Mejorar la gestión del tiempo de trabajo con una solución adaptable

Diciembre 2016


¿Cómo organizar eficazmente el horario de su equipo de trabajo e implementar un workflow eficiente? Numerosas soluciones de automatización existen actualmente para lograr esta tarea, que puede ser un verdadero dolor de cabezas para el área de recursos humanos.

Para resolver este problema Audencia Group, que reagrupa tres establecimientos de enseñanza superior en Nantes, adoptó a Kelio Optima del editor Bodet Software, con el fin de optimizar y mejor planificar la gestión de los tiempos de su personal.

Delphine Lambert, directora de recursos humanos del grupo Audencia, nos cuenta su experiencia sobre la implementación y la utilización de esta solución.



CCM - ¿En cuál contexto Audencia decidió adoptar Kelio Optima?

Delphine Lambert - En enero de 2008, Audencia Nantes firmó un acuerdo colectivo de empresa, con los representantes del personal. Éste pretendía introducir horarios variables y revisar el acuerdo de las horas semanales de trabajo. Los trabajadores podían llegar entre las 07h 50 y las 09h 00 por la mañana, tomar una o dos horas de pausa almorzar e irse entre las 4 y 15 de la tarde y las 6 de la tarde. En aquella época, declaraban su tiempo de trabajo mediante un panel de control, lo que provocaba un seguimiento y una gestión de los tiempos manuales poco fiables.

La elección de la solución Kelio se produjo por dos razones; queríamos en primer lugar modernizar, asegurar y dar fluidez a la gestión del tiempo de trabajo y de los permisos de los trabajadores. Lo que implica pasar de un circuito de papel a la implementación de un workflow. La adopción de esta solución también pretendía acompañar la evolución de la estructura y el crecimiento de los efectivos.


CCM - ¿Cuáles son las principales ventajas de Kelio Optima?

DL - Existen varias ventajas, podemos citar particularmente: la seguridad de los datos, la trazabilidad, la responsabilidad, la autonomía de los usuarios, la planificación para los responsables de equipo y la adaptabilidad a las evoluciones de la organización.



CCM - ¿Cómo se desarrolló la aplicación técnica de esta herramienta?

DL - La aplicación técnica fue difícil. Necesitamos 6 meses para la implementación y la formación de los trabajadores.

Podemos decir que la adaptación de los trabajadores, a pesar de la posibilidad de un control constante de las horas de trabajo mediante la herramienta, fue rápida y positiva ya que fue terminada al término de los 6 meses, mientras que otros sistemas requieren un año de familiarización.



CCM - ¿Cuáles son las particularidades ergonómicas de esta herramienta y cómo se realizó el control a nivel de los equipos formados por recursos humanos?

DL - La ergonomía y las interfaces son muy buenas y permiten un control rápido si se trabaja de manera regular.

La dificultad puede provenir de diferentes manipulaciones que hay que operar para ciertas creaciones o cambios.



CCM - ¿Cuáles son las ganancias observadas desde la puesta en ejecución de esta herramienta en sus establecimientos?

DL - Estas ganancias son difíciles de evaluar porque la herramienta acompañó el crecimiento del personal por 5 años. Debe ser superior al 50 %. Su implementación rápida nos permitió anticipar sobre todo esta evolución y dotarnos de una herramienta adaptable a los cambios.

Sitio web de Bodet-software




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