Trello: qué es, cómo funciona paso a paso, descargar la app
Trello te permite visualizar de forma clara tanto las prioridades individuales como la repartición de responsabilidades en un grupo de trabajo con varias personas. ¿Todavía no lo has probado? ¡Vamos allá!
¿Qué es Trello?
Trello es una aplicación muy útil para organizar tareas personales o grupales que te ayuda a gestionar mejor tus proyectos. Su primer objetivo es hacer que el tiempo de trabajo sea más productivo.
¿Dónde puedo descargar Trello?
Trello es un servicio gratuito que existe en versión escritorio en muchísimos idiomas. Puedes verlo aquí en español o también descargarte su aplicación para smartphone Android o iPhone.
¿Cómo crear tu proyecto en Trello?
Trello es muy fácil de manejar. La estructura principal de esta herramienta son los tableros. Para comenzar a trabajar, el primer paso es crear tu tablero inicial, que incluirá todo tu proyecto y sus variantes. A su vez, un tablero se divide en listas y en cada una podrás colocar varias etiquetas que se refieran a cada una de las tareas necesarias para alcanzar el objetivo de esta sección-lista.
No obstante, si se trata de un proyecto complejo también puedes crear varios tableros para cada una de las fases de tu misión. Esta es una opción más compleja, ya que no te permite ver en un solo vistazo todas las fases de tu proyecto, pero te da la opción de crear categorías diferentes con más niveles.
Añadir listas y tarjetas en tu proyecto Trello
Trello es muy intuitivo. Verás que así que abras tu tablero aparecerá una pantalla con la opción "Listas de tareas" y podrás colocarle un título a cada una de tus listas.
En la parte derecha de la ventana aparece un menú para personalizar la configuración de la interfaz de tu tablero. Puedes esconder este menú cuando no lo necesites para tener una mejor visibilidad de la pantalla.
Eliminar una lista
Por defecto te aparecen dos listas ya creadas, "En proceso" y "Hecho". Si no te interesan estas categorías las puedes eliminar pulsando en los tres puntitos que aparecen a la derecha del nombre de la lista y, después, en "Archivar lista". Este procedimiento sirve para eliminar cualquier lista que hayas creado.
Tip 1 - Simplicidad
Nosotros te recomendamos que para comenzar uses un solo tablero para todo tu proyecto y organices las fases de tu trabajo o misión dentro de las listas de ese tablero, que a su vez contarán con varias tarjetas para cada tarea. De esta forma puedes ver en una sola pantalla todos los niveles de tu trabajo.
Para que la situación y evolución de tu trabajo pueda ser perceptible de un solo vistazo, te sugerimos también que coloques en cada nota la información imprescindible y a ser posible un título en cada una de ellas.
¿Cómo compartir un proyecto en Trello?
Trello ha ganado una inmensa visibilidad gracias a su eficacia para organizar tareas colectivas. Compartir una misión con tus amigos, familia o con tu equipo de trabajo es muy fácil. Justo a la derecha del nombre de tu tablero aparecen una serie de botones:
- Personal: Indica la ubicación de este tablero, puede ser personal o colectivo, en caso de que tengas ya creados algunos equipos.
- Privado: Por defecto cada tablero Trello se crea una configuración de visibilidad privada, pero también puedes seleccionar la opción Equipo, para que sea visto y editado por todos los miembros, o Público.
- Invitar: Con este botón puedes mandar por e-mail el tablero a las personas con las que quieres dividir las tareas o también puedes generar el link y compartirlo.
¿Cómo crear un equipo en Trello?
Tienes varias opciones para acceder a la función "Crear equipo". La primera es clicando sobre el botón "Personal" que aparece a la derecha del nombre del proyecto. Se desplegará una ventana con la opción de equipo.
Otra forma es mediante el botón del símbolo + que hay en la esquina superior derecha de la pantalla.
¿Cómo asignar una tarea?
Cuando trabajas colectivamente en Trello puedes asignar tareas directamente a los miembros que se verán interpelados. Es muy simple: basta con escribir la @ y el nombre de la persona dentro de la mención de la tarea en una tarjeta.
¿Cómo crear tareas con fecha?
