'Workflow': qué es, para qué sirve, tipos, ejemplos...
El término "workflow" se traduce literalmente como "flujo de trabajo" y hace referencia a la gestión modelada y computarizada de todas las tareas que deben llevarse a cabo y de los distintos protagonistas involucrados en realizar el proceso de negocios (también llamado proceso operativo).
¿Qué es el 'workflow' y para qué sirve?
Un proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de información entre los distintos protagonistas, incluídas:
- Personas, plantilla y empleados.
- Aplicaciones o servicios.
- Procesos de terceros.
En la práctica, un workflow puede describir:
- El circuito de validación.
- Las tareas que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso.
- Los plazos que deben respetarse.
- Los modos de validación.
Además, el workflow proporciona a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea.
¿Cuál es un ejemplo de workflow aplicado?
Vamos a tomar como ejemplo el proceso que se lleva a cabo para realizar una publicación en línea. El workflow da forma a las tareas de la cadena de edición completa, desde la propuesta del editor hasta la validación de la persona a cargo de la publicación. Cabe resaltar que durante el proceso cada persona tiene un rol definido y existen objetivos a realizar en un tiempo determinado y con un presupuesto designado:
El ejemplo anterior es una representación muy esquemática de cómo puede verse el workflow para la publicación de un documento en una intranet con la ayuda de una interfaz de publicación:
- El editor propone un artículo al director de la sección.
- El editor de la sección le echa una mirada al documento y lo valida.
- El editor en jefe considera que el documento contiene elementos que no son actuales y lo devuelve al editor.
- El editor revisa la copia y la envía al director de sección.
- El director de sección corrige algunos errores tipográficos y envía nuevamente el artículo al editor en jefe.
- El editor en jefe valida el documento para que se publique en línea.
¿Qué tipos de workflow existen?
Por lo general se distinguen dos tipos de workflow, aunque cada organización puede adaptar su flujo de trabajo a sus necesidades:
- Workflow procedimental (también denominado wokflow de producción o workflow administrativo): corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la dirección del workflow es más o menos fija.
- Workflow ad hoc : se basa en un modelo de trabajo de grupo en el cual los protagonistas participan en la decisión de hacia dónde dirigir el workflow. Aquí la dirección del workflow es dinámica.