Google Docs – Descubrir Google Docs

Noviembre 2016

Cualquier persona que utiliza un PC alguna vez ha utilizado una aplicación ofimática, como Microsoft Office, WordPerfect o OpenOffice.org. A pesar de un mercado dominado ampliamente por Microsoft, Google no ha dudado en desarrollar una suite ofimática. Sin embargo, contrariamente a la competencia, Google ofrece un producto totalmente gratuito y 100% para la Web. Por lo tanto, no es necesario instalar nada en el PC, tan solo es necesario un navegador Web y una cuenta de Google para crear y compartir rápidamente documentos.

Para acceder a Google Docs, dirígete a Google haz clic en “Más” y selecciona “Docs”, o haz clic en el siguiente enlace para acceder directamente: http://www.google.com/documents

En la página que aparece, ingresa a tu cuenta de Google: escribe tu correo electrónico y contraseña. Si aun no posees una cuenta, ver: Cómo crear una cuenta Gmail.

La página principal de Google Docs se abre:


La primera vez que abras Google Docs, te aparecerá una zona vacía. Es aquí donde serán listados los documentos que crees o importes. Los elementos de la columna de la izquierda permiten filtrar los documentos según ciertos criterios (propiedad, tipo, compartidos, etc.). Debajo del logo de Google Docs se encuentra una barra de herramientas que nos permite realizar ciertas acciones sobre los ficheros. También es posible realizar búsquedas de documentos utilizando la barra de búsqueda situada en la parte superior.

Importar documentos

Los documentos que crees con esta suite ofimática serán guardados en línea, lo que podría ocasionar problemas de privacidad. Sin embargo, Google certifica que la privacidad de los ficheros está asegurada a menos que los publiques en Internet o permitas que otras personas los lean o los modifiquen. Incluso los robots que recorren la Web para indexar contenido no podrán acceder a tus documentos.

Una vez despejadas estas inquietudes, puedes comenzar a importar tus ficheros guardados en tu PC. Gracias a Google Docs, una vez importados podrás acceder a estos en todo momento y en cualquier parte del mundo. Los formatos de fichero reconocidos son los siguientes:
  • HTML, texto bruto, Microsoft Word, ODT y RTF para el procesamiento de texto.
  • XLS, ODS, CSV, TSV, TXT y TSB para hojas de cálculo.
  • PPT y PPS para programas de presentaciones.


Para importarlos, haz clic en el botón “Subir” en la barra de herramientas. Haz clic en “Examinar” y selecciona el fichero que deseas importar. Atención, existe un limite para el tamaño máximo de los ficheros (500 Kb para los documentos de texto, 10 Mb para las presentaciones y 1 Mb para hojas de calculo).

Puedes ponerle otro nombre al fichero que vas a importar. Finalmente haz clic en “Subir archivo”. Al terminar la importación, se abre el documento y ya puedes trabajar en él. Para cerrarlo haz clic en el botón “Guardar y cerrar” situado en la parte superior derecha.


Este modo de importar documentos es simple pero debes repetir el procedimiento para cada documento que quieras importar, lo que puede tomar un poco de tiempo. Para evitar esto, es posible enviar hasta diez ficheros por correo. La dirección de destino viene indicada en la sección “Enviar tus documentos y archivos por correo electrónico”

Crear un documento

Para crear un nuevo documento, haz clic en “Nuevo” en la barra de herramientas. En el menú desplegable que se abre, elije el tipo de documento a crear: un documento de texto, una hoja de cálculo o una presentación. Si estás acostumbrado a trabajar con estas aplicaciones ofimáticas, no tendrás ningún inconveniente en utilizar Google Docs.

El botón “Nuevo” también permite agregar una nueva carpeta en la cual puedes guardar tus ficheros. Deberás asignarle un nombre y eventualmente un color. Luego la carpeta aparecerá en la columna de la izquierda en “Mis carpetas”. Si no aparece, haz clic en el signo “+” delante de “Mis carpetas”. Si haces clic derecho sobre una carpeta, aparece un menú contextual con varias opciones. Por ejemplo puedes cambiar el nombre de una carpeta o eliminarla.

Manipular documentos

La página principal de Google Docs representa tu centro de control. Todas las operaciones que se pueden aplicar a los ficheros están agrupadas aquí.


Los comandos presentes son casi los mismos, cualquiera sea el tipo de fichero. Solo las opciones para guardar pueden variar. Estas permiten convertir tus documentos de Google en un formato estándar y guardarlos en tu disco duro. De este modo dispondrás de una copia “local” de tus ficheros en línea.

La opción “Publish” (Publicar) es muy interesante ya que permite la publicación en la Web de un fichero en un solo clic. De este modo podrá ser consultado por todas las personas a las que les haya dado su URL. Podrás interrumpir la publicación cuando lo creas conveniente.

Si suprimes un fichero esté es almacenado temporalmente en la papelera. Para borrarlo definitivamente, deberás variar la papelera.

Para Mover un documento en una carpeta, simplemente arrastra y suéltalo en la carpeta. También puedes usar el botón “Mover a” de la barra de herramientas. Cuando examines la lista de ficheros en modo “Todos los elementos”, primero aparece el nombre del documento, luego eventualmente la carpeta donde está guardado.

Si haces clic en la estrella de color blanco delante del nombre de un documento, esta cambia a amarillo y el documento es listado en la carpeta “Marcados con estrella” de la columna de la izquierda. De este modo podrás acceder a tus documentos importantes con un solo clic.

Puedes abrir y trabajar en varios documentos a la vez. Cada documento es abierto en una ventana independiente. Por lo que puedes pasar de uno a otro sin ningún problema. No olvides guardar regularmente tus documentos (únicamente las hojas de calculo se guardan automáticamente).

Truco: Al igual que en muchos otros programas, es posible recurrir a atajos de teclado en Google Docs.

Compartir documentos

Google Docs dispone de una función que permite compartir documentos. Para compartir un documento, en la página principal de Google Docs haz clic derecho sobre el documento y selecciona “Compartir”. Este método es recomendado para documentos de texto y presentaciones. En cambio, para hojas de cálculo, te sugiero que abras el fichero y hagas clic en el botón “Compartir”. Las opciones que aparecen en este menú contextual son mas numerosas que en el menú contextual anterior.


Tienes dos formas de invitar:
  • Para editar (colaborar): tus invitados podrán modificar el documento y pueden guardarlo en sus PC. Si les das permisos, también pueden invitar a otras personas a colaborar con el documento.
  • Para ver: simplemente pueden consultar la última versión del documento (no es autorizada ninguna modificación), pero pueden copiarlo en sus PCs.


Si lo deseas, puedes ser informado diariamente por correo de las modificaciones efectuadas en el fichero.

Para invitar a varios usuarios, ingresa sus correos electrónicos, separado por una coma, en el recuadro debajo de “Invitar”, luego haz clic en el botón “Enviar”. Las personas invitadas recibirán un email conteniendo una URL sobre la que deben hacer clic para acceder al documento. Luego los invitados pueden modificar el fichero en tiempo real.

Para eliminar a todos los colaboradores y lectores, haz clic en “Compartir” cuando el documento esté abierto y selecciona “Ver quien tiene acceso”. Luego haz clic en “eliminar todos”

Consulta también :
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