Elegir el soporte adecuado para el almacenamiento de documentos

Mayo 2017





Elegir un buen soporte de almacenamiento en función a la vida útil de los soportes, la duración legal de archivo, la frecuencia de utilización y el costo de almacenamiento.



Vida útil de los soportes de almacenamiento


Si desea archivar sus documentos en CD-ROM, debe saber que la vida útil de sus datos será limitada. El tiempo de vida útil es de aproximadamente entre 2 a 10 años para CD-ROM originales y entre 2 a 5 años para CD-ROM grabados, sus datos pueden ser en parte borrados o imposibles de leer. La vida útil depende de la exposición a la luz, los golpes y la calidad del CD-ROM. Este problema de conservación es mayor si se trata de imágenes o de fotos. Para optimizar la conservación, guarde los CD-ROM en un lugar oscuro, fresco, seco y no muy accesible.

Cuando al almacenamiento es en un disco duro o un servidor, la fiabilidad depende también de la calidad del material.

El principal consejo, que hay que realizar para mayor seguridad, es la diversificación de sus soportes de almacenamiento.

Estos problemas conducen evidentemente a contemplar una migración regular de sus datos hacia soportes más recientes y más seguros de conservación. Pero no se sobre cargue inútilmente con nuevos soportes. Mientras que la lectura de sus antiguos soportes es posible, no tiene por qué alarmarse.

Elegir el buen modo de almacenamiento

En función a la duración del archivo de los documentos


La elección del soporte de almacenamiento tiene que hacerse también en función al tipo de documento que hay que almacenar. Los documentos administrativos de una empresa tienen que archivarse durante un cierto número de años. Por ejemplo en algunos países:
  • 3 años: expedientes de los empleados despedidos.
  • 5 años: documentos fiscales, relativos al derecho de las sociedades y al derecho social (saldo de toda cuenta, nóminas, registro del personal, cuenta individual, registro de asistencia).
  • 10 años: documentos contables (libros y comprobantes) y documentos relativos al IVA (facturadores, facturas, registros).
  • 30 años: títulos de propiedad y escrituras de venta, fichas de reparto de la participación y de los beneficios.


Las duraciones indicadas son las duraciones legales. Atención: