Elegir un servicio para compartir documentos online

Noviembre 2016



Los servicios para compartir documentos online se han vuelto herramientas indispensables para las empresas y los profesionales independientes. Ya se trate de herramientas que permitan difundir documentos con fines de marketing o para cuidar su e-reputación o herramientas de productividad en modo colaborativo de uso interno, estas ocupan un sitio preferencial a la hora de la movilidad y en el uso de las redes sociales. Este artículo se enfocará sobre las funcionalidades y las ventajas de estas herramientas, con una selección de las mejores de éstas.


Usos de las plataformas para compartir documentos

Seguimiento online, e-reputación, comercio electrónico y marketing


Para las empresas y profesionales que son autoridad en su campo y quieren cuidar su imagen o su marca online, una plataforma para compartir contenidos online puede servir para:
  • Difundir presentaciones y diaporamas (por ejemplo: de tipo Power Point) sobre un tema específico.
  • Publicar informes o extractos de seminarios, talleres y mesas redondas, conferencias, etc.
  • Publicar un dossier de prensa, un documento de síntesis de un nuevo producto o servicio.
  • Publicar un benchmark (estudio comparativo).
  • Publicar folletos o catálogos.
  • Difundir contenidos pedagógicos.
  • Publicar la cubierta y extractos de una obra digital de pago (por ejemplo: un ebook en venta en otras plataformas).
  • Optimizar su posicionamiento en los motores de búsqueda (palabras clave) y su presencia en las redes sociales (desarrollo de su red de contactos profesionales).
  • Difundir sus trabajos, gracias a los votos de la comunidad de lectores que tienen acceso a los documentos de la plataforma.
  • Hacer seguimiento sectorial, de la competencia y documental (últimos estudios publicados).
  • Publicar su CV (quienes buscan empleo).

Trabajo colaborativo


Ciertas plataformas online ofrecen una alternativa a las suites ofimáticas en la nube, de tipo Google Docs u Office Web Apps, con funciones compactas de edición que son convenientes para realizar trabajos puntuales. Están dirigidas especialmente a pequeños grupos de trabajo que colaboran en la realización de documentos, incluso desde un dispositivo móvil. Estas plataformas ofrecen herramientas de conversión automática que permiten la lectura de los documentos online y disponen de herramientas de edición compactas. Son plataformas dedicadas a la comunicación interna.

¿Cuáles plataformas elegir para compartir documentos online?

Para el seguimiento online, e-reputación, comercio electrónico y marketing


Scribd y Slideshare son las plataformas más populares de internet para compartir documentos. Ofrecen las dos la posibilidad de exportar documentos almacenados en los blogs y las principales redes sociales, para facilitar su recomendación y garantizar su visibilidad.


-Scribd
Esta plataforma reúne a más de 60 millones de lectores cada mes (mayoritariamente anglófono) y reúne varias decenas de millones de documentos.

Los formatos soportafos: PDF, MS Word (.doc, .docx), PowerPoint (.ppt, .pps, .pptx), Excel (.xls, xlsx), PostScript (.ps). La suite OpenOffice : Text Document (.odt, .sxw), Presentation Document (.odp, .sxi), Spreadsheet (.ods, .sxc). Plain text (.txt), Rich Text Format (.rtf).

Las principales ventajas:
  • Scribd ofrece un lector multiplataforma (iPaper) que tiene varias funcionalidades (zooms, búsqueda de texto, utilización de impresora). Éste evoluciona hacia el soporte HTML5, lo que garantiza la continuidad del servicio.
  • El funcionamiento comunitario: los votos son atribuidos a los documentos más interesantes, aumentando su visibilidad progresivamente.
  • Integración con Facebook y Twitter (se puede compartir automáticamente documentos en estas plataformas).
  • Scribd ofrece ScribStore: una tienda online para editores que desean difundir contenidos digitales de pago.
  • Los documentos pueden ser compartidos en varias plataformas móviles: iPhone, Android, Windows Mobile, Blackberry, Palm, etc.



- Slideshare
Este servicio permite compartir presentaciones profesionales online y cuenta con cerca de 12 millones de visitantes al mes.

Los formatos soportados: .ppt, .pps, .pptx, .odp, .pdf, .doc, .docx, .odt, Keynote, iWork pages.

Las principales ventajas:
  • Ofrece varios servicios de pago (suscripción mensual), con acceso a herramientas de análisis estadísticos sobre los documentos descargados, una integración con LinkedIn y la descarga ilimitada de documentos.
  • Posibilidad de incluir vídeos alojados en Youtube en las presentaciones.
  • Al igual que Scribd, las presentaciones pueden ser configuradas para un acceso privado.
  • Compatibilidad con los principales smartphones (iPhone, iPad, Android, etc.).
  • SlideShare acaba recientemente de lanzar una herramienta de audio y video conferencia gratuita llamada Zipcast.


- Calaméo
A diferencia de los dos anteriores, Calaméo es una plataforma para compartir contenidos que contienen elementos multimedia. Permite así convertir todo tipo de documentos ofimáticos (PDF, MS Oficio, OpenOffice, StarOffice) en publicaciones digitales interactivas (integrando sonidos, imágenes, vídeos) para producir presentaciones de calidad profesional.

También podemos citar varias plataformas con funcionalidades parecidas a las tres anteriores:

- Docstoc : una plataforma para almacenar y compartir documentos digitales profesionales (documentos jurídicos, económicos, educativos, fiscales).
- Edocr : una plataforma de difusión dedicada a los documentos profesionales (folletos, casos de estudio, comunicados de prensa, artículos) y que ofrece una distribución de más de 300 canales de difusiones afiliados (en Twitter y Facebook). Con varias gamas de servicios para los profesionales.

Para el trabajo colaborativo


Estos servicios online permiten cargar, leer y editar ligeramente diferentes documentos de tipo textos (Word, PDF), imágenes, etc. simultáneamente entre varios usuarios. Ofrecen una alternativa a servicios como Google Docs u Office Web Apps de Microsoft, que necesita una inscripción previa.
  • Titanpad: un editor de texto online muy simple, que permite invitar a colaboradores a la creación de uno o varios documentos. Los documentos pueden ser importados o exportados en varios formatos (Word, OpenDocument, PDF, etc.). Podemos citar Typewith en la misma categoría.
  • Crocodoc: este servicio colaborativo permite a varios usuarios almacenar, anotar y coeditar online diferentes tipos de documentos (PDF, Word, imágenes y presentaciones en PowerPoint). La compartición de documentos se hace simplemente mediante el envío de un URL o mediante la invitación por email. La edición de los documentos es mínima (anotaciones, resaltados, dibujo).
  • Showdocument entre las numerosas funcionalidades que tiene (whiteboard, audio y vídeo chat), este servicio web ofrece gratuitamente la edición de documentos online (PDF, Word, PowerPoint, imágenes, vídeos, etc.) en modo colaborativo (invitación por email o mediante un URL único).



Consulta también :
El documento «Elegir un servicio para compartir documentos online» de CCM (es.ccm.net) se encuentra disponible bajo una licencia Creative Commons. Puedes copiarlo o modificarlo siempre y cuando respetes las condiciones de dicha licencia y des crédito a CCM.