Las cartas certificadas online

Diciembre 2016



Actualmente. Internet permite a las empresas enviar cartas certificadas las 24 horas del día y los 7 días a la semana. La oferta online se ha ampliado. Numerosos sitios web que ofrecen este servicio han aparecido en este mercado en pleno crecimiento ofreciendo:
  • Ventajas para las empresas.
    • Para las empresas que regularmente envían cartas certificadas, las ofertas online aseguran a la vez un ahorro de tiempo y de dinero, cualquiera que sea el prestador de servicios seleccionado.
  • Flexibilidad de utilización.
    • La carta es depositada en un servicio seguro y automatizado en la forma de archivo electrónico y entregada a la dirección de uno o varios destinatarios en forma de un correo certificado habitual (papel).
    • La carta puede ser enviada en cualquier momento de las 24 horas del día, de los 7 días de la semana y de los 365 días del año.
    • Archivo de las cartas certificadas enviadas.
  • Garantía de seguridad.
    • La carta certificada online posee el mismo valor jurídico que una carta certificada clásica (si el prestador de servicios es un Tercero de Confianza).
    • El acceso a la cuenta personal (en caso de suscripción) se hace con un nombre de usuario y contraseña.
    • Obtención de una prueba física y electrónica de la correspondencia.
  • Ahorro en el presupuesto.
    • Reducción de los costos en recursos humanos (suprimiendo las idas y vueltas a la oficina de correos).
    • Reducción de los costos de tratamiento.
    • Mejor conocimiento de los costos.
  • Mejor capacidad de reaccionar.
    • Reducción del riesgo de demora (por ejemplo: respuesta a una licitación).
    • Reducción de los plazos de preparación.
    • Seguimiento en tiempo real.




Carta certificada electrónica


Por lo general, los sitios web de correo electrónico ofrecen dos fórmulas a las empresas: el envío simple de cartas certificadas electrónicas o bien una oferta completa de externalización del correo (incluyendo los certificados electrónicos).

¿Cómo funciona la carta certificada electrónica?

  • La carta es depositada en el servicio asegurado y automatizado del prestador de servicios de cartas electrónicas en forma de archivo electrónico y enviado a la dirección de uno o varios destinatarios (elegidos por el usuario) en forma de un correo certificado habitual (papel).
  • El usuario obtiene una prueba electrónica del depósito del correo archivado (tiempo de almacenamiento depende del prestador de servicios, pero por lo general es de 3 años). Interés: probar el contenido de la carta certificada mostrando el documento original si es presentado por una de ambas partes.
  • El envío es fechado inmediatamente en el momento del depósito y tiene el sello electrónico del prestador de servicios de envío de cartas electrónicas que da fe del hecho.
  • Con la opción "gestión de los acuse de recibo" el usuario puede hacer un seguimiento online.


Nota:
Las cartas certificadas electrónicas pueden ser enviadas con o sin acuse de recibo.

¿Cuánto cuesta el envío de cartas electrónicas certificadas?

  • La empresa debe estar suscrita al servicio de la carta certificada electrónica para obtener provecho del servicio. Por lo general los sitios web de cartas electrónicas ofrecen dos tipos de suscripciones:
  • Sin volumen mínimo mensual.
  • Según el volumen de envíos mensuales (por ejemplo, el precio va a variar si es: menos o más de 4.300 páginas por mes o más de 12.500 páginas por mes, en este caso la tarifa será decreciente).


El precio incluye el papel, el sobre, la impresión, el ensobrado, pegado de sellos y la distribución del correo.

Cartas hibridas o 100% electrónicas


Existen sitios web que ofrecen con o sin suscripción enviar cartas certificadas electrónicas hibridas (con impresión en papel enviada al destinatario) o cartas certificadas 100% digitalizadas.


Funcionamiento:
  • El usuario redacta su correo en una ventana prevista para este fin (como en el envío de un correo electrónico), luego todo será imprimido por ser enviado al destinatario.
  • La copia certificada y la prueba de envío son enviadas al usuario por correo electrónico.
  • El destinatario recibe una nota de entrega por correo electrónico.
  • El destinatario recibe un acuse de recepción por correo electrónico.

Las cartas prioritarias

Las ventajas

  • Rapidez: cerca del 80 % de las cartas prioritarias son distribuidos al día siguiente del envío.
  • Valoriza la imagen de su empresa ante sus clientes, probando su efectividad y su dinamismo
  • Fiabilidad: recepción del correo por parte de destinatario como máximo en dos días, tiene la posibilidad de seguimiento de su carta.
  • Polivalencia: para todos los envíos corrientes y urgentes (correos de gestión, financieros, administrativos) hasta tres kilos (dependiendo del prestador de servicios).

El envío

  • Conectarse al sitio web de su prestador de servicios de cartas electrónicas.
  • Llenar sus datos y proporcionar su correo electrónico.
  • Cargar el documento que hay que enviar. Puede ser en diferentes formatos (Word, Excel, Powerpoint, PDF, archivo de texto, imagen .gif, .jpg, .tif, .png) y luego es convertido en archivo PDF. Tiene la posibilidad de insertar el logotipo de su empresa en la carta (no sobre el sobre).
  • Pago online con tarjeta bancaria (crédito o débito).
  • Impresión, ensobrado y envío de su correo.

Seguimiento de la carta prioritaria


Este servicio (dependiendo del prestador de servicios) permite seguir la distribución de su correo. La información está disponible las 48 horas después de su envío y durante 60 días.

Los precios


Los precios oscilan aproximadamente entre:
20 g -> 0,55 €
50 g -> 0,88 €
100 g -> 1,33 €
250 g -> 2,18 €
500 g -> 2,97 €
1 000 g -> 3,85 €
2 000 g -> 5,07 €
3 000 g -> 5,93 €

Saber más


El correo por Internet



El artículo original fue escrito por josephine33, contribuidor de Commentcamarche.

Consulta también :
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