Azendoo: herramienta de gestión de proyectos colaborativos

Diciembre 2016


Azendoo, plataforma de trabajo colaborativo, se suma a las soluciones online dedicados a la gestión de proyectos en equipo como Basecamp, Lighthouse, Creativre PRO, Yammer, entre otros.

Azendoo utiliza una interfaz que se inspira en el funcionamiento de las redes sociales. Esta herramienta en SaaS, destinado a las micro y pequeñas empresas, intenta simplificar la planificación de los proyectos, el compartimiento de documentos y la sincronización en equipo para un seguimiento más eficaz de las tareas y un acceso más fluido a las informaciones pertinentes para los colaboradores.

Jean-Benoît Perello, director general del Groupe Evolution, holding que reagrupaba la agencia Inoxia, especializada en la comunicación "responsable", y SAS Darwin-Bastide, especializada en la gestión de proyectos inmobiliarios eco-responsables, tuvo la oportunidad de someter a un test a Azendoo con sus colaboradores en el Grupo Evolution. Nos cuenta su experiencia sobre los recursos de esta herramienta para la gestión de proyectos en equipo.



CCM - ¿Cuáles son las necesidades de Groupe Evolution en materia de gestión de proyectos?

Jean-Benoît Perello - Administramos numerosos proyectos teniendo en cuenta las múltiples actividades de la holding. Además de sus actividades propias, Groupe Evolution presta asistencia a sus filiales en dominios como la contabilidad, las finanzas, los aspectos estratégicos, etc.

Somos un equipo pequeño compuesto de 9 colaboradores, pero administramos una multitud de proyectos de diferente naturaleza y necesitamos ordenar todas estas actividades. Hubo un tiempo donde ciertos proyectos tendían a superponerse y perdíamos en eficacia. Teníamos dos objetivos: compartir mejor los recursos a nuestra disposición para la gestión de nuestras actividades y compartir un nivel uniforme de informaciones entre los colaboradores para un mejor seguimiento de las tareas de cada uno.



CCM - ¿Dónde interviene la utilización de Azendoo? ¿En qué esta herramienta colaborativa simplifica su trabajo en equipo?

Jean-Benoît Perello - Antes de optar por Azendoo, habíamos creado un espacio social privado en Facebook. Éste nos permite comunicar y reemplazar los mails fuera de un contexto de trabajo, este espacio responde bien a nuestras necesidades de comunicación extraprofesional.

Pero esta solución no cubre las necesidades de compartimiento de recursos en la gestión de proyectos. En este contexto, tuvimos la oportunidad de someter a un test a Azendoo en nuestro grupo limitado de 9 personas en Groupe Evolution, para responder a esta expectativa específica.



CCM - ¿Para qué tipo de proyectos?

Jean-Benoît Perello - Diversos proyectos enlazados con la actividad de nuestras filiales, como el control de ciertas tareas administrativas, la paga por ejemplo. Sobre este punto, Azendoo me permite por ejemplo comunicarme de manera fluida con el servicio de contabilidad.

También nos sirve para otro tipo de actividades como compartir recursos e intercambiar impresiones sobre diferentes temas: comercialización de las oficinas, posibles clientes, firmas de arrendamientos, que necesitan varias acciones y tareas coordinadas.



CCM - ¿Qué es lo que distingue a Azendoo de otras herramientas de gestión de proyecto?

Jean-Benoît Perello - De hecho, lo que distingue a Azendoo es que va un poco más lejos que sólo la gestión de proyectos ya que responde a otras necesidades, como el compartimiento de documentos y de informaciones.

No conozco todas las herramientas de gestión de proyecto, pero la gran ventaja de esta herramienta es su aspecto relacional. Antes, en Groupe Evolution, cada uno administraba las tareas por separado. En cambio, Azendoo mutualiza este proceso, permitiendo intercambiar y compartir tareas en tiempo real. La herramienta también permite administrar los derechos de acceso, para restringir el acceso a los documentos o la visibilidad de los intercambios a ciertos colaboradores y no a otros.



CCM - ¿Podría describir el funcionamiento de Azendoo?

Jean-Benoît Perello - En primer lugar, hay que crear un proyecto, luego asociar a este proyecto las personas concernidas determinando los derechos de acceso a ciertos colaboradores o permitiendo la disponibilidad para todos.

La primera función concierne al intercambio rápido de informaciones entre colaboradores mediante un espacio de comunicación, donde es posible escribir comentarios o subir archivos, un poco a manera de Facebook. Este espacio permite seguir el historial de un proyecto.

El segundo elemento importante es la creación de tareas, ya sea para uno mismo o para un colaborador. Además, uno se mantiene informado en tiempo real sobre su cumplimiento. La ventaja sobre la gestión de las tareas es el sistema de doble entrada, con una fecha límite destinada a la realización de una tarea y la posibilidad para el colaborador de cambiar esta fecha antes del vencimiento para que pueda organizarse en caso de imprevistos.

Azendoo también ofrece un sistema de notificación por mails para un mejor seguimiento de las informaciones y los recursos compartidos por los colaboradores.



CCM - ¿Cómo se realiza el control y la adopción de esta herramienta en los equipos?

Jean-Benoît Perello - Hacen falta elementos para acelerar la adopción de esta herramienta. Ciertos participantes son más proactivos que otros sobre este plan. El control y la adopción son progresivos y opera a medida que los usuarios se dan cuenta del beneficio y la practicidad de esta solución. La dificultad es perder el reflejo de usar el correo electrónico para asegurar el seguimiento de tareas y el compartimiento de informaciones.



CCM - ¿A qué tipos de profesionales conviene más esta herramienta?

Jean-Benoît Perello - Esta herramienta no conviene más o está hecho destinado a un perfil de usuario o un sector preciso de actividades específico; se trata más de una nueva manera de trabajar. Todos los profesionales o particulares, que utiliza los correos electrónicos para el control y el compartimiento de informaciones entre colaboradores, pueden encontrar un beneficio y una utilidad práctica en usar esta herramienta. Es posible adaptarla a sus necesidades, incluso fuera de la gestión de proyectos.

Sin embargo, un freno a la utilización de Azendoo es la ausencia de una aplicación iPhone para esta herramienta. Pero una aplicación de Azendoopara iPhone debería estar disponible pronto.

Azendoo

  • Solución colaborativa online para la gestión y el seguimiento de tareas, el compartimiento de informaciones y la sincronización de proyectos.
  • Su público objetivo son las micro y pequeñas empresas (de 10 usuarios a 100 usuarios y más).

Sitio Web de Azendoo



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