!


Cómo compartir archivos

Archivos individuales

Haz clic en el botón Compartir del archivo en cuestión o en los tres puntos al lado derecho y luego en Compartir. Encontrarás estos mismos puntos en tu aplicación móvil.



Aquí tienes dos formas de compartir un archivo en la ventana que aparece:

1) Ingresa el correo electrónico del destinatario y selecciona si solo puede ver o también puede editar el archivo. Haz clic en Compartir.

2) Copia el vínculo de edición o visualización y podrás enviarlo a una o varias personas por chat, correo electrónico, etc. Todas lo podrán ver o editar, según el vínculo que les compartas, y sin necesidad de tener una cuenta en Dropbox. ¡Es la solución ideal cuando no puedes enviar un archivo adjunto porque es muy grande!


Carpeta de archivos

Al igual que con los archivos individuales, puedes hacer clic en el botón Compartir al lado de la carpeta o en los tres puntos y luego en Compartir (en la app de tu celular verás esos tres puntos). En la ventana que verás, ingresa el correo electrónico de la persona a quien quieras dar permiso de ver o editar tu carpeta y envía pulsando Compartir.

En este caso, sólo hay un vínculo de visualización. Deberás compartir la carpeta por correo electrónico si quieres que alguien la pueda editar. Para acceder a la carpeta, tus destinatarios deberán tener una cuenta en Dropbox.


Cómo se protege la información

Tus datos en Dropbox son cifrados y existen pruebas de seguridad para proteger la transferencia de datos entre los servidores en línea y tu aplicación.

Si quieres que tu cuenta sea más segura, puedes usar la verificación de dos pasos al iniciar sesión. Dropbox te enviará un código que debes ingresar, además de tu correo electrónico y contraseña. Así un hacker no podrá entrar aunque conozca tu contraseña.

Todos tus archivos son privados a menos que decidas compartirlos como lo vimos anteriormente.

Cómo restaurar archivos eliminados

¿Borraste un archivo por error? ¡No te preocupes! Puedes recuperar los archivos eliminados en Dropbox.com siempre y cuando no hayan pasado más de 30 días (con la cuenta gratuita). Pulsa Archivos eliminados en el menú lateral izquierdo, selecciona el archivo y haz clic en Restaurar.



Al modificar nuestros documentos, es posible que cambiemos de opinión y queramos restaurar una versión anterior. Para esto, haz clic en los tres puntos al lado del archivo en cuestión y selecciona Historial de versiones en el menú desplegable para restaurar cualquiera de los últimos 30 días.


Foto: © ijeab - Freepik.com
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