Redactar un reglamento de utilización de las redes sociales

Mayo 2017



Debido al uso inapropiado de las redes sociales en los horarios de oficina, la utilización de internet en la empresa es cada vez más compleja de limitar. El caso de los tres empleados despedidos a finales de 2010 por haber denigrado a su empleador en Facebook es un claro ejemplo de los riesgos del uso de estas plataformas de expresión. El uso inapropiado de Facebook en el trabajo genera problemáticas como: la ofensa a la e-reputación, disminución de la productividad, o incluso la fuga de información interna de la empresa. Actualmente en que el teletrabajo propicia la mezcla del uso profesional y personal de las redes sociales, ¿cómo concientizar a los empleados una utilización moderada de las redes sociales en la empresa? ¿Qué límites imponer y qué libertades conceder a los trabajadores?



Una utilización "razonable" de las redes sociales en la empresa


El CNIL (Comisión Nacional de Informática y Libertades de Francia) recomienda a las empresas darles a los trabajadores el derecho a un uso razonable de Internet con fines no profesionales en el lugar de trabajo. Los correos electrónicos y la consulta de páginas web para necesidades personales pueden entrar en el marco de este tipo de utilización. Con respecto a las redes sociales (LinkedIn, Facebook, Twitter, Myspace, etc.), los enfoques son muy variados. Todo depende del puesto que ocupan en la empresa (por ejemplo: utilización de Fan Page Facebook, de una cuenta Twitter profesional o personal para las necesidades de la empresa), el número de empleados concernido por su utilización, el grado de confidencialidad de las actividades de la empresa.

Para precisar el marco de utilización de estas nuevas herramientas, el CNIL recomienda la adopción de un reglamento de Internet en la empresa que tiene como objetivo "informar y concientizar a los trabajadores y a los funcionarios sobre las exigencias de seguridad y sobre ciertos comportamientos que atentan contra el interés colectivo de la empresa o de la administración".

Redactar un reglamento de utilización de las redes sociales


Este reglamento puede ser incluido en el reglamento de utilización de Internet o figurar por separado si las reglas de utilización de las redes sociales en la empresa son muy específicas. En este caso, debe ser compuesta en tres partes: introducción (recordación de los valores de la empresa y del deber de la discreción), cuerpo (divida en capítulos) y conclusión.

Estos son algunos capítulos que figuran a menudo en este tipo de reglamento:

- Utilización apropiada o inapropiada de las redes sociales:
Esta sección define las reglas básicas de utilización, para todos los usuarios de la empresa, en el lugar de trabajo y fuera de la empresa. Este capítulo recuerda el deber de discreción de los empleados. Por ejemplo en su reglamento de Internet, el fabricante americano Dell precisa: "la utilización inapropiada de los medios de comunicación sociales es inaceptable". Este capítulo trata sobre: la publicación de contenidos que denigran a la empresa, la publicación de comentarios difamatorios contra colegas o clientes y la publicación de información confidencial en foros, blogs, redes sociales y en sitios web donde se comparte informaciones".

- Autorizaciones de comunicación en las redes sociales: Atribuir autorizaciones permite definir qué profesionales de la empresa están autorizados en hablar en nombre de la empresa en las redes sociales. Este capítulo también permite precisar que plataformas pueden ser utilizadas y en qué contexto debe efectuarse. También hace mención de las aplicaciones y plataformas sociales cuyo acceso está bloqueado en la red de la empresa, indicando las razones de su bloqueo.

- Distinción entre utilización profesional y utilización personal: un aspecto fundamental para definir la utilización de las redes sociales en la esfera profesional. En su reglamento de utilización de las redes sociales, la agencia de prensa Reuters recomienda a sus empleados crear dos perfiles diferentes si utilizan cuenta de Facebook y Twitter: " esperamos que nuestros empleados utilicen los medios de comunicación sociales en su vida profesional de una manera diferente a cómo los utilizan en su vida personal".

Reuters también recomienda a sus empleados "limitar al máximo la visibilidad de información personal en su perfil profesional". Esta opción es posible ajustando la configuración de privacidad en su cuenta Facebook. Pero, conviene recordar que la jurisprudencia actual en algunos países reconoce a Facebook como una red social pública, y que cierta información confidencial compartida en la red (por ejemplo: denigración o crítica) pueden motivar un despido.

- Protección de la propiedad intelectual: Este capítulo recuerda el deber de discreción al cual están sometidos los empleados, con respecto a las informaciones, los proyectos, las reuniones y otras actividades internas de la empresa. Este capítulo concreta los límites de lo que puede o no puede ser compartido en las redes sociales como Twitter, Facebook o LinkedIn, y da recomendaciones destinadas a reducir el riesgo de piratería o de exposición a los procedimientos de ingeniería social (por ejemplo: límites de lo que se puede compartir y técnicas para asegurar contraseñas, etc.)

- Condiciones de utilización y de acceso a las redes sociales: Este capítulo evoca particularmente ciertas restricciones y límites prácticos, como el tiempo de utilización de las redes sociales autorizado por la empresa que tiene cada persona a la semana. También puede abordar las problemáticas de movilidad, especialmente las medidas a tomar si el usuario se conecta a partir de un punto de acceso no seguro (hotspot WiFi en una estación, un hotel, etc.)

Reglamento de utilización de las redes sociales y reglamento interno


El reglamento interno de una empresa prevé las medidas de aplicación de la reglamentación en materia de higiene y de seguridad, y define las reglas relativas a la disciplina. Este reglamento es obligatorio en algunos países para las empresas que tienen más de 20 trabajadores pero también puede aplicarse en las empresas más pequeñas. Este reglamento dictamina las sanciones disciplinarias previstas en caso de incumplimiento de ciertos puntos que figura en el reglamento de Internet de la empresa.

Modelos de reglamento de utilización de internet y de las redes sociales


Muchas grandes empresas disponen de un reglamento de utilización de las redes sociales:

Por ejemplo, podemos citar a las siguientes empresas:


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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 27 de agosto de 2011 a las 00:29 por Carlos-vialfa.
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