Las ventajas de la digitalización de facturas

Las ventajas de la digitalización de facturas

La digitalización de las facturas se ha vuelto un elemento importante en la estrategia de reducción de costos de las empresas. En este artículo encontrará las reglas de la digitalización de las facturas, los diferentes tipos de digitalización y las etapas esenciales de la colocación de un dispositivo de facturación electrónica.

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de las facturas?

  • Ganancias financieras: reducción de la utilización de papel y de los costos de tratamiento de los envíos. El costo de una factura papel asciende aproximadamente a 17 €, el costo de una factura digitalizada (entrante o saliente) cuesta alrededor de 4 €.
  • Aumento de productividad: una solución de digitalización integrada evita la movilización del personal en tareas (el envío, la certificación y el archivo) sin valor agregado.
  • El archivo electrónico permite encontrar inmediatamente una factura, a solicitud de la administración fiscal o del cliente.
  • Consulta en contexto móvil.
  • Ningún demora en la transmisión de los documentos (cobro más rápido).
  • Integración posible con los paquetes de programas de facturación (SAP).
  • Las facturas electrónicas tienen un valor concluyente e irrefutable (de acuerdo a la legislación de cada país).
  • Disponibilidad del sistema: la gran mayoría de las grandes empresas instalan un sistema de facturación electrónica para sus flujos de entrada o salida, lo que facilita la transición hacia la digitalización para sus proveedores.

¿Cuáles son los dos tipos de facturas electrónicas?

  • Las facturas llamadas "estructuradas": Éstas son emitidas respetando diferentes normas de intercambio de datos digitalizados, reconocidas por la administración fiscal (de cada país). Corresponden a diferentes formatos que respetan la norma EDI (por ejemplo: EDIFACT, VDA, ANSI), XML u otros formatos similares (por ejemplo: IDOC de SAP). Estos formatos ofrecen estructuras de sintaxis y de marcación, que permiten a los usuarios encontrar e identificar las informaciones esenciales en una búsqueda dada (número del cliente, el número de orden, el importe del IVA), especialmente en caso de solicitud de la administración fiscal. La instalación de una solución de digitalización estructurada necesita pasar por uno o varios prestadores de servicio y es costosa.
  • Las facturas llamadas "no estructuradas": Éstas son enviadas bajo un formato electrónico no modificable. Los formatos más utilizados son PDF y JPEG. Estas facturas no permite siempre encontrar las informaciones contenidas en el documento, en la medida en que su contenido no es totalmente interpretable informáticamente. Ciertos formatos no estructurados (Word / excel) se tienen que evitar, teniendo en cuenta su carácter modificable. Este tipo de factura electrónica es menos costoso, y más accesible para las empresas de tamaño mediano.

¿Cómo se distinguen los modos de facturación?

  • La facturación llamada "simple": en este caso, el intercambio de facturas es realizado por vía electrónica entre cliente y proveedor, la prueba jurídica de este intercambio es la factura "papel" (el tratamiento jurídico de la transacción no es afectado).
  • La digitalización fiscal: el intercambio de facturas es solamente realizado por vía electrónica, lo que permite evitar la emisión redundante de una factura de papel (el documento digitalizado y certificado tiene valor de prueba). En este caso, los archivos deben estar normados y responder a ciertas obligaciones de ejecución. En efecto, la factura, como documento fiscal, es utilizada, entre otros, para mostrar los importes de IVA y constituir una prueba en caso de control de la administración fiscal.

¿Cómo es la digitalización fiscal en la UE?

Una directiva europea de 2001 (y vigente desde 2004 en los países de la Unión Europea) autoriza la sustitución de la factura de papel por la factura electrónica como documento legal.

¿Cuáles son las dos etapas esenciales de la firma electrónica y archivo?

Además del acuerdo formal entre las empresas que proceden al intercambio electrónico de sus facturas, un conjunto de etapas es necesario para la validez legal de este procedimiento. Con mayor razón cuando el intercambio de facturas no es "estructurada".

  • La firma electrónica de facturas: es proporcionada por una autoridad de certificación (prestador de servicios de certificación electrónica o autoridad de certificación), lo que permite insertar "un certificado electrónico" a cada factura emitida, para autentificar al firmante como emisor de los datos transmitidos. El certificado electrónico transmitido al destinatario contiene elementos que permite verificar la integridad de los documentos transmitidos. Las facturas pueden ser firmadas electrónicamente ya sea individualmente o por bloques hacia el mismo destinatario.
  • El archivo y la conservación de facturas: las empresas tienen la obligación de conservar sus facturas (electrónicas o de papel) durante un plazo de diez años (depende de cada país). En el marco de la digitalización fiscal (sin impresión en papel), las empresas pueden conservar una copia electrónica de la factura, a condición de garantizar "la autenticidad, la integridad y la perennidad" cubriendo el plazo de conservación. En este caso, deben acudir a un prestador de servicios que proporciona servicios de almacenamiento digital, conforme a la ley (de cada país).

¿Qué proveedores de soluciones de digitalización de las facturas existen?