Puedes colocarle una fecha a cada misión, es decir a cada tarjeta. Si pasas el ratón por encima de cada tarjeta verás que aparece un botón con un lápiz en el margen derecho. Si presionas aparecerá un menú para editar la tarjeta. Una de las opciones será "Cambiar fecha de vencimiento". Si haces click aparecerá un calendario donde puedes marcar el plazo así como configurar un recordatorio de aviso de vencimiento.
Tip 2 - Envejecimiento de tarjetas
Con el paso del tiempo el color de las tarjetas se vuelve cada vez más opaco, esto es un signo de abandono de la tarea. Es muy útil para recordar pautas olvidadas o para ver rápidamente las actividades a las que les dedicas más tiempo, que serán las tarjetas con los colores más vivos. Nuestro consejo es que no dejes que tus tareas creen polvo, resuélvelas cuanto antes y evita la acumulación de tarjetas sin sentido. Archívala si no es importante o fusionarla con otra para facilitar la visión.
¿Cómo crear un checklist?
Puedes colocar todas las tareas enumeradas en las tarjetas de una lista, pero cuando se trata de elementos pequeños que forman parte de una misma tarea, como por ejemplo una lista de la compra, puedes añadir una "checklist" interna dentro de cada tarea. Esta opción aparece al pulsar dos veces con el ratón sobre la tarjeta. Una vez conseguidos los elementos de esa lista interna los marcamos con una cruz en la pequeña casilla que está a la izquierda de cada elemento a modo de "check" o "concluido".
Tip 3 - Lista de tareas realizadas
Todos sabemos lo satisfactorio que es tachar una misión cumplida de una lista de tareas pendientes. Por eso te recomendamos que incluyas dentro de cada proyecto, tablero, una sección de tareas concluidas. De esta forma verás la evolución de tu trabajo, esto te motivará a continuar y, además, podrás tener un mejor control de quién realiza cada trabajo en caso de un proyecto en equipo.
¿Cómo adjuntar archivos o enlaces?
Si quieres adjuntar un enlace basta con hacer doble click sobre la tarea. Se abrirá la ventana de opciones avanzadas de cada tarjeta que mencionamos anteriormente y en el menú de la derecha aparece la opción "Adjunto".
Puedes adjuntar directamente un enlace o si se trata de un archivo puedes seleccionar "Ordenador" para cargarlo desde tu equipo o escoger una de las aplicaciones integradas de almacenamiento en la nube. A continuación te explicamos como sincronizar tu cuenta con estas aplicaciones.
¿Qué aplicaciones integradas se pueden utilizar?
Trello te permite sincronizar tu proyecto de trabajo con otras plataformas como Google Drive, DropBox, Slack, Google Maps, programas de e-mail como Gmail o editores de texto. Esto es posible añadiendo estos servicios a Trello en forma de Power-Ups integradas. Existen infinidad de herramientas gratuitas y otras de pago. Puedes configurar los Power-Ups para tu cuenta de Trello aquí.
Tip 4 - Plantillas
Como mencionamos anteriormente, puedes configurar cada etiqueta pasando el ratón por encima y pulsando sobre el botón del lápiz. No obstante, si quieres trabajar con un formato predeterminado de etiquetas te recomendamos que crees tu propias plantillas. En la esquina inferior derecha de cada lista aparece un icono cuadrado para "Crear a partir de plantilla", a partir de ahí aparecerá la lista de plantillas ya realizadas y si no tienes ninguna la opción de diseñar tu primera plantilla. Podrás crear tantas como necesites, colocarle el color, tipo de letra y otras características que necesites.
¿Cómo utilizar el chat de Trello?
Trello te ofrece varias salas de chat para conversar con el resto de usuarios cuando se trate de un proyecto de equipo. Dentro de cada tarjeta hay un espacio para conversar que se abre al hacer doble click sobre la tarea en cuestión. Además, en la esquina superior derecha de la pantalla aparece un botón con una campana donde se mostrarán las notificaciones que tengas: menciones de tareas, comentarios en chat o conclusión de tareas propuestas, entre otros.
Tip 5 - Pídele ayuda a Butler
Butler es el robot que Trello pone a tu disposición para auxiliarte con las tareas automatizadas, aviso de vencimientos o creación automática de tarjetas, por ejemplo. Te aconsejamos que le eches un vistazo y veas si Butler puede ayudarte para que tu trabajo sea más llevadero.
