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Cómo escribir e-mails profesionales en inglés

En un mundo globalizado cada vez es más frecuente trabajar con personas de otros países, ya sean colegas de tu misma empresa, proveedores o clientes. Para comunicarte con extranjeros por motivos laborales, escribir correctamente en inglés, así como conocer normas de redacción básicas en esta lengua, es fundamental. Para evitar errores comunes de forma o contenido, te damos algunos consejos prácticos y ejemplos de expresiones para redactar un correo electrónico en inglés.




Consejos básicos iniciales

La redacción de emails profesionales en inglés no sigue exactamente las mismas reglas que en español. Te contamos las más importantes:


* Sé breve: cuanto más preciso sea tu correo, más fácil de leer y comprender será. Ciertas estructuras (de concesión, oposición, relación de causa efecto, etc.) pueden crear frases muy largas y poco claras. Trata de escribir el mínimo número de párrafos posible, y emplea frases sencillas y cortas. Para ello, te recomendamos utilizar conectores lógicos (indeed, that's why, besides, however, etc.). Puesdes ver una lista de conectores lógicos aquí.

* Sé descriptivo en el 'Asunto': en este campo debe expresar la finalidad de tu email. Al leer el asunto del correo, el destinatario debe saber precisamente si se trata de una presentación, solicitud, aclaración, recordatorio, candidatura, respuesta a una pregunta u oferta, etc. Algunos ejemplos de 'Asunto' serían:

-"Information request → "Solicitud de información"

-"Application for...” → "Candidatura a..."

-"Agenda for meeting" → “Agenda para la reunión..”


*Vigila la ortografía y gramática: una escritura impoluta y sin errores es fundamental para dar impresión de profesionalidad. Asegúrate de usar un buen corrector antes de enviar tu correo. Desde aquí te recomendamos Grammarly, gratuito y que corrige a la perfección tanto ortografía como gramática.

* Sigue la estructura básica: de nuevo, no se trata de ser original, sino preciso y comprensible. Utiliza el siguiente orden: saludo, frase de empatía hacia el destinatario, introducción explicando el motivo de tu mensaje, resto del cuerpo del mensaje (no más de 3 párrafos, a no ser que sea imprescindible incluir más), y despedida.

A continuación te explicamos una serie de expresiones frecuentes que se emplean en las distintas partes del mensaje.


Saludo

Varias expresiones son admitidas y su uso depende del grado de familiaridad con el interlocutor, de la relación jerárquica con este y del historial de vuestra correspondencia:

- "Hello Mark" o "Hi Mark": saludo informal, para colegas o proveedores a los que conoces desde hace tiempo, lo que supone una igualdad de tratamiento o bien una correspondencia continua)
- "Dear Mark" (neutro): Saludo formal, para para dirigirse a un superior jerárquico o alguien a quien conoces desde hace tiempo pero con quien no tienes confianza
- "Dear Mr. Smith": saludo muy formal, para personas con un nivel jerárquico muy superior al tuyo (por ejemplo, el presidente de la compañía), un nuevo cliente, etc
- "To whom it may concern" (en español, "A quien corresponda"), o "Dear Madam/Sir" ("Estimado/a señor/señora"): saludo a un destinatario cuyo nombre desconoces (por ejemplo, en una candidatura).

Frase inicial

Tu interlocutor agradecerá que, antes de ir al grano, ofrezcas una breve muestra de reconocimiento. Para ello, te damos algunas alternativas:

- "I hope this email finds you well" ("Espero que a la recepción de este email se encuentre bien"

- "Thank you for your email" ("Gracias por su mensaje", en caso de que estés respondiendo a un correo anterior, por ejemplo)

- "I hope you’re well" ("Espero que esté bien")

- "I hope it’s all good in London" ("Espero que todo vaya bien en Londres" o la ciudad en la que se encuentre tu destinatario)


Frases introductorias y cuerpo de un mensaje en inglés

La frase de introducción debe dar una indicación precisa sobre el objetivo del correo electrónico y debe ser coherente con el asunto. No es necesario presentarse extendidamente al principio del e-mail, si en la firma das informaciones precisas sobre tu identidad. Algunas de las frases siguientes pueden ser utilizadas en el cuerpo del mensaje:

*En la presentación:

-"I'm writing in connection with (+ objetivo del e-mail).

-"I am writing with regard to/ regarding..." (+ objetivo del e-mail).

-"Your name (o "Your e-mail contact") was given to me by... (+ la persona que te dio su contacto) (si hay necesidad de contextualización).

-"I am writing to you on behalf of..."

*Si la tuya fuera una respuesta a un correo previo:
- "Thank you for your consideration on that matter/regarding" (a una solicitud formulada por ti).

- "Thank you for your availability/quick answer."

- "Following up on our recent phone call…"

*En un mensaje informativo (neutro/positivo/negativo):
-"I'm writing to let you know that..."(neutro).

- "I (we) am (are) delighted to tell you that...." (información positiva).

-"We regret to inform you that..." (negación o rechazo a una solicitud del interlocutor).

*Para una solicitud:

-"I'd be very grateful if you could..." (formal).

-"Would you be so kind as to....?" (formal).

- "Could you please...?" (neutro)



*En un recordatorio:

-"To this day, I haven't received any answer from you regarding... I would like to kindly remind you that... " (formal)

- "This is just a kind reminder...." (informal)

- "With reference to... "

*Para agradecimientos:

- "I (o We) would like to express our gratitude for all your help in this matter" (muy formal).

*Solicitud de información/aclaración:

-"Could you give me some information/tell me more about... "

-"I'd be interested in receiving..."

-"There are several points we don't quite understand regarding... Would you mind giving more details about..."

Despedida

La despedida se compone de dos partes, una última frase aclaratoria y una expresión propiamente dicha de despedida.
  • En cuanto a la primera parte, se puede terminar un e-mail de varias formas posibles, según la naturaleza del mensaje:


- "If you need any additional assistance, please contact me" (por ejemplo: con un cliente, después de una respuesta detallando los pasos a seguir)

- "If you need any further information, feel free to contact me"

- "Thank you in advance... " (si se formula una solicitud en el mensaje)

- "I look forward to hearing from you soon"
  • Finalmente, ciertas fórmulas de cortesía al final de un e-mail son muy usadas en la correspondencia escrita:


-"Yours faithfully" / "Yours sincerely" (muy formal)

-"Kind regards" (formal)

-"Best regards" (formal)

-"Regards" (informal)

- "Best" (infornal)


Archivo adjunto, carta adjunta o e-mail transferido

Existen varias fóormulas posibles para mencionar que adjuntas un documento a tu correo:

-"Please find attached" ("attachment" equivale a "archivo adjunto" en español).

-"Hereby attached..."

- "Please find below..." (por ejemplo, mención de un texto transferido al destinatario).

Si pones en copia a alguien

Si pones a alguien en copia no olvides informar a tu interlocutor. Puedes usar alguna de las siguientes fórmulas:

-"I copy my manager Linda in this email" (formal)

-"I have copied my coworker Pedro in this email" (formal)

- "I’ve cc’d my colleague Joe" (informal)

- "I’ve cc’ed Diana" (informal)

Para saber más

Expresiones útiles y descripción de sus usos (e-mails profesionales)

Foto: © Shutrerstock/ Unsplash.
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