Cómo planificar las tareas y aumentar la productividad, según consultor de Google
Laura Mae Martin, consultora senior de productividad de Google y autora de "Uptime", hace hincapié en el poder de las listas para gestionar las tareas con eficacia. Su método del "embudo de listas" te ayuda a organizarlo todo, desde las prioridades diarias hasta los objetivos a largo plazo, sin sentirte abrumado.
Laura Mae Martin, consultora senior de productividad de Google y autora de Uptime, cree que el secreto para gestionar el trabajo y la vida reside en una cosa: las listas. Pero no cualquier lista, sino un sistema estructurado que ella denomina "embudo de listas". Organiza todo lo que quieres o necesitas hacer en categorías manejables, ayudándote a mantener el rumbo sin sentirte abrumado.
¿Por qué son esenciales las listas?
Las listas son herramientas poderosas. Una investigación realizada por Gail Matthews, de la Universidad Dominicana, demuestra que anotar las tareas aumenta las posibilidades de realizarlas en un 42%. Sin embargo, no todas las tareas encajan perfectamente en una lista. Una sola lista de tareas con "Aprender piano" y "Presentar un informe antes de las 5 de la tarde" puede convertirse rápidamente en un caos. Estas tareas requieren distintos niveles de esfuerzo y plazos. La clave está en agruparlas de forma que se ajusten a tu tiempo, energía y prioridades.
Las listas no deben ser estáticas: son sistemas vivos que mantienes y actualizas con regularidad. Si se hacen bien, liberan espacio mental, mejoran la concentración y permiten establecer prioridades de forma eficaz. Incluso unos minutos de planificación pueden ahorrar horas de ejecución.
El embudo de las listas: Organizar las tareas
El embudo de listas te ayuda a desglosar las tareas desde los objetivos generales hasta los planes de acción diarios:
1. Lista principal
Esta es la lista de "todo": un compendio de todas las tareas, grandes y pequeñas. Incluye tanto los asuntos personales como los relacionados con el trabajo. Agrupa las tareas por tipo de acción, como "llamadas", "correos electrónicos" o "recados". Por ejemplo, las tareas que requieren una concentración profunda van en una categoría, mientras que los recados rápidos forman otra. Guarda esta lista en una libreta o app digital y revísala semanalmente para asegurarte de que está actualizada.
2. Lista semanal
Al principio de cada semana, elabora una lista de las tareas que quieres realizar en los próximos días. Sácalas directamente de tu lista principal. A continuación, prográmalas en franjas horarias específicas de tu calendario. Este paso garantiza que tu plan semanal sea realista y evita las confusiones de última hora.
Las listas semanales también pueden ayudarte a establecer rutinas. Por ejemplo, designa ciertos días para determinados tipos de trabajo: el lunes para la planificación, el martes para las reuniones, etcétera. Crear temas semanales te ayuda a gestionar los niveles de energía y a mantener la coherencia.
3. Lista diaria
Tu lista diaria describe lo que tienes que hacer hoy, hora por hora. Empieza por tu prioridad principal, la tarea más importante que debes terminar. Incluye otras prioridades, tareas rápidas y reuniones. Divide el día en bloques de tiempo para planificar cuándo y cómo abordarás cada tarea.
Esta lista te garantiza que te centrarás en lo que realmente importa. Para las tareas que surjan durante el día, añádelas a una sección pequeña y separada para gestionarlas durante los descansos o entre reuniones.
4. Listas auxiliares
Lista de almacenamiento: Un cajón para ideas, notas o pensamientos aleatorios que no quieres olvidar. Revísala semanalmente para mover elementos a tu lista principal o descartarlos.
Colecciones: Un lugar para objetivos personales como libros que leer o aficiones que empezar.
Lista de la compra: Dedicada a las necesidades del hogar, siempre accesible a través de tu teléfono o una app compartida.
Al organizar las tareas en un embudo, puedes establecer prioridades de forma eficaz, evitar sentirte abrumado y hacer un seguimiento de tu progreso. El embudo de listas también ayuda a evitar la procrastinación. Revisar tu lista principal semanalmente mantiene los plazos visibles y manejables.