Qué son las especificaciones de un proyecto
Las especificaciones de cualquier proyecto quedan plasmadas por escrito en un tipo de contrato. En este documento se describen las especificaciones acordadas entre el cliente y el contratista. Estas pueden ser técnicas, educativas, arquitectónicas, funcionales, etc. Lo importante es ser lo más claro posible.
¿Cuáles son las especificaciones de un proyecto?
Es un documento que describe, en la forma más precisa posible y en términos simples, las necesidades que el contratista debe cumplir. Es importante notar que solo el contratista es quien puede proponer una solución técnica adecuada.
De preferencia, las especificaciones deben describir las necesidades en términos funcionales, independientemente de la solución técnica, a excepción de las especificaciones del entorno técnico dentro del cual deben ajustarse las soluciones solicitadas.
Por un lado, el documento le asegura al cliente que los productos cumplen con lo que está escrito. Por otro lado, evita que el cliente cambie sus deseos mientras el proyecto esté en curso y le solicite al contratista nuevas funcionalidades que no estaban contempladas desde el inicio.
¿Qué debe llevar una hoja de especificaciones?
Las especificaciones también deben contener toda la información necesaria para que el contratista juzgue el tamaño y la complejidad del proyecto. De esta manera, puede hacer una oferta lo más apropiada posible en términos de costos, plazos, recursos humanos y garantía de calidad.
En este sentido, es un documento de referencia que elimina toda ambigüedad en lo que se refiere a las expectativas. Además, es una herramienta de diálogo que le permite al contratista consultar con el cliente y, así, comprender cabalmente las exigencias del mismo.
Sin embargo, las especificaciones no son necesariamente estáticas. Su contenido puede modificarse durante el curso del proyecto. Lo ideal es dejar todo establecido al principio; sin embargo, se puede dejar espacio para una futura cláusula que puede añadirse después de ser aceptada por ambas partes.
¿Cómo hacer las especificaciones de un proyecto?
Los siguientes puntos son algunos ejemplos de lo que debe incluirse en las especificaciones.
- Contexto: por lo general, las especificaciones comienzan con una sección que describe el contexto, el cual incluye el posicionamiento estratégico del proyecto, entre otros elementos.
- Objetivos: las especificaciones deben permitir el rápido entendimiento de los objetivos para que el contratista comprenda el propósito del proyecto.
- Vocabulario: algunos proyectos fallan debido a malentendidos y, en particular, por una falta de cultura y vocabulario común entre el cliente y el contratista. De hecho, cuando el cliente cree que está utilizando un término genérico, a veces el contratista lo interpreta como un término técnico con un significado específico.
- Alcance: le permite al contratista y al cliente determinar la cantidad de personas o recursos involucrados en la implementación del proyecto.
- Programación: debe ser totalmente clara y explícita, además de incluir la fecha de finalización del proyecto. Idealmente, los acontecimientos se especifican para evitar el efecto túnel.
¿Cuáles son los aspectos legales a considerar en un proyecto?
Las especificaciones son documentos contractuales firmados por el contratista y el cliente. Por lo general, poseen un número determinado de disposiciones legales que determinan, por ejemplo, el nombre del propietario de los derechos de propiedad intelectual del proyecto, el monto de penalización en caso de infringir el plazo de las disposiciones contractuales o los tribunales asignados para la presentación del litigio.
