Cómo abrir un archivo en Excel

Noviembre 2016


Abrir un archivo existente creado con el mismo programa

Existen fundamentalmente dos métodos para abrir un archivo en Windows: escoge en el menú Archivo > Abrir y navega hasta el archivo deseado en el cuadro de diálogo que se exhibe; navega con a ayuda del Explorador de Windows hasta el archivo que se desea abrir y haz un doble clic sobre el archivo. También puedes hacer un clic derecho sobre el archivo y seleccionar Abrir en el menú contextual.


Para que sea posible abrir un fichero con el programa adecuado mediante un doble clic, la extensión del archivo debe ser soportada por este programa. Si posees por ejemplo en Windows a la vez Excel y OOo Calc instalados en tu ordenador, un doble clic sobre un archivo .xls puede abrirlo en uno de estos dos productos, según los parámetros que hayas configurado.


Importación de datos

Aunque una hoja de cálculo es una herramienta muy práctica, su desarrollo puede ser laborioso. El ingreso o la creación de fórmulas se efectúan en principio solo una sola vez, al igual que el formato del cuadro o los gráficos obtenidos, pero la información de los datos, sobre todo si son a menudo modificadas, puede ser laboriosa.


La experiencia muestra que estos datos están frecuentemente disponibles en un archivo, que puede ser de diferentes formatos; por lo que poder importar un archivo de datos en una hoja de cálculo es de una valiosa ayuda.

Sin embargo, que no te sorprenda saber que Calc puede perfectamente recuperar archivos OpenOffice.org, y que Excel reconoce sin problema los ficheros Office, en particular archivos Access. Estos dos productos pueden abrir archivos creados en otros programas, con la ayuda del comando Abrir del menú Archivo. En la lista desplegable Tipo de archivo, selecciona el tipo de archivo que hay que abrir. La lista de los formatos reconocidos por Calc es simplemente excepcional, como lo muestra la figura siguiente:



Lo que debes saber

En ciertos casos, deberás haber instalado filtros de importación o convertidores de archivos para poder importar directamente un archivo de terceros, es por ejemplo el caso de Excel para archivos Quattro Pro. Esto pudo ser hecho durante la instalación inicial de Excel, pero siempre hay la opción de hacerlo luego.

Durante la importación de archivos de terceros, debes ser consciente que la importación de las fórmulas y de eventuales macros puede no ser la misma, incluso no ser posible. Esto funciona perfectamente para datos, aunque menos bien para otros elementos, incluido a veces el formato. Por ejemplo, Google Docs no reconoce las fórmulas matriciales.

De igual manera, en la importación de documentos MS Office en Calc, los macros VBA no pueden ser ejecutados; deben previamente ser convertidos y adaptados manualmente. Sin embargo, no es frecuente que un usuario deseara utilizar OpenOffice.org Calc solamente para modificar el contenido visible de un archivo Excel, antes de guardarlo de nuevo al formato Microsoft Office sin modificar el macros del archivo en cuestión.

Puedes definir de dos modos el comportamiento de Calc, ya sea que los macros VBA estén registrados en forma de comentarios como subrutinas Calc luego, durante el almacenamiento del documento Excel, reescrito correctamente, o ya sea que optes por la supresión de los macros Office durante la carga. Esta última opción constituye una protección eficaz contra los virus eventuales contenidos en los documentos

Importar datos de archivos de texto

Si los datos que deseas utilizar en tu hoja de cálculo se encuentran en un archivo de texto en el cual los datos son separados por tabulaciones, comas, espacios o caracteres similares, basta con solo abrir el archivo. Estos archivos son el denominador más común de los archivos de datos, porque pueden casi ser administrados por cualquier programa en cualquier plataforma. Los datos de los grandes ordenadores, por ejemplo, son a menudo distribuidos en el formato texto.


La hoja de cálculo permite la importación directa con el comando estándar Archivo > Abrir o mediante un asistente de importación de texto (nombrado Asistente para importar texto para Excel e Importar texto para Calc). Excel procede por etapas, mientras que con Calc pasa todo en el mismo cuadro de diálogo. La hoja de cálculo va a interpretar el texto en función a las instrucciones que das y dividas los datos en líneas y en columnas en una hoja de cálculo. También puedes copiar el texto delimitado de un documento de procesamiento de textos o de otro documento hacia una hoja de Excel, luego separar el texto copiado en columnas.

Por lo general, debes especificar en primer lugar si el archivo de texto es delimitado o de un ancho fijo. Delimitado significa que los datos del archivo son separados por un carácter especial, generalmente una coma o una tabulación. Los archivos de ancho fijo no tienen separadores, sino solamente espacios que procuran que cada campo comience siempre en el mismo número de columna. El asistente generalmente muestra una vista previa del archivo, lo que permite determinar la mejor elección.



Truco

Algunos indicios permiten diferenciar visualmente ambos tipos. Si los campos de cada línea del archivo son aglutinados sin ningún espacio entre ellos, el archivo es probablemente delimitado. Si los campos son bien alineados en la vista previa, se trata de un archivo de ancho fijo.


