Principios básicos de diseño para PowerPoint

En el transcurso del tiempo, se han impuesto diversos principios de diseño para una presentación. Estos tienen por objeto transmitir un mensaje o una información con la mayor eficacia posible.

¿Cuáles son los principios esenciales de una presentación?

Como decía el filósofo romano Séneca: "no hay viento favorable para el marinero que no sabe a dónde va". Esto significa que antes de comenzar a realizar una presentación, se deben definir los objetivos, el público y el modo de presentación. Todos estos elementos condicionan de modo fundamental el  desarrollo del contenido.

• Objetivos: ¿El objetivo es humorístico, informativo, demostrativo o educativo? ¿La presentación debe ser relativamente larga y de uso único o destinada a interactuar con el público? ¿Cuál debe ser la duración de la presentación ya que obligatoriamente condiciona el número de diapositivas?
• Público: ¿A qué público está destinada la presentación? Según se trate de alumnos de un instituto, colegio o universidad, de miembros de una asociación, de personas que compartan la misma pasión, de colegas profesionales o del directorio de administración de una empresa, el tono y las palabras escogidas deberán ser diferentes. Se debe disponer de una idea de los conocimientos previos del auditorio sobre el tema presentado con el fin de ser pertinente y eficaz.
• Modo de presentación: ¿Qué medio se va a utilizar para la presentación? ¿Por videoproyección ante un auditorio vasto, en una pantalla de ordenador o un monitor de vídeo en un salón, por medio de un vídeo enviado por correo electrónico o accesible vía Web? ¿Habrá un orador o la presentación debe ser autónoma e incluir sonido?

Es indispensable respetar una fase previa de reflexión sobre estos diferentes elementos. Se podría eventualmente crear varias "variantes" de la presentación, según el soporte de difusión. Es importante que la versión "maestra" sea tan polivalente como sea posible, las variantes sean enriquecidas o resumidas individualmente en función de las necesidades.

Por ejemplo:

• Una presentación que será difundida en un ambiente ruidoso, como en un salón, un vestíbulo de exposición o una feria, debería realizarse con efectos visuales atractivos y diapositivas detalladas. Los comentarios eventuales correrían peligro de ser cubiertos por el ruido del ambiente.
• Una presentación destinada a ser difundida de modo autónomo, sin presentador, en un medio tranquilo, debería combinar animaciones moderadas, texto de comentario y música de ambiente. Un apuntador láser podría servir para reforzar los comentarios. Debe ser perfectamente cronometrada y podría ser difundida en forma de vídeo.
• Una presentación efectuada con soporte de un orador físicamente presente debería tener menos animaciones (que tienen el riesgo de perturbar el hilo de la presentación), con efectos aplicados y administrados por el presentador para poder tomar en consideración toda interrupción eventual (como preguntas). Es para este tipo de presentación que el modo Moderador (que necesita dos pantallas) tiene una utilidad muy práctica.

Microsoft tomó en consideración estas diferentes exigencias y ofrece un número impresionante de modelos, temas y diseños estándares para ayudar al usuario a alcanzar más rápidamente sus objetivos.

Por defecto, PowerPoint 2010 aplica el modelo "Nueva presentación" en las nuevas presentaciones. Este modelo es el más simple y el más universal. Es aconsejado cuando se comienza a usar PowerPoint porque puede convenir para numerosos tipos de presentaciones. Se podrás elegir cómo y cuándo emplear otros modelos o hasta crear los propios.

De modo general, se recomienda diseñar en una hoja de papel un esquema de lo que se quiere crear. Un poco de reflexión antes de comenzar a menudo se traduce por horas preciosas ahorradas más tarde. También se debe determinar el número de diapositivas necesarias.

Este número es directamente correlacionado a la duración de la presentación; cada diapositiva debe en principio ser visible en la pantalla para una duración variable según el tipo de presentación, pero que jamás exceda los cinco minutos por diapositiva. Si la presentación debe efectuarse en un tiempo limitado, esto determinará el número máximo de diapositivas posibles.

Para calcular el número de diapositivas que se necesitará, se debe elaborar un plan del tema a tratar, luego dividir este tema en varias diapositivas individuales. Es generalmente empleado:

• Una diapositiva con el título principal.
• Una diapositiva de introducción, que enumera los puntos o los temas principales de su presentación.
• Una diapositiva para cada punto o tema citado en la diapositiva de introducción.
• Una diapositiva de resumen o conclusión que repita la lista de los puntos o los temas principales de la presentación.

Por ejemplo, si se debe presentar tres puntos, se puede contemplar por lo menos seis diapositivas: una diapositiva de título, una diapositiva de introducción, una diapositiva para cada uno de los tres puntos o temas principales, así como una diapositiva de resumen.

Si uno de los puntos impone presentar un volumen importante de información, es mejor crear una subagrupamiento con la ayuda de la misma estructura base.

Una presentación debe ser equilibrada; un modelo con tres puntos principales, de los cuales un punto contiene cuatro subdivisiones mientras que los otros no lo contengan no es probablemente lo ideal.

¿Qué principios se deben seguir al preparar cada diapositiva?

