Intercambiar correos certificados mediante una mensajería electrónica

Diciembre 2016


Los servicios desmaterializados ofrecen actualmente una respuesta a diferentes necesidades operacionales en la empresa. El almacenamiento de datos en la nube mediante servicios en SaaS se han democratizado.

El intercambio seguro de correos administrativos entre clientes y prestadores de servicio es por supuesto una de las grandes necesidades de la desmaterialización.

LegalBox responde a esta necesidad mediante un servicio online especializado en el envío de correos certificados (con valor jurídico) en internet. Tiene una tarifa ventajosa en relación al envío de correos en papel, este servicio combina una mensajería y una caja fuerte virtual para el archivo de documentos (por ejemplo: facturas, contratos, boletas de pago, presupuestos, solicitud de transferencia bancaria, cartas notariales, notificaciones, reactivaciones contables, etc.).

Bruno Delaunay, Director de PC+Actif, marca de la sociedad DB Conseils (sociedad de auditoría, de consultoría, de análisis y de formación para las empresas y sus trabajadores), utiliza LegalBox para administrar online el envío y el almacenamiento de correos administrativos. Bruno Delaunay comparte su experiencia sobre la utilización de esta herramienta.



CCM - ¿ Cómo se enteró de la herramienta LegalBox?

Bruno Delaunay - Como me intereso en las soluciones de desmaterialización, a título personal pero también en el marco de mi actividad, me informé sobre los servicios de intercambio de documentos electrónicos seguros y con valor de prueba jurídica.

Entablé contacto con LegalBox, me informé sobre sus prestaciones y probé este servicio para mi empresa.



CCM - ¿En qué contexto utiliza esta solución en su empresa?

BD - Utilizo esta solución para el envío de facturas y de contratos a mis clientes. Encontraba especialmente interesante poder evitar los gastos postales, las demoras en los plazos de envío y disponer al mismo tiempo un sistema de almacenamiento de archivos online.

Esta solución me permite, como una caja fuerte electrónica, conservar electrónicamente los documentos, como pruebas legales de depósitos y de envíos.


CCM - ¿Podría describir el funcionamiento de esta herramienta?

BD - Dispone de una interfaz que se parece mucho a una mensajería típica. Esta herramienta ofrece un buzón de recepción y un buzón de envío de correos. Hay una agenda dedicada a los contactos, con la posibilidad de guardar direcciones de contactos en LegalBox.

La ventana en el centro es muy semejante a Outlook, con una lista de mensajes que contiene el nombre del remitente y el objeto del email. Los pequeños símbolos permiten clasificar los correos electrónicos y saber rápidamente si contienen un archivo adjunto, una recomendación, etc.



CCM - ¿Sus clientes aceptan fácilmente la idea de recibir documentos administrativos por correos electrónicos y no por correos en papel?

BD - Los clientes ofrecen poca resistencia, la tasa de aceptación es del 80 % más o menos. Algunos de mis clientes hasta adoptaron la solución para administrar sus propios envíos.



CCM - ¿El cliente no está obligado a suscribirse a la oferta para utilizarla? ¿Ésta corre a cargo solamente del emisor del documento?

BD - El cliente sí puede abrir el archivo que le enviamos, sin embargo, no podrá transmitir o enviar documentos si no se suscribe a LegalBox.



CCM - Cuál es el método de fijación de precios de este servicio?

Todo pasa por un sistema de créditos, cada envío cuesta 0,20 € sin impuestos, se trate de correos clásicos o de correos electrónicos recomendados. Podemos también comprar espacio de almacenamiento, para almacenar los contratos y otros documentos administrativos en un servidor. Este espacio de almacenamiento es seguro, los documentos registrados son fechados.



CCM - ¿También utiliza este servicio como caja fuerte virtual?

BD - Sí, especialmente para las facturas. Cuando se envía las facturas como archivos adjuntos, una opción permite almacenarlas en una caja fuerte virtual. Es posible archivar los documentos de su elección durante 10 años, con las fechas correspondientes de depósitos. Los documentos almacenados tienen valor legal, es el equivalente de los documentos en papel.



CCM - ¿Cuáles son los límites eventuales de esta herramienta?

BD - A mi parecer, hay mejoras que se puede hacer al nivel de la mensajería. Una versión beta con funcionalidades suplementarias debe hacerse. A la mensajería actual todavía le falta opciones más avanzadas, como la selección de los correos por ejemplo. No es posible archivar los emails en subcarpetas por ejemplo. Pero para un uso general, es satisfactorio.



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