Google Apps for Business: más servicios por menor costo

Noviembre 2016


Google Apps for Business, versión desarrollada por el gigante de Mountain View, ofrece numerosas aplicaciones ofimáticas y directamente online: una mensajería, compartimiento de agendas, hoja de cálculo, procesamiento de textos, videochat o incluso la creación de sitios web.

Thierry Martin, Responsable del grupo "Ceva Santé Animale" nos cuenta su experiencia al usar Google Apps for Business y nos explica cómo es la migración hacia tal entorno colaborativo y cuáles son las ventajas en términos de costos en comparación con otras soluciones.



CCM - ¿Cuáles fueron los principales criterios tomados en consideración para adoptar Google Apps en su empresa?

Thierry Martin - Teníamos una arquitectura compleja, difícil de administrar para ciertas aplicaciones. Utilizábamos varios servidores bajo Lotus Notes. Por lo que efectuamos un estudio comparativo con las tres ofertas principales (Microsoft Exchange, Lotus Notes y Google Apps), con el objetivo de adoptar el más eficaz para poder acceder más fácilmente a nuestras mensajerías con un mínimo de impacto en los puestos de trabajo.



CCM - ¿Cómo realizó la migración del antiguo sistema de mensajería en su empresa hacia Google Apps?

TM - La migración fue dirigida desde la sede de Libourne. Fue secuenciada en dos fases a partir de julio de 2009.
La primera consistió en desplazar directamente la parte "agenda y contactos" y la segunda permitió emigrar progresivamente los correos electrónicos de las diferentes cuentas de mensajería. También hubo que administrar las versiones ya existentes de la solución Lotus Notes (V.5 y V.6), así como el período de transición durante el cual ciertos usuarios habían migrado y otros no. Nuestros colaboradores debieron estar disponibles para efectuar tal cambio. También comenzamos a desplegarlas en nuestras filiales.



CCM - ¿Cómo se realizó el control de los diferentes componentes de Google Apps por los colaboradores de CEVA?

TM - Fácilmente sobre los usos básicos: agenda, contactos, mensajería... En Francia, sesiones de capacitación fueron organizadas para descubrir más ampliamente las diferencias del entorno de trabajo de Google Apps. Grupos de 6 a 8 personas fueron formados para talleres de aproximadamente de 2 a 3 horas. Para las filiales donde hay un equipo IT, éste se encargó de la formación y para las filiales donde no las hay, creamos espacios colaborativos en inglés y francés mediante Google Sites.



CCM - Los programas de suite MS Office son más potentes que sus aplicaciones equivalentes en la suite Google Apps en términos de realización, formato, capacidad de cálculo, etc. ¿Hay más posibilidades con MS Office que Google Apps? ¿Acaso esto resultó ser un problema?

TM - Escogimos Google Apps con el objetivo de gozar de un nuevo sistema de mensajería y no forzosamente por explotar el conjunto de las aplicaciones. Google Sites nos permite en cambio compartir numerosas informaciones y favorecer el trabajo colaborativo para todo el grupo. Reflexionamos sobre la oportunidad de desplegarles Google Docs a ciertos usuarios.



CCM - ¿Qué funciones de Google Apps utilizan los colaboradores de CEVA en un contexto móvil (mediante un smartphone)?

TM - El comité de dirección y los directores de filiales eran hasta entonces los únicos en poseer un smartphone.

Teníamos un servidor BlackBerry para algunos terminales. Pasando a utilizar Google Apps, nos liberamos de todo eso. Cualquier colaborador tiene un acceso permanente a diferentes tipos de informaciones gracias a su smartphone de tipo BlackBerry, Android o Iphone. Se trata de un verdadero valor añadido para las personas con dispositivos móviles o quienes trabajan a distancia, tales como los encargados de marketing o los representantes comerciales.



CCM - ¿Pasar a un modelo de servicio en SaaS, esto cambia en qué términos el presupuesto para tecnología informática?

TM - El costo de este tipo de soluciones es un criterio determinante. En cuanto a los costos directos, se tuvo un gran ahorro.

Una licencia Lotus Notes, es decir el servicio de mensajería y el mantenimiento, nos costaba 110 € al año y por usuario, mientras que Google Apps ofrece más servicios por sólo 40 €. Las ganancias cualitativas son más difíciles de medir.

Los gastos de almacenamiento también disminuyeron considerablemente porque ya no tenemos un servidor para cada filial y porque Google asegura para nosotros la salvaguardia de todos los datos.

También optimizamos la gestión y el archivo de los datos en mensajería, sacando provecho de los 25 GB de almacenamiento disponibles online. En materia de seguridad, Google también asegura un plan de recuperación de información.

CEVA

  • CEVA Santé Animale es el noveno grupo farmacéutico veterinario en el mundo.
  • Con sede en Burdeos.
  • CEVA emplea a 2300 personas, posee 28 filiales, dispone de 14 sitios de producción y de 4 centros de investigación y desarrollo.
  • La solución Google Apps for Business fue desplegada en su integridad en marzo de 2010.

Google Apps for Business

  • Suite ofimática lanzada por Google en 2007.
  • Disponible en modo nube.
  • Tarificación en función al tamaño de la empresa.


Sitio web de Google Apps for Business



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