Correo electrónico: qué es, para qué sirve, cómo funciona...

El correo electrónico (también conocido como email o e-mail) es uno de los servicios más comúnmente usados en Internet y permite que la gente envíe mensajes, en forma de texto y con o sin archivos adjuntos, a uno o más destinatarios, que lo recibirán de forma casi instantánea.

¿Qué es el correo electrónico y para qué sirve?

El correo electrónico (también conocido como email o e-mail), inventado por Ray Tomlinson en 1972, permite enviar mensajes a otros destinatarios a través de internet, sin necesidad de soporte físico y en pocos segundos. Para que el mensaje llegue al destinatario, todo lo que necesitas saber es su dirección electrónica.

Para usar el correo electrónico, se necesita contar con acceso a Internet y con una cuenta en un servidor de correo electrónico (POP3 o Post Office Protocol, Protocolo de oficina de correo). Esta cuenta tiene que poder vincularse a una casilla de correo, a la que está destinado el correo que envías. Para evitar que otras personas puedan ver tu correo electrónico, éste está protegido por un nombre de usuario y una contraseña.

Las dos ventajas principales sobre el tradicional correo postal en papel son la inmediatez con la que se envía el correo electrónico (es prácticamente instantáneo) y el bajo costo (incluido en el costo de una conexión a Internet), así como el hecho de que se puede enviar el mismo mensaje de forma simultánea a decenas e incluso centenares de destinatarios. Ten en cuenta, eso sí, que para enviar un e-mail necesitarás hacer uso de un dispositivo electrónico con conexión a internet.

¿Qué debes saber sobre las direcciones de correo electrónico?

Las direcciones de correo electrónico (tanto para remitentes como para destinatarios) son dos cadenas separadas por el carácter "@" ("arroba"):

usuario@dominio

A la derecha se describe el nombre del dominio o cliente de correo y a la izquierda se hace referencia al usuario que pertenece a ese dominio. Para cada dominio corresponden uno o más servidores de correo electrónico (los registros MX, en el Sistema de Nombre de Dominio).

Una dirección de correo electrónico puede tener hasta 255 caracteres y puede incluir los siguientes caracteres:

Letras minúsculas de la A a la Z;
Dígitos
Los caracteres ".","_" y "-" (punto final, subrayado y guión)

En la práctica, una dirección de correo electrónico tiene este aspecto:

nombre.apellido@proveedor.dominio

¿Cómo sabe el ordenador adónde debe enviar el mensaje?

El principio operativo de los correos electrónicos es el de la comunicación asincrónica, es decir, una dirección IP es asociada al nombre de dominio de un servidor POP (éste, a su vez, se relaciona hasta un cierto punto con la dirección del destinatario, que se suele escribir en el sobre en el formato nombre - apellido - calle - ciudad - país). La ruta que seguirá ese correo electrónico será elegida por los routers.

¿Qué se puede enviar en un e-mail?

Es posible enviar cualquier tipo de archivo por correo electrónico (textos, imágenes, PDF, hojas de cálculo, enlaces URL, videos...). No obstante, el servidor puede tener un límite de tamaño por correo electrónico. Los clientes más conocidos suelen admitir entre 10 y 25 MB de peso en el caso de los archivos adjuntos.

¿Qué debes saber sobre las bandejas o carpetas de tu correo electrónico?

Cuando abres un programa o cliente de correo electrónico, aparecerá un cierto número de carpetas o bandejas. Los nombres varían de un software al otro, pero los principales son:

Bandeja de entrada: es aquí donde se reciben los correos electrónicos.
Bandeja de salida, Enviados: estas son copias de los mensajes que se han enviado.
Eliminados, Basura: esta es la papelera, es decir, donde quedan los archivos eliminados.
Spam o Correo no deseado: es donde van los emails que el sistema identifica como publicidad o mensajes con contenido malicioso. En ocasiones, pueden llegar ahí por error emails deseados, por lo que es conveniente revisar su contenido cada cierto tiempo.
Otras carpetas: estas son las carpetas a las que tú has identificado con nombres elegidos por ti para clasificar y archivar correos electrónicos.

¿Cuáles son los campos de un correo electrónico y qué significan?

La siguiente lista muestra los significados de los campos que deben completarse para enviar un correo electrónico:

De: muestra tu dirección de correo electrónico, la mayoría de las veces no es necesario completar este campo, porque es generalmente definido por el cliente del correo electrónico según tus preferencias.
Para: este campo se refiere a la dirección de correo electrónico del destinatario, uno o varios usuarios.
Tema, Asunto: aquí va el título que tu destinatario verá cuando le llegue tu correo electrónico.
Cc (Copia carbón): permite que un correo electrónico se envíe a un número mayor de personas al escribir sus respectivas direcciones separadas por punto y coma. Se emplea para indicar la jerarquía de importancia menor de esos destinatarios, cuando son personas que no están directamente afectadas por el email enviado pero quieren estar al tanto de su contenido, o simplemente para que sepan que se envió un correo electrónico al destinatario principal.
Bcc (Copia carbón oculta): se emplea para enviar un mismo correo a varias personas sin que el destinatario visible (Para:) lo sepa. Asimismo, se recomienda que al enviar un correo electrónico a muchas personas se utilice Copia oculta para preservar su confidencialidad
Mensaje: este es el cuerpo del correo electrónico, donde van el texto y/o las imágenes que lo acompañen.

Otras funciones del correo electrónico son:

Adjuntar archivos, archivos adjuntos: Usted puede "adjuntar" un archivo a su correo electrónico al escribir la dirección completa de su localización.
Firma: Si el programa que usas lo permite, puedes definir una firma, es decir, una o varias líneas de texto que se agregarán automáticamente al final del correo electrónico y que generalmente son tu nombre, cargo y datos de contacto.

¿Qué acciones permite realizar un cliente de correo electrónico?

A continuación, una lista de las principales operaciones que pueden realizarse desde un programa o cliente de correo:

Nuevo: escribir un nuevo mensaje.
Borrar, Eliminar, Remover: borra un mensaje.
Almacenar, Guardar como copia de seguridad: copia el mensaje en un lugar más seguro.
Imprimir: imprime el mensaje.
Responder: envía un mensaje en respuesta al del remitente (a veces incluye el mensaje original en el cuerpo del documento con cada línea precedida por el sigo ">" y "Re:" a continuación del tema como un título para mostrar que se trata de una respuesta). El botón Responder a todos permite enviar una respuesta al remitente así como a todos aquellos que hayan sido incluidos como destinatarios o bien, en la copia del mensaje.
Reenviar: reenvía el mensaje a alguien más, aclarando que el mensaje proviene de ti. Por lo tanto, el tema es precedido por Fwd: para indicar que se trata de un mensaje reenviado.

¿Qué prácticas básicas permiten hacer un buen uso del correo electrónico?

Para hacer buen uso del correo electrónico, se recomiendan las siguientes prácticas:

Guardar los mensajes importantes en el disco duro o en la nube regularmente
Borrar los archivos que innecesariamente ocupen espacio en el servidor
Respetar la Etiqueta de la red o netiqueta
No enviar publicidad
Al responder, hacer referencia en las primeras líneas al mensaje original que aparece en el cuerpo del mensaje
Evitar reenviar el mensaje en su totalidad