Administrar los reportes de gastos con Concur

Diciembre 2016


A partir de un cierto número de empleados, cuando las empresas están en pleno auge, la gestión administrativa se vuelve a menudo un dolor de cabeza. Los reportes de gastos se extravían, cada empleado tiende a administrarlos de otro modo durante sus horarios de trabajo. Una pequeña tarea que puede al final tomar mucho tiempo.

Charlie Richey, responsable de marketing Europa en Salesforce France, nos cuenta su experiencia al utilizar la solución de gestión de gastos y de desplazamientos profesionales Concur. Un verdadero plus cuando la empresa está en auge y cuando se multiplica los desplazamientos profesionales de sus trabajadores. Una solución que simplifica las actividades diarias del usuario.

Transportes, taxis, hotel, tintorería, comidas de negocios... Los reportes de gastos rápidamente pueden acumularse y hacer perder dinero a la empresa si éstos no son administrados de una manera correcta.

A menudo dejamos el servicio de contabilidad para al final con los reportes de gastos de cada uno, en una unidad de tiempo extensible que a menudo involucra la pérdida de informaciones esenciales para una buena gestión.

Existen soluciones electrónicas y programas libres de derecho de autor, pero a menudo difíciles de utilizar y demasiado simplistas (hay que llenar muchos campos, ciertas opciones faltan como la integración de las políticas de gastos o la gestión de flujo de trabajo) y este género de solución posiblemente no es quizás lo suficiente continuo para que una empresa pueda basar todos sus reportes de gastos.

Concur es una solución que automatiza todas las reservas de los viajes y la gestión de los reportes de gastos.

Antes de trabajar en el área de marketing en Salesforce Europa, Charlie Richey trabajó en Instranet en el área de marketing de negocios de desarrollo.



CCM - ¿Podría presentar a Salesforce en algunas palabras?

Charlie Richey: - Salesforce es líder del cloud computing, ponemos a disposición de las empresas de todo tamaño una herramienta democrática de deportación de datos informáticos en servidores distantes. Es válido para todas las empresas, cualquiera que sea el tamaño de su infraestructura.



CCM - ¿Desde cuándo Salesforce utiliza los servicios de Concur?

C.R. - No tengo bastante tiempo trabajando en Salesforce para decirlo, pero lo que sé, es que Concur forma parte del ecosistema de Salesforce casi desde el principio.

Salesforce conoció dos fases; una primera fase de "nube computacional" y la segunda fase en la cual nos encontramos actualmente, la de las "empresas sociales y colaborativas". Concur estaba ya presente en la primera fase y formaba parte de la comunidad cloud o nube desde el principio. Son dos empresas pioneras de la nube, quienes tienen el mismo ADN. Por lo tanto, era lógico que se encuentren y trabajen juntos.



CCM - ¿Por qué decidió utilizar Concur? ¿Cuáles eran las necesidades de la empresa en aquel momento?

C.R. - La elección de utilizar Concur naturalmente se impuso. Al principio, como todas las empresas, Salesforce era una pequeña empresa. Luego rápidamente hubo un aumento de la producción, del número de clientes y de trabajadores. La optimización de la gestión de los desplazamientos profesionales y de los reportes de gastos se requería de urgencia. Necesitábamos racionalizar la gestión de los costos y del tiempo.



CCM - ¿Cómo la empresa administraba sus desplazamientos y gastos antes?

C.R. - No lo sé, pero donde trabajaba antes, dábamos todas las facturas y los justificantes a la recepción, a veces con errores, olvidos, y cuando esto sucedía, era muy complicado de rectificar las operaciones.

Era un problema, porque el dinero personal que prestaba o el de la empresa podían perderse para siempre. Con Concur todo es automatizado y trazado. Además, si se utilizaba una hoja de cálculo Excel, había que hacer todo solo y los riesgos de errores eran grandes y no había uniformidad entre todos los diferentes colaboradores. El servicio de contabilidad fue obligado a uniformar todo y fue complicado.



CCM - ¿Qué aporta este servicio a la empresa?

C.R. - Es un verdadero ahorro de tiempo para cada usuario pero también para los equipos contables y financieros. El hecho de tener una herramienta que administra todos los reportes de gastos representa un control de los gastos y una comodidad inestimable para la empresa.

Además, el hecho de que Concur combine en una misma solución la reserva online y la herramienta de gestión de los gastos, es una verdadera fuente de eficacia y de sencillez para los colaboradores que se desplazan a otros lugares.



CCM - ¿Qué aprecia más de este servicio?

C.R. - Podemos utilizarlo desde cualquier lugar, todos los trabajadores y todos los departamentos (finanzas, contabilidad) están relacionados y sincronizados. Hay varias opciones para la movilidad (Iphone, Blackberry) y esto me gusta mucho. Basta con fotografiar la factura con su teléfono y cargarla en la aplicación Concur. No estamos obligados a conservar todos los justificantes en la billetera.

Con Concur, esto es sencillo y los riesgos de pérdidas de justificantes o de olvidos de gastos son muy limitados.



CCM - ¿En cuál momento aconseja utilizar este servicio?

C.R. - Aprovecho a menudo mis desplazamientos cuando estoy en el tren, en el aeropuerto o en la ciudad para utilizar Concur. Detesto volver a la oficina y perder un día de trabajo para tratar las facturas. Con Concur, todo es administrado durante el desplazamiento profesional, no hay pérdida de tiempo.



CCM - ¿A qué tipo de empresa este género de servicio está destinado?

C.R. - Esta solución está destinada a las pequeñas empresas que quieren desarrollarse. Es importante tener en cuenta la limitación de tiempo para tratar rápidamente la gestión de desplazamientos y de los reportes de gastos. Puede volverse un problema administrar los reportes de gastos conforme la empresa vaya creciendo ya que puede dificultarse sin una herramienta especializada. Concur es la solución ideal para tratar estos reportes de gastos.



CCM - ¿Qué es lo que según su opinión falta a la solución?

C.R.: - Por el momento, sólo las tarjetas bancarias corporativas son reconocidas. En cada utilización, los gastos con una tarjeta corporativa automáticamente son registrados por Concur, no hay necesidad de aportar los justificantes de los gastos, ni de una operación manual. No sería malo extender el reconocimiento de ciertas tarjetas de crédito privadas.


Sitio web de Concur




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