Organizar una reunión con Doodle

Octubre 2017


Reunir a varios interlocutores en la misma sala de reuniones a una fecha que conviene a todos, sin pasar por intercambios interminables de emails, es la especialidad de Doodle. Este servicio online de planificación de reuniones permite crear un sondeo para definir rápidamente una hora de una reunión que conviene a todos los participantes.

Solución viral por excelencia, Doodle se transmitió de usuarios a usuarios y se volvió actualmente, una herramienta universal de reuniones. Gaëlle Recourcé, Directora científica y cofundadora de Kwaga, forma parte de más de los 10 millones de usuarios Doodle cada mes.



Comment ça marche - ¿Cómo conoció el servicio Doodle?

Gaëlle Recourcé - Recibí un día una invitación para responder a un sondeo Doodle. Después, no volví a usar otra herramienta para fijar las fechas de reuniones. La necesidad es simple, organizar una reunión con varios participantes. Doodle responde de manera simple a eso.



CCM - ¿En cuál contexto lo utiliza?

GR - Mi trabajo me hace organizar proyectos innovadores de investigación y desarrollo, en colaboración con varios socios y equipos externos a la empresa. Estos son científicos de universidades, industriales, diseminados entre París, otras regiones de Francia y el extranjero.

Para realizar avances en los proyectos, necesito que todas estas personas se reúnan en el mismo lugar a una misma fecha. Doodle naturalmente fue eficaz para esta tarea.



CCM - ¿Cómo procede para planificar una reunión?

GR - Me conecto a Doodle.com y creo un nuevo sondeo, precisando el objetivo de la reunión, el lugar, los puntos a tratar, mi nombre y mi correo electrónico. En la etapa siguiente, propongo fechas, luego una lista de horarios.

La herramienta me ofrece refinar el sondeo con parámetros facultativos:
  • Permitirles a los participantes responder por "solamente de ser necesario" en uno de los horarios.
  • Hacer confidenciales las respuestas.
  • Forzar a los participantes a la elección de una fecha única.
  • Cerrar el sondeo cuando se llega al máximo número de usuarios.


Obtengo entonces un enlace que puedo enviar por email y compartir en Facebook y Twitter. Un segundo enlace me permite acceder a la administración del sondeo, para cambiarlo, cerrarlo o borrarlo.

Los participantes a quienes envié un email tienen que hacer un sólo clic en el enlace presente en el email y seleccionar una o varias fechas para las cuales están disponibles. Cuando todos los participantes eligieron, las fechas comunes de disponibilidad vuelven a salir de modo claro en los resultados del sondeo.



CCM - ¿Cuáles características de la herramienta prefiere más?

GR- Aprecio la simplicidad de utilización, muy espontánea, que no necesita ninguna formación o familiarización.

Otro punto fuerte de la herramienta es que no es necesario inscribirse, ya sea para crear un sondeo o participar de éste. Sin embargo, hay la posibilidad de crearse una cuenta, gratuitamente, para acceder a preferencias y registrar sus datos. Registrándose, ya no es necesario identificarse en cada utilización.



CCM - ¿Sometió a un test otras soluciones antes?

GR - Antes organizaba reuniones por intercambios de emails. Pero surgían problemas como que ciertos destinatarios responden a sólo a una parte de los destinatarios, otros cambian de opinión o simplemente lo anulan. La organización por emails es fastidiosa.

Cuando se trata de crear una reunión en una estructura, existen herramientas como el compartimiento de calendario por ejemplo. Pero para reuniones con colaboradores externos, Doodle es para mí la sola solución más adaptada.



CCM - ¿Según su opinión, cuáles funcionalidades faltan a la herramienta? ¿Cuáles mejoras desearía ver integrar?

GR - Habría que aclarar el procedimiento para volver sobre las preferencias o las fechas seleccionadas. Son funcionalidades que me parecían poco claras en el momento de las primeras utilizaciones.

Sería interesante poder advertir a los participantes en caso de anulación del sondeo o de las nuevas propuestas de fechas. Pero estos mejoramientos obligarían a los participantes a inscribirse o por lo menos a informar su correo electrónico, suprimiendo así el anonimato total, que confiere a la herramienta su interés.



CCM - ¿A qué tipo de empresa recomendaría esta herramienta?

GR - Se la recomendaría a todas, yo trabajo a la vez con científicos de universidades, grandes y pequeñas empresas de toda Francia. Se adaptará particularmente muy bien a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Su gratuidad y el ahorro de tiempo que representa asegura a la empresa que lo utiliza una reactividad y una ganancia de productividad.


Sitio web de Doodle


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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 7 de septiembre de 2012 a las 20:48 por Carlos-vialfa.
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