Externalizar y automatizar el envío de las facturas

Julio 2017


Para externalizar el envío de sus documentos, Messer France, un especialista de la producción de gases industriales optó en 2007 por una solución del editor de soluciones de desmaterialización Esker. Acoplada al paquete de programas SAP de Messer, la solución cloud "Esker on Demand" es actualmente empleada por el servicio Administración de Ventas de esta empresa para automatizar el envío de cerca de 125 000 correos al año.

Dominique Bonnet, Responsable de la Administración de las Ventas de Messer France, detalla las principales funcionalidades de esta herramienta, sus ventajas y sus aplicaciones prácticas en el seno de su empresa.


CCM - ¿En cuál contexto Messer France decidió adoptar la solución Esker On Demand?
Dominique Bonnet - La adopción de esta solución data del primer trimestre de 2007. Utilizamos el paquete de programas SAP desde 1998, a partir del cual administrábamos manualmente nuestro correo.

Antes de adoptar Esker on Demand, teníamos regularmente diferentes problemas inherentes a la gestión interna de procedimientos de envíos como averías de impresoras y de las máquinas para colocar sellos, roturas de toners, problemas de existencias de sobres, etc. Nuestra impresora también era limitada en términos de capacidad de impresión de documentos y al cabo de tres o cuatro resmillas utilizadas de papel, teníamos que hacer frente a problemas técnicos.

A esto se incorporaban otras dificultades como en el caso del cambio de proveedores, encontrábamos problemas de compatibilidad de gramaje por ejemplo.

Estos diferentes elementos combinados provocaban pérdidas de documentos, con un volumen bastante importante de facturas no expedidas a causa de la ausencia de un sistema de trazabilidad.

Para paliar estos problemas, escogimos a Esker porque este proveedor ofrecía una implementación rápida, una evaluación SAP y un soporte adaptado.



CCM - ¿Qué es lo que cambió desde que externalizó sus impresiones vía Esker On Demand?

DB - Antes, hacía falta dos o tres días para imprimir los documentos. Al nivel de SAP, varios servicios administraban manualmente diferentes procedimientos como la edición de facturas, las facturas a proveedores, facturas a clientes, etc.

Estos procedimientos no aportaban ningún valor añadido a los oficios concernidos. Desde la aplicación de Esker on Demand, la expedición de los documentos es administrada a través de la interfaz FlyDoc (solución de envío de correo simple o certificado, fax, correo electrónico, SMS por Internet, integrada en Esker on Demand).

Una parte de los documentos es expedida en envíos simples y los más importantes mediante envíos certificados.



CCM - ¿Cuáles son las otras ventajas prácticas de esta solución?

Cuando expedimos los documentos a los clientes (facturas, documentos y folletos), el procedimiento es transparente y tenemos una trazabilidad de los envíos. Sabemos quién recibió o quién no recibió los documentos enviados.

Tenemos por ejemplo problemas de tipo dirección equivocada en el momento de los envíos de las facturas. La trazabilidad ofrecida por Esker on Demand nos permite contactar rápidamente a los clientes que no recibieron el correo. Mejoramos a medida nuestra base de datos de los clientes, gracias al retorno rápido de la información.

Entre otras ventajas prácticas, podemos reagrupar en lo sucesivo todas las facturas de un cliente en un solo sobre, lo que no podíamos hacer antes.



CCM - ¿Cuáles son los beneficios al nivel de la gestión de los Recursos Humanos?

DB - El ahorro del tiempo es evidente para cada servicio, el tratamiento automatizado dura aproximadamente dos horas y no necesita modificación o intervención de una persona. Antes, teníamos una persona ocupada a tiempo completo durante cuatro días para esta tarea.


Sitio web de Esker


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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 11 de julio de 2012 a las 19:29 por Carlos-vialfa.
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