Las herramientas online permiten abaratar costos

Julio 2017


¿Ha escuchado el término Atawad? Es una abreviación de las palabras en inglés "anytime, any where, any device", que significa en cualquier momento, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo. Es un poco el credo de Mopa (Misión de las Oficinas de Turismo de países turísticos de Aquitania). Los empleados de esta asociación pueden seguir trabajando mientras se desplazan gracias a las herramientas online, limitando su inversión en compra de licencias de programas. El objetivo es el pragmatismo de la organización mediante el uso de herramientas colaborativas online.

Jean-Luc Boulin, director de Mopa, nos explica cómo las herramientas y servicios online son utilizados en su asociación.



CCM - ¿Por qué Mopa prefiere utilizar herramientas online en lugar de programas instalados "en los discos duros" de los ordenadores de su empresa?

Jean-Luc Boulin - Somos una organización pequeña, una asociación que emplea a 5 trabajadores. No teníamos los medios de hacer grandes inversiones en programas propietarios, cuyas licencias pueden ser bastante onerosas.

Nos dimos cuenta, que nuestra tasa de desplazamiento era bastante importante en relación a la tasa de presencia a la oficina y como tengo una propensión natural a interesarme por las herramientas de Internet colaborativo, decidimos usar las herramientas online para resolver los problemas a las cuales estuvimos expuestos.



CCM - ¿Quién propone las herramientas que utilizan en sus actividades diarias?

JLB - De modo general, soy yo quien las propone. Pero ahora, mis colaboradores tratan de sorprenderme y me hacen descubrir nuevas herramientas. En Mopa, capacitamos a nuestros colaboradores el uso de las herramientas que utilizamos, organizamos regularmente talleres, hacemos una vigilancia regular sobre las nuevas herramientas.



CCM - ¿A cuáles necesidades responden las herramientas que utilizan?

JLB - Las herramientas que utilizamos cumplen tres funciones: el acceso a los datos, la planificación y la colaboración.

Para el acceso a los datos utilizamos una herramienta como Dropbox, por ejemplo, que permite almacenar documentos online y sincronizarlos con su ordenador. Para la mensajería, utilizamos Gmail.

La segunda gran entidad es la planificación del trabajo y de las reuniones, para esto, utilizamos la agenda Google.

Finalmente, la tercera gran función a la cual las herramientas que utilizamos responden es la colaboración. Esto pasa por la utilización de servicios de mensajerías instantáneas como Google Talk o de voz sobre IP como Skype. También utilizamos herramientas de seguimiento online como Scoop.it o herramientas de mind mapping como MindMeister.



CCM - ¿Los programas que menciona están disponibles en versiones de pago o gratuitas? ¿Utiliza versiones gratuitas o de pago en su organización?

JLB - Efectivamente, soy partidario del modelo de negocios "Freemium" que funciona ofreciendo servicios básicos gratuitos de calidad. Esto depende de los servicios, utilizamos cuentas Premium para ciertos servicios que utilizamos mucho y utilizamos versiones más ligeras y gratuitas para otros servicios que no utilizamos a menudo porque es suficiente para nosotros. Por ejemplo, empezamos a usar Google Apps porque la versión gratuita era suficiente para nosotros.

También utilizamos una decena de servicios de pago. Pero incluso, usando las versiones de pago resulta más barato que los servicios instalados en los discos duros de los ordenadores de la empresa. Por ejemplo, pagar por 50 GB de almacenamiento por un ciento de dólares al año resulta mucho más barato que comprar y asegurar el mantenimiento de un servidor al año.



CCM - ¿En resumen, cuál es su presupuesto asignado a la suscripción de herramientas online?

JLB - Nuestro presupuesto asignado a la suscripción de herramientas online está comprendido entre 800 y 1 000 dólares para todo el personal y por un periodo de un año. Si se hubiera instalado programas en los ordenadores del personal, el costo habría sido mucho más elevado.



CCM - ¿Cuáles son los límites, según usted, de una organización que utiliza herramientas online?

JLB - Esencialmente es la pérdida de los datos y la accesibilidad de los servicios si el usuario se encuentra en las zonas con poca o cero conectividad. Es un riesgo inherente a los servicios de nube.

La otra dificultad, es capacitar a los usuarios en el uso de las herramientas que utilizamos, verdaderamente no es una limitación, sino es una inversión en el tiempo que no se tiene que descuidar. Por ejemplo, si vamos a utilizar Skype para las videoconferencias de grupos, va a hacer falta que se forme a nuestros interlocutores en l funcionamiento de Skype, en la colocación de la webcam, etc.


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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 19 de junio de 2012 a las 20:14 por Carlos-vialfa.
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