Las ventajas de la desmaterialización

Mayo 2017


En 2008, Carlson Wagon Travel France (CWT France), especialista en viajes de negocios puso en ejecución una solución de desmaterialización fiscal de sus facturas clientes, a través de Accelya. La empresa optó por un sistema flexible que permitía a sus clientes adaptarse según su capacidad de gestión de los flujos digitales. Antoine de Noyer, director financiero de CWT France nos explica detalladamente las razones de esta elección, sus ventajas y las dificultades encontradas en las diferentes etapas de integración del sistema de desmaterialización.



CCM - Su proyecto de desmaterialización fiscal de las facturas clientes inició en 2007. ¿Qué motivó esta evolución?

Antoine de Noyer - Entre nuestros clientes, contamos con grandes grupos de empresas francesas e internacionales como EDF, France Telecom, Thales, y filiales francesas de grupos como General Electric, HP, etc. Es por estos grupos que optamos por esta solución. Deseaban en efecto optar por la desmaterialización de facturas en sus equipos de contabilidad de proveedores. Por lo tanto, nos solicitaron recuperar los flujos digitales de nuestras facturas de clientes.

También queríamos reducir nuestros costos. Una gran parte de nuestro presupuesto fue en efecto dedicada a la gestión de los flujos de papeles, impresiones y envíos postales. Es decir a la cadena que va desde la edición de la factura a la expedición del documento físico.



CCM - ¿Cómo se eligió a "Accelya"?

ADN - Publicamos una licitación a finales de 2007. Nuestra elección fue Accelya por razones económicas pero también porque proponía una plataforma eficaz y servicios de acompañamiento comercial y técnico. Para nosotros, este aspecto era importante porque estuvimos un poco rezagados frente a la demanda de evolución expresada por algunos de nuestros clientes.



CCM - ¿Cuáles fueron las etapas de la implementación de la solución de desmaterialización?

ADN - En 2008, iniciamos un proyecto de desmaterialización estructurada con la ayuda de Accelya, queríamos implementar una plataforma compatible con la de nuestros clientes que necesariamente no utilizan al mismo prestador de servicios que nosotros. Concretamente, se trataba de poner en ejecución un sistema de gestión de facturas a través de un archivo estructurado tratado por Accelya. Se creó una conexión entre Accelya y el cliente para que éste pueda recuperar nuestros datos e integrarlos en su contabilidad de proveedores. Este flujo desmaterializado permite luego al cliente cerrar el ciclo de aprobación de pagos y el almacenamiento digital.

A finales de 2009, las cosas se aceleraron, percibimos que el procedimiento era pesado para ciertos clientes, particularmente en términos de gestión comercial. Siguiendo los consejos de Accelya, nos orientamos hacia una gestión sistemática de envíos de las facturas por emails en forma de archivos PDF dotados del certificado de administración fiscal. Es una solución más flexible ya que el cliente puede utilizar la solución desmaterializada de principio a fin o escoger un proceso clásico a partir de los documentos PDF recibidos.



CCM - ¿Cuáles fueron las principales limitaciones y las dificultades encontradas durante la implementación de este proyecto?

ADN - Encontramos dificultades sobre todo en la primera fase, es decir en la fase de la desmaterialización estructurada. El enfoque comercial era complejo. La desmaterialización concierne esencialmente a la dirección financiera. Había que pasar por otros interlocutores como nuestros contactos clásicos y convencerlos de las ventajas de esta evolución. Como se trataba de grandes grupos empresariales, las decisiones a menudo tomaban más tiempo de tomar. En 2007 y 2008, todos nuestros clientes todavía no estaban listos. Pero actualmente, la desmaterialización se volvió una costumbre y todos perciben las ventajas.



CCM - ¿Acaso la desmaterialización progresiva de las facturas necesitó un tiempo de adaptación en el seno de los servicios de CWT France?

ADN - Sí. Hubo que capacitar a nuestra fuerza de ventas para que domine este tema, hable con competencia del tema y asegure el seguimiento con nuestros clientes. En cambio, en el plan informático y administrativo, no hubo ningún problema de integración, gracias a la asistencia técnica abastecida por Accelya.



CCM - ¿Es posible estimar el retorno de la inversión desde la puesta en ejecución de esta nueva solución?

ADN - Para los grandes clientes, nuestra tasa de retorno de la inversión es de aproximadamente un año después de que el cliente se equipó de una interfaz desmaterializada. Para los clientes que optan por el envío de facturas por PDF, es mucho más rápido, aproximadamente 6 meses después.



CCM - ¿Los ahorros generados por la desmaterialización se reflejan en los precios de las prestaciones de CWT France?

ADN - No ya que tenemos una fuerte presión sobre los precios. No pusimos en ejecución la desmaterialización en una óptica de tarifas bajas.



CCM - ¿En qué mejoró esto la satisfacción de los clientes?

ADN - Es difícil medirlo. Pero lo que es indiscutible, es que hoy, menos del 5 % de nuestros clientes rechazan esta gestión. Cubre sus expectativas y sus necesidades. Actualmente, la desmaterialización es una solución estándar y bastante común en el mercado.



CCM - ¿En qué medida la desmaterialización cambia las relaciones con sus clientes?

ADN - Pienso que de manera global, en los años venideros, las relaciones entre clientes y proveedores evolucionarán hacia plataformas de intercambios de informaciones totalmente desmaterializadas, para las facturas y los pagos. Y esto sobre el conjunto de la cadena, por ejemplo con abandono de los cheques y la adopción de los pagos por transferencia bancaria, la implementación de sistemas de referencia de las facturas, etc.

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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 7 de febrero de 2013 a las 20:07 por Carlos-vialfa.
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