Si has escogido Delimitados, debes especificar el carácter de delimitación o separador. Puede svero claramente en la vista previa. Las tabulaciones se parecen a menudo a pequeños cuadros. Si ves los datos alineados en cada línea de texto es porque el contenido del archivo es delimitado con tabulaciones. Si el carácter de delimitación no figura entre las elecciones propuestas, escoge la otra opción Ancho fijo. Verás en la vista previa los datos actualizarse automáticamente:



Si has escogido Ancho fijo, debes indicar donde comienza cada columna. El asistente para importar texto puede haber recibido en efecto un límite de columna errónea o haber carecido de algunas. Puedes añadir, suprimir o desplazar los límites de columnas haciendo clic sobre ella y arrástrala en la ventana Vista previa de datos:


Debes luego verificar o confirmar el tipo de datos de cada columna: general, texto, fecha, enumeración, etc. Los tipos identificados por defecto son generalmente perfeccionados, salvo situaciones específicas. No te queda más que hacer clic en Finalizar (Excel) o en OK (Calc) para terminar la importación del texto:


Si importas regularmente el mismo archivo en Excel, define una búsqueda de base de datos para el archivo de texto. En el menú Datos selecciona Obtener datos externos > Importar el archivo de texto, luego selecciona el archivo que hay que importar. El Asistente para importar texto se inicia, como si hubieras empleado Archivo > Abrir.

Una vez que la importación esté terminada, podrás en cualquier momento hacer clic en cualquiera en los datos con la ayuda del botón derecho del ratón y escoger Actualizar los datos, o hacer clic en el botón Actualizar los datos en la barra de herramientas Datos externos. Esto activará inmediatamente la operación de importación.

Excel ofrece además al Asistente de Conversión, que aplica la potencia del Asistente para importar texto en los datos presentes en la hoja de cálculo. Es útil cuando pegas datos manualmente a partir de un archivo de texto por ejemplo o si recuperas campos largos de texto en una base de datos, que prefieres repartir en columnas separadas.

Selecciona las celdas concernidas, luego escoge Datos > Convertir, para iniciar al asistente. Si una columna no contiene otros datos que hay que repartir, selecciónela íntegramente, es más rápido y sin consecuencias. Todos los pasos a continuación son exactamente idénticos al empleo tradicional del Asistente para importar texto.

Atención: mala importación de fechas con un archivo CSV

Si has importado un archivo CSV que contiene una columna de fechas. Estas últimas son mal alineadas: por ejemplo, unas veces a la derecha, y otras a la izquierda. Consideremos el fichero CSV siguiente:

02/07/2005, machin
04/07/2005, bidule
17/07/2005, bleurp
01/07/2005, chouette

Ábrelo con Excel y observa el resultado. Resulta extraño ya que las fechas son bien alineadas, salvo uno, que se encuentra a la izquierda. Además, las fechas han sido cambiadas. Lo que era 02/07/2005 se transformó en 07/02/2005, salvo la fecha alineada a la izquierda. La razón es que es frecuente que en una hoja de cálculo se espere encontrar fechas en el formato inglés (mes / día / año) mientras que el formato español es invertido (día/ mes / año). Para encontrar fechas bien alineadas y sobre todo coherentes, deberás modificar tu fichero CSV. En este caso, el archivo debería ser:

07/02/2005, machin
07/04/2005, bidule
07/17/2005, bleurp
07/01/2005, chouette


Recuperar datos en la Web

Es a menudo posible acceder a datos contenidos en una página web. Excel y Calc lo permiten aunque de modo sensiblemente diferente.

Excel es dotado desde la versión Office 2000 de una función nueva Desde web, capaz de ir a una página web, leer el contenido y trasladar las informaciones al Excel. Si consultas frecuentemente ciertas páginas web, es el mejor medio para poder manipular estas informaciones con Excel.

Crea una nueva consulta web seleccionando en el menú Datos > Obtener datos externos > Desde web.

Debes entrar luego a la dirección web (URL) de la página que hay que analizar. Puedes escribirla directamente si sabes su URL o puedes buscarla con el navegador web.

Puede ser necesario llenar un formulario web que especifica el tipo de informaciones requeridas (el procedimiento difiere de un sitio a otro). Después de haber importado esta página, vuelve a Excel. La dirección de la página web aparece en la zona de dirección del cuadro de diálogo Nueva consulta web:


Decide ahora si Excel debe recuperar todas las informaciones de esta página (lo que dejará bastante texto que ordenar), o solo las tablas de la página o una tabla en particular. Puedes identificar la tabla por su nombre, si es nombrado en el código fuente HTML de esta página, lo que es raro, o por un número. En este caso, es por algunas pruebas y errores que descubrirás que la tabla deseada es, por ejemplo, la cuarta de la página.

Puedes también escoger importar los datos como texto en formato RTF. Presiona Insertar cuando estés dispuesto a comenzar la importación. Verás un pequeño globo girar sobre sí mismo en la barra de estado de Excel mientras que las informaciones son recuperadas, luego los datos aparecerán en la pantalla, listos para ser usados.


Puedes actualizar los datos haciendo clic en cualquier parte de la tabla con el botón derecho del ratón y escogiendo Actualizar o utilizando el botón Actualizar de la barra de herramientas externas. Podrás entonces configurar la consulta web con el fin de que se actualice durante un intervalo del tiempo dado o al abrir la hoja de cálculo.


Consulta también :
El documento «Cómo abrir un archivo en Excel» de CCM (es.ccm.net) se encuentra disponible bajo una licencia Creative Commons. Puedes copiarlo o modificarlo siempre y cuando respetes las condiciones de dicha licencia y des crédito a CCM.