Administrar la organización de un evento online

Diciembre 2016


Girls in Tech Paris, red de promoción de carácter mixto de hombres y mujeres en el sector de las nuevas tecnologías, utiliza la plataforma de gestión de eventos Eventbrite para promover sus conferencias y mesas redondas gratuitas y de pago y administrar sus invitaciones online.

Una solución que conjuga especialmente aspectos de marketing (página web dedicada que permite compartir los eventos en las redes sociales), e-ticketing y movilidad (presentación de las entradas o boletos en los terminales móviles).

En el presente artículo explicaremos cómo este tipo de solución ayuda concretamente a los organizadores en la puesta en ejecución de sus eventos. Roxanne Varza, antigua redactora en jefe de Techcrunch Francia y cofundadora de Girls in Tech Paris, comparte su experiencia sobre la utilización de la solución Eventbrite.



CCM - ¿Puede hablarnos sobre usted y presentar la red Girls in Tech Paris?

Roxanne Varza - Fui redactora en jefe de TechCrunch Francia durante un año y medio, cofundé la red Girls in Tech Paris (sucursal francesa de la red Girls in Tech, creada en San Francisco) una red destinada a la promoción de las mujeres que trabajan en el sector de las nuevas tecnologías en Francia. Organizo diferentes eventos (conferencias) en París, colaboro actualmente con varios startups en Londres.



CCM - ¿Cuáles son las necesidades de Girls in Tech Paris en materia de gestión de eventos?

RV - Las necesidades de Girls in Tech Paris son muy numerosas. Por ejemplo, por el momento tenemos una limitación ya que no tenemos patrocinadores para nuestros siguientes eventos, por lo que nosotras mismas las organizamos en su totalidad. Para cada evento, hay que encontrar a participantes, un tema, un lugar, un apoyo logístico, etc. Para promover el evento, utilizamos exclusivamente el marketing online. Utilizamos diferentes plataformas como Facebook, Twitter y obviamente Eventbrite para la gestión y la promoción de nuestros eventos en Francia.



CCM - ¿Qué tipos de eventos organiza en el año para los cuales utiliza la solución Eventbrite?

RV - Realizamos varios tipos de conferencias: miniconferencias por la noche, con mesas redondas y participantes que se turnan. Los eventos reúnen entre 60 y 90 personas en promedio, es mixto.

También organizamos cócteles, así como un gran evento cada año, una noche dedicada a los startups creados por mujeres. Es un evento que atrae en promedio entre 100 y 150 participantes. Este año, ampliamos este evento a escala europea.



CCM - ¿Podría detallar el funcionamiento de Evenbrite como organizador?

RV - Como organizador, Eventbrite permite en primer lugar hacer la promoción de un evento. Permite crear una página web con un logotipo, la fecha y el nombre del evento y un campo descriptivo que permite detallar el evento.

Es posible crear un URL personalizado. Se añaden botones sociales de las principales redes sociales como Twitter, Facebook y Linkedin para permitir a los usuarios e internautas que visitan nuestra página web difundir cada evento.

También permite administrar las inscripciones a los eventos de pago o gratuitos.



CCM - ¿Cómo los usuarios interesados se inscriben para participar en un evento que organiza?

RV - El usuario tiene que sólo llenar algunas informaciones claves. Pedimos su nombre, su email y algunas informaciones básicas. Si el evento es gratuito, le basta a la persona con proporcionar su correo electrónico, luego recibe éste una confirmación.

Si el evento es de pago, le basta con ingresar su nombre de usuario y contraseña Paypal, o pagar con otro medio de pago (Google Checkout, pagos con tarjetas de crédito, etc.).

En Girls In Tech, esencialmente organizamos eventos gratuitos. Pero también organizamos eventos de pago en el pasado. En este caso, Eventbrite envía a cada inscrito un recordatorio algunos días antes del evento y su entrada.

La persona puede imprimirlo para presentarlo en el sitio del evento o simplemente mostrarlo en su teléfono móvil.



CCM - ¿ Cuál es el precio de este servicio?

RV - Es gratuito para eventos gratuitos, pero se paga un precio para eventos de pago. En este caso, 0,75 céntimos del precio de cada entrada, más una comisión del 2,5 %.



CCM - ¿A qué tipos de organizadores este tipo de servicio conviene más, según su experiencia?

RV - Como toda la organización es online, esta solución está destina a las personas que se dirigen evidentemente a los internautas. Realmente no conviene para eventos cuyas necesidades de gestión no se hacen online.

Girls in Tech Paris

  • Rama francesa de la red internacional Girls in Tech fundada en San Francisco en 2007 por Adriana Gascoigne.
  • Lanzada en Francia por por Mounia Rkha y Roxanne Varza.
  • Red destinada a la promoción de las mujeres en el sector de las nuevas tecnologías.
  • Dos tipos de eventos: miniconferencias sobre temas precisos y "Happy Hour de networking".

Eventbrite


Plataforma de creación, de promoción y de gestión de eventos y boletería online.

Sitio web de Eventbrite



Consulta también :
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