Reducir los costos de impresión en la empresa

Julio 2017


Los costos de impresión representan entre el 1 y el 3 % del volumen anual de negocios de las empresas, según la consultoría IDC. Es un costo importante que sin embargo es posible reducir, implementando una política global de reducción de costos y modificando los hábitos de trabajo. En el presente artículo encontrará algunos consejos prácticos para hacer evolucionar sus procesos de impresión y favorecer la adopción de buenas prácticas.


Evolucionar sus procesos de impresión

Auditar sus necesidades

  • Realizar un inventario del número de impresoras, determinar el tipo realizado de impresión, el volumen de páginas imprimidas cada mes y los costos de los materiales (por ejemplo: papel, tóner de impresión).
  • Evaluar las necesidades reales de los usuarios, especialmente la utilización eventual de funciones anexas (fotocopia, escáner, fax, etc.).
  • Estudiar la sustitución de ciertos procesos que implican impresiones por la digitalización de los documentos (por ejemplo: archivos digitales).
  • Contemplar la centralización de las impresiones en sistemas multifuncionales o la externalización de éstas a un proveedor especializado (para ciertas impresiones específicas).


Esta fase de análisis permite poner en evidencia los problemas relacionados a los procesos de impresión (elección de material inadaptado, redundancia, malas prácticas de los trabajadores).

Reducir el número de impresoras y cambiarlas por multifuncionales


Por lo general, la utilización de impresoras individuales provoca varios problemas:
  • Costos suplementarios (por ejemplo: tinta, poco rendimiento, gastos importantes de reparación).
  • Riesgo de heterogeneidad de impresión.
  • Disminución de espacio de trabajo.


La auditoría previa puede actualizar la necesidad de evolucionar hacia impresoras multifuncionales.

Esta evolución requiere capacitar a colaboradores (conocimientos técnicos de las impresoras multifuncionales, la aceptación del cambio de los hábitos de trabajo).

Costos de los materiales de una impresora multifuncional


Además de los numerosos criterios técnicos que hay que verificar antes de escoger una impresora multifuncional, es importante tomar en consideración el costo de los materiales (frecuencia de renovación de los cartuchos o del tóner), que se añade al precio de compra de la impresora.

Es importante verificar:
  • La capacidad de impresión de los cartuchos.
  • La existencia de depósitos de tinta.


Nota: las impresoras láser son más económicas que las impresoras de inyección de tinta (aunque su precio de compra es mayor).

Buenas prácticas

Animar la impresión a doble cara


Según un estudio de Gartner, la impresión a doble cara puede reducir del 30 % el consumo de papel en las empresas. Esta funcionalidad es posible en las impresoras multifuncionales.

Preferir "la impresión múltiple"


Esta funcionalidad en ciertos modelos de impresoras permite reducir el número de las páginas que hay que imprimir y disponer de ellos en una sola hoja, en un formato reducido (4 páginas reducidas en una sola hoja). Es conveniente especialmente si simplemente se desea tener una "vista previa" de un documento todavía no terminado, sin tener que imprimir todo el archivo.

Visualizar el documento antes de la impresión


Disponibles en las aplicaciones ofimáticas corrientes, esta funcionalidad permite ver rápidamente si el documento o página web comprende zonas imprimibles inútiles o que consumen demasiada tinta (imágenes, colores, anexos, etc.). Entonces será más fácil determinar las páginas sin interés para la impresión y excluirlas.

Delimitar las páginas a imprimir, preferir el negro y el blanco


Los procesadores de textos permiten seleccionar precisamente las páginas del documento que hay que imprimir. Los ajustes de impresión también permiten excluir los elementos gráficos e imágenes para ahorrar tinta.

Preferir la impresión en blanco y negro.

Evitar copiar y pegar desde los navegadores web


Copiar y pegar el contenido de una página web hacia la página de un procesador de textos generalmente provoca la pérdida de cierta información: fotos, formato del artículo, las reglas tipográficas, etc. A menudo resulta una impresión poco satisfactoria para la lectura y un consumo excesivo de papel para imprimir toda la información.

Los navegadores web (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome y Safari) ofrecen extensiones o funcionalidades que permiten imprimir las páginas web correctamente (Chrome).

Ciertas extensiones permiten convertir las páginas HTML en archivos .PDF (por ejemplo: PrintPDF para Firefox, Web2PDFConverter para Google Chrome.

Archivar ciertos documentos en formato PDF/A


El formato PDF es un estándar reconocido que permite digitalizar los archivos de ciertos documentos de valor jurídico o técnico.

Una copia en papel de los documentos no siempre es necesaria y la creación de un archivo PDF permite evitar el consumo inútil de papel.

El formato PDF / A-1 es reconocido como el formato adecuado para el archivo a largo plazo de documentos. Puede ser generado a partir de ciertas aplicaciones, gratuitas (Open Office) o con licencia.

Este servicio online permite verificar la conformidad de un documento PDF/A-1.

Saber más


Consulta también

Artículo original escrito por . Traducido por Carlos-vialfa. Última actualización: 8 de noviembre de 2011 a las 19:35 por Carlos-vialfa.
El documento «Reducir los costos de impresión en la empresa» se encuentra disponible bajo una licencia Creative Commons. Puedes copiarlo o modificarlo libremente. No olvides citar a CCM (es.ccm.net) como tu fuente de información.