¿Estás siendo improductivo? Esto es lo que debes hacer para terminar un trabajo rápido

El método que te presentamos para planear tu trabajo o proyectos personales te da la garantía de alcanzar tus objetivos sin volverte loco.

En la era digital, la abundancia de información, la rapidez de las tendencias o el simple ritmo de la vida cotidiana vuelve primordial la necesidad de gestionar nuestros proyectos, sean profesionales o personales. Para muchos, el equilibrio entre las responsabilidades familiares y laborales es prácticamente una misión imposible, y poco a poco los pendientes, las pilas de documentos, y las fechas límite de entrega se van acumulando. Si lo piensas, ¿cuándo fue la última vez que no te sentiste desbordado por todo lo que tenías que hacer en la semana? 

Si sientes que este es tu caso, tal vez te calmará un poco saber que no estás solo en esto, y es que la organización del tiempo es uno de los problemas de productividad con los que todos nos enfrentamos a diario. Por fortuna, muchos especialistas en la gestión, psicólogos ocupacionales y personas que han padecido los problemas de organización en sus empresas han creado metodologías y herramientas para lograr un máximo de atención y resultados en una jornada laboral, y evitar así el burnout, los retrasos, etc. El método que te presentamos a continuación fue creado por Lothar Seiwert, profesor alemán de economía y experto en gestión del tiempo, con el objetivo de ayudar a particulares y organizaciones a cumplir con sus metas en el tiempo estipulado. Se conoce como método ALPEN y cada letra de su nombre representa un paso que podemos resumir de esta manera:

A - Hacer una lista de tareas (Aufgaben);
L - Estimar el tiempo necesario para completar cada una (Länge schätzen);
P - Planificar el tiempo intermedio (Pufferzeiten einplanen);
E - Priorizar las tareas (Entscheidungen treffen);
N - Dar seguimiento a los resultados (Nachkontrolle).

La esencia del método es comprender a qué tareas merece realmente la pena dedicar tiempo y cuáles pueden posponerse. Además, te ayuda a estimar de forma realista el tiempo necesario para cada una, teniendo en cuenta que trabajar sin descansos es el camino hacia el agotamiento. Así, el método ALPEN combina la planificación por bloques y la matriz de Eisenhower de la gestión clásica del tiempo (hacer, decidir, delegar y eliminar). Vamos a ver un poco más en profundidad cada paso:

1. Escribe una lista con todas las cosas que quieres lograr el día de hoy con la mayor exactitud que puedas, en un cuaderno, un bloc de notas, en la agenda de tu correo electrónico o el planificador de tu teléfono. La tentación de hacer una lista mental es grande, pero los recursos de la memoria son limitados. Los especialistas aseguran que nuestra mente solo puede almacenar hasta cuatro tareas a la vez. No pierdas tiempo priorizando las cosas que tienes que hacer al principio: simplemente escribe todo lo que se te ocurra. Es probable que la lista quede larguísima; no te desanimes, está hecha para eso.
2. Calcula cuánto tiempo necesitas. Quien ha intentado alguna vez planificar las cosas, probablemente cometió el clásico error de principiante en la gestión del tiempo: haces una lista de 15 tareas sin lograr hacer ni la mitad, porque resulta imposible terminarlas en una jornada laboral. Esto se debe a que solemos desestimar el tiempo que toma realizar cada tarea, y mientras menos conscientes seamos del esfuerzo mental y material que requieren, más tendremos una tendencia a calcular por lo bajo.

   Para evitarlo, hay que entender el verdadero coste del tiempo. Piensa en cuántos minutos u horas te llevará cada elemento de tu lista, siendo lo más realista posible. Haz memoria de tus experiencias pasadas y no olvides tu propio nivel de rendimiento (por ejemplo, si te cansas rápido o tiendes a la procrastinación). Recuerda que todo esto depende de ti, no de un superhéroe imaginario, y que siempre hay que incluir los momentos de descanso mental, así como tus obligaciones cotidianas en el caso de que quieras gestionar un proyecto personal en tus horas libres. Cuando hayas terminado con tus cálculos, anota el tiempo estimado para cada tarea de la lista.