Toda presentación debe ser simple y fácil comprender. Si se quiere distinguir de una conferencia simple por una riqueza aumentada en elementos visuales, estos no deben perturbar sino reforzar los conceptos que se quiere demostrar o transmitir. La capacidad de presentar correctamente informaciones de ese modo no es innata, y raramente se enseña en los cursos de las formaciones clásicas. Algunas reglas clave se deben tener siempre presentes:

• Limitarse a cinco ideas o conceptos diferentes como máximo por diapositiva, tres es lo ideal.
• Limitarse a doce líneas de texto por página (cinco o seis de preferencia), con un máximo de seis o siete palabras por línea. Se debe evitar llenar de texto la línea ya que ciertos proyectores recortan los bordes de las diapositivas, haciendo que las frases largas corran riesgo de ser cortadas.
• Utilizar colores de manera lógica. Es recomendable utilizar fondos discretos y coherentes para las diapositivas. Se debe escoger un modelo o un tema atractivo y coherente, sin ser demasiado "llamativo". Se debe mantener un contraste entre el color de fondo y el color del texto. Los temas integrados en PowerPoint 2010 respetan estos principios.
• Limitar el número de tipo de letras empleados. La misma diapositiva debería tener como máximo tres fuentes diferentes, incluido las variantes (negritas, itálicas). Además, una homogeneidad de las fuentes entre diapositivas también se debe privilegiar.
• Escoger un tamaño de fuente apropiado. La elección de un tamaño de fuente apropiado favorece la comprensión del mensaje. Hay que tener en cuenta el modo en el que va a ser empleado en la presentación y si el público va a ser capaz de leer las diapositivas de lejos ya que un tamaño de fuente inferior a 30 pts corre el riesgo de ser demasiado pequeño para ser leído fácilmente.
• Utilizar elementos visuales para transmitir al público el mensaje, como imágenes, organigramas, gráficos y gráficos SmartArt. También se debe añadir ilustraciones significativas para apoyar el texto y los mensajes de las diapositivas. Los efectos especiales (SmartArt, animaciones, efectos sonoros) se deben hacer con mesura ya que son susceptibles de distraer al auditorio, mientras que la repetición puede volverse cansado.
• Crear leyendas claras para los gráficos y los organigramas. Sólo hay que utilizar el texto necesario para hacer inteligibles los elementos de la leyenda en los gráficos y los organigramas.
• Verificar la ortografía y la gramática. Para ganar y conservar el respeto del público, es necesario verificar siempre la ortografía y la gramática en la presentación.
• Tener en cuenta características mínimas del material sobre el cual la presentación podría ser empleada.

¿Qué son los modelos que ofrece PowerPoint?

Como de costumbre con los programas de la suite Office, cuando se crea una nueva presentación, se puede seleccionar un modelo entre los propuestos. También es posible entrar a "office.com" para descubrir otros numerosos modelos (la mayoría de las veces en inglés).

Un modelo PowerPoint es un motivo o un calco de un grupo de diapositivas, registrado como archivo ".potx". Los modelos pueden contener disposiciones, fuentes de tema, efectos de tema, estilos de fondo y hasta del contenido.

Un modelo puede comprender todo o parte de los elementos siguientes:

• Contenido propio de un tema; este contenido es generalmente modificable sólo en modo patrón de diapositivas.
• Un formato del fondo, como imágenes, textura, degradado o un color de relleno y una transparencia.
• Un color, fuentes, efectos (3D, líneas, rellenos, sombras, etc.) y elementos de diseño de tema.
• Espacios reservados de texto que permiten a los usuarios ingresar información única con el fin de adaptar la diapositiva a sus propias necesidades.

Los modelos corresponden a tipos de presentación precisos. Se basan en la experiencia y permiten obtener rápidamente el resultado correspondiente a sus expectativas.

Entre los modelos integrados propuestos figuran Classic Photo Album, Five Rules, Pitchbook, etc. es posible crear sus propios modelos y registrarlos, re-utilizarlos y compartirlos con otras personas.

Truco : En Office.com se puede encontrar cientos de tipos de modelos gratuitos para PowerPoint y otros programas. Por defecto, al inicio de una nueva presentación, es el modelo Nueva presentación que es propuesto. Es a la vez universal, general y simple de usar.

¿En qué consisten los temas de PowerPoint?

Todos los programas Office como Word, Excel, Outlook y PowerPoint utilizan temas. Se puede usar y compartir temas entre todos estos programas para que todos sus documentos profesionales posean el mismo aspecto.

Un tema está constituido por colores de tema, fuentes de tema y efectos de tema. Puede ser aplicado en cuadros, gráficos SmartArt, formas o gráficos en sus diapositivas.

PowerPoint ofrece una amplia gama de temas de diseño predefinidos, incluido la coordinación de juegos de colores, fondos, estilos de fuente y el posicionamiento de los espacios reservados. La utilización de estos temas predefinidos acelera y simplifica la modificación del aspecto de la presentación. Sin embargo, dispone de opciones ilimitadas para personalizarlas.

¿De qué se trata el diseño o la disposición de una diapositiva?

El diseño o disposición de la diapositiva contiene el formato, el posicionamiento y los espacios reservados para conjunto del contenido presente en la diapositiva. También contiene un tema, que puede modificar de forma individual, independientemente del resto de la disposición. PowerPoint incluye por defecto nueve disposiciones estándares integradas, idénticas a las versiones precedentes.

Un espacio reservado es un contenedor que alberga un contenido. Cada espacio reservado posee una apariencia que indica el tipo de contenido que puede recibir. PowerPoint ofrece ocho tipos de espacios reservados: texto (cuerpo de texto, listas y títulos), imagen, imágenes prediseñadas, gráfico, tabla, gráfico SmartArt, multimedia (sonidos y vídeos) y contenido (un contenedor universal).

Por defecto, al iniciar nueva presentación en PowerPoint, es el diseño nombrado "Diapositiva de título" que se visualiza. Se puede seleccionar otro diseño para toda diapositiva. También se pueden crear diseños propios personalizados, que cuentan con sus propios espacios reservados, adaptados a necesidades específicas, que puedes compartir con otros usuarios.