Guardar y encontrar fácilmente sus documentos online con Xambox

Junio 2017


Como para otros dominios prácticos que acuden al cloud computing, la gestión documental en las empresas se desplaza actualmente hacia la Web. Varias ofertas SaaS permiten desmaterializar la gestión de ciertos aspectos administrativos, como es el caso por ejemplo de la facturación.

Xambox, solución de organización automática de documentos online desarrollada por Xamance, forma parte de estas nuevas ofertas que simplifica la gestión de las tareas administrativas a los profesionales o a las pequeñas y medianas empresas.

Thierry Lavat, creador de ol-optic.com, sitio web de venta de material óptico, de observación y de medida, utiliza Xambox para la gestión de sus facturas y las listas de envíos de sus proveedores.

Una solución de almacenamiento automático que le permite particularmente digitalizar y guardar sus documentos en grandes cantidades, luego encontrarlos en un espacio de almacenamiento organizado. Thierry Lavat nos cuenta su experiencia sobre la utilización de este servicio.



CCM - ¿Podría presentarse brevemente, así como a su tienda online ol-optic.com?

Thierry Lavat - Yo tengo 32 años y 3 pasiones: la óptica, la fotografía y la Web. Pues decidí reunir estas 3 pasiones en una sola empresa, Ol'Optic. Óptico de formación, creé mi tienda de óptica en Toulouse en 2004. Luego muy rápidamente, abrí mi sitio web de venta de material de óptica, de observación y de medida (www.ol-optic.com), luego en 2009 abrí mi estudio y laboratorio fotográfico. Una rúbrica de edición online va pronto a aparecer en ol-optic.com.



CCM - ¿Cuál fórmula de Xambox utiliza?

TL - Utilizo la fórmula Business a 35,95 € al mes. Escogí esta fórmula desde el principio.



CCM - ¿En cuál contexto utiliza esta solución de gestión documental?

TL - Cuando se crea un sitio web de comercio electrónico, verdaderamente no realizamos todo el trabajo de clasificación de documentos que estamos obligados a hacer. Para nuestro sitio web www.ol-optic.com, la gestión de las facturas y de las notas de entrega era un verdadero problema, porque debíamos reunir las notas de entregas de nuestros proveedores con las facturas correspondientes de nuestros proveedores y de nuestra central de compras, por lo que se tenía que clasificar 3 documentos juntos. Cuando se tiene más de 500 facturas al mes, la organización es obligatoria.

Gracias a Xambox la clasificación ya no es necesaria. Digitalizamos el conjunto de los documentos. Luego podemos acceder al conjunto de los documentos online. En nuestro caso, al escribir un número de orden de un proveedor nos permite encontrar a los pocos segundos la orden de pedidos, facturas, etc.

Además, si se necesita el documento, la solución Xambox nos señala en cual carpeta buscar así como su posicionamiento en la carpeta.

Podemos a la vez guardar las facturas enviadas por correo electrónico así como las facturas en papel.



CCM - ¿Probó ofertas alternativas a Xambox? ¿Si es sí, por qué se inclinó por esta solución?

TL - Al principio hice investigaciones sobre el almacenamiento de documentos pero las soluciones propuestas eran costosas y había que enviar los documentos para digitalizarlas. La solución Xambox permite digitalizar desde su casa, encontrar documentos online pero también saber donde está clasificado físicamente este documento.



CCM - ¿Cuáles son las ventajas prácticas de Xambox y cómo se realiza concretamente el control de esta solución?

TL - Desde la última actualización, la interfaz Xambox es muy clara y muy simple de utilizar.

Puede utilizar su correo electrónico para enviar un archivo adjunto para archivar, cargar un archivo (pdf, documento word, foto), o digitalizar con su escáner un documento desde cualquier lugar y con cualquier ordenador.

Además, Xambox nos permite transferir fácilmente un documento a un cliente sin un archivo adjunto voluminoso.



CCM - ¿Según su experiencia, a cuáles tipos de empresas esta solución está mejor adaptada?

TL - Una de las ventajas de de Xambox es poder llegar a todas las empresas (pequeñas, medianas o grandes) pero también a los profesionales. Utilizo a Xambox a título personal para digitalizar y clasificar todos mis documentos importantes como facturas, seguros, hojas de impuesto, etc.

Xambox

  • Solución de almacenamiento automático
  • Editor: Xamance
  • 4 fórmulas: gratuita (2 000 páginas almacenadas), Home (4,90 € al mes), Profesional (17,95 € al mes) y Business (35,95 € al mes).

Sitio web de Xambox


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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 31 de agosto de 2012 a las 20:37 por Carlos-vialfa.
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