3. Programa tiempo intermedio. Otro error bastante común es programar las cosas una tras otra. Esta estrategia no tiene en cuenta que una persona necesita tomarse descansos y hace que todos los planes corran el riesgo de venirse abajo por un pequeño retraso o causa de fuerza mayor. Sin este tiempo intermedio, cualquier imprevisto te obligaría a aplazar el siguiente asunto, o incluso cancelarlo y reorganizar toda tu agenda del día. Esto suele enfadar y frustrar mucho, pero a veces simplemente resulta inevitable. Piensa que tus proyectos son como pintar una pared: entre cada capa de pintura, debes dejar que se seque para poder poner la siguiente; de lo contrario, solo obtendrás un desastre que te hará perder tiempo, dinero.. ¡y tendrás que recomenzar!

   Para no caer en el estrés, perder la confianza de tus clientes o tu equipo, incluye después de cada tarea el llamado tiempo de amortiguación, es decir, el tiempo en el que no haces nada en teoría, pero que abarca cualquier serie de imprevistos. Así, si algo sale mal, estos huecos en tu agenda te ayudarán a organizar el resto de tus tareas. Y si no ocurre ningún inconveniente, podrás aprovechar tu tiempo de reserva para un descanso. Pero, ¿cómo saber cuánto tiempo intermedio hay que dejar entre cada tarea? Esta decisión es personal y dependerá del tipo de trabajo que desempeñes, si debes conducir a ver clientes, si tienes hijos, etc. Como regla general, dedica hasta el 40% del tiempo total de trabajo a esta categoría.

   

4. Priorizar las tareas. Durante esta fase, suele quedar claro que la lista de tareas pendientes es físicamente imposible de completar en 24 horas. Por lo tanto, ha llegado el momento de priorizar y elegir cuáles tareas mantener y cuáles cancelar, delegar o posponer. Una herramienta clásica para ello es la matriz de Eisenhower. Según ella, todas las tareas de la lista se pueden dividir en cuatro categorías:

• Importantes y Urgentes. Deben tratarse en primer lugar.
• Importantes pero no urgentes. Se les puede dedicar tiempo después de haber completado la primera serie de tareas.
• Urgentes pero sin importancia. Es mejor delegarlas o hacerlas en la tercera vuelta después de las importantes, para no dedicarles todo el día y no caer en la trampa de la urgencia. En esta categoría suelen caer en tareas del tipo: pasar a la tintorería, realizar algún trámite en línea, hacer una consulta relativa al trabajo, entre otras.
• No urgentes y sin importancia. Hay que tacharlas, delegarlas en otra persona o dejarlas de lado. Para saber qué tipo de elementos pueden caer en esta categoría deberás preguntarte si hacerlas te da una ganancia a corto o mediano plazo, si son necesarias para completar una tarea consecutiva, o si son simplemente una idea o un antojo. 

5. Haz un balance de tus resultados al final del día. Por la noche o después de tu jornada laboral, toma un tiempo para abrir tu agenda y hacerte algunas preguntas:

• ¿Cuáles tareas he completado y cuáles no?
• ¿He tenido tiempo suficiente para todas las tareas que tenía previstas?
• ¿He calculado correctamente el tiempo necesario o tengo que ser más realista la próxima vez?
• ¿Me di el tiempo suficiente en mi plan para compensar los imprevistos y darme tiempo para descansar?
• ¿Tengo tiempo para atender tanto los asuntos importantes como los urgentes, de modo que no incumpla los plazos, pero tampoco me estanque en la rutina?
• ¿Qué puedo hacer para que el plan me resulte más cómodo la próxima vez?

Cuando hayas respondido a estas preguntas, pasa al día siguiente las tareas que no hayas podido completar, y elabora un nuevo plan para el siguiente día, tomando en cuenta lo que has aprendido y priorizando el nuevo set de tareas. Verás que a las pocas semanas de implementar este método tendrás un ritmo de trabajo más realista y fluido, con tiempos para cargar pilas y resolver los pequeños problemas que surgen.