Administrar su buzón de correos como un espacio de almacenamiento inteligente

Julio 2017


¿Cómo encontrar rápidamente información de su cliente en su buzón de correos? Teniendo en cuenta que el volumen de datos que se acumulan es grande, administrar sus contactos o encontrar datos o contenidos (por ejemplo: archivos adjuntos) son tareas que requieren cada vez más tiempo. Para paliar esta dificultad, Xobni, un startup de California ofrece un gestor de contactos integrable con Outlook y BlackBerry, que se basa en una herramienta de selección e indexación inteligente de informaciones.

Disponible en versiones gratuita y profesional, Xobni permite a los usuarios acceder más rápidamente a las informaciones que les interesan en su espacio de almacenamiento de correos electrónicos y aumentar de esta manera la productividad.

François-Xavier Chabrol, asesor principal en gestión de proyectos para el Grupo Degetel (empresa consultora y de integración dedicada a las nuevas tecnologías utiliza Xobni Pro para optimizar el funcionamiento de su buzón de correos), nos cuenta su experiencia sobre las funcionalidades y las ventajas prácticas de esta herramienta.



CCM - ¿Qué fue lo que le hizo adoptar una solución de gestión de emails y contactos, con relación a las herramientas estándares propuestas por un correo electrónico?

François-Xavier Chabrol - Como asesor de grandes empresas de telecomunicaciones recibo en promedio 75 emails al día y envío en promedio unos treinta. Estos emails contienen a menudo archivos adjuntos y Outlook hace rápidamente uso de espacio de almacenamiento. Aunque es una herramienta formidable acoplada a Exchange para la empresa, una utilización asidua mostrará su punto débil en términos de búsqueda de contenidos recibidos. No ha sido concebido para este uso.

La gran mayoría de los usuarios, de quienes formo parte, pasa mucho tiempo en archivar sus emails con el fin de poder conservar los más importantes y encontrarlos. Este tiempo empleado en clasificar los emails no es forzosamente ganado para encontrarlos cuando estos son demasiado numerosos.



CCM - ¿Cuáles son las aplicaciones y los beneficios concretos aportados por Xobni Pro?

F-X.C - Xobni Pro ofrece la indexación automática de los emails en varios archivos ".pst", lo que permite ahorrar muchísimo tiempo. Se vuelve posible administrar razonablemente su buzón de correos como un espacio de almacenamiento inteligente.

Los emails se vuelven extremadamente fáciles de encontrar y ya no es necesario archivar por separado los archivos adjuntos. Haciendo una búsqueda específica por palabras y contactos, es posible abrir el mismo archivo adjunto correspondiente o bien el email que da las explicaciones al archivo. Es un aumento de productividad notable.

Además, las herramientas de indexación, de contactos y de reuniones permiten una nueva utilización de la mensajería, proponiendo de manera intuitiva a las personas añadir una copia o participantes a una reunión. Entonces es posible para un email o para un evento dado delimitar a las personas que deberán recibirlo o que serán invitadas.

Además, veo a mi alrededor que esta necesidad es real, cuando empiezo una misión utilizando Xobni, mis clientes quieren a menudo saber más sobre eso y no es raro que los encuentre luego con Xobni instalado.



CCM - ¿Xobni ofrece enlaces hacia las aplicaciones de terceros (Sharepoint, Salesforce). ¿También utiliza estas aplicaciones? ¿Si es sí, qué aportan?

F-X.C - Por supuesto. Las empresas, por razones evidentes de seguridad, no desean enviar sus documentos por emails. En este espíritu, la utilización de la solución Sharepoint o de repertorios compartidos con acceso limitado es cada vez más común.

En este aspecto Xobni innova separando los enlaces colocados en los emails de su contenido e indexándolos como un archivo adjunto. La búsqueda es la misma que la búsqueda de un archivo común.



CCM - ¿Cómo es el manejo de la solución al nivel de los usuarios?

F-X.C - El manejo es bastante intuitivo y a mi juicio progresivo. Seremos asombrados por funciones simpáticas como la agregación de los contactos a las redes sociales más utilizadas. Por ejemplo, selecciono un mensaje y veo directamente la ficha del autor en LinkedIn.

Nos interesaremos luego en el corazón de Xobni pro, es decir la búsqueda de emails, los contenidos, los contactos, las reuniones. Además, Xobni tiene pequeños gadgets que son muy divertidos. Podremos consultar estadísticas de la utilización de la mensajería (¿cuántos emails al día? ¿Cuáles son mis principales contactos?)



CCM - ¿Cuál es la relación inversión-beneficio de esta solución en una actividad como la suya?

F-X.C - Xobni es ofrecido en una versión gratuita. Las funcionalidades de esta solución permiten controlar la herramienta y sacar provecho para indexar sus emails, es decir encontrar fácilmente la información deseada.

Luego, para una utilización más sofisticada y trabajosa (con un grueso volumen de emails) la solución Pro naturalmente se impone y su precio razonable con relación a la ganancia obtenida lo hace accesible a la empresa. En resumen, Xobni permite comodidad personal para el usuario y grandes ganancias de productividad en perspectiva.



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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 20 de julio de 2012 a las 20:18 por Carlos-vialfa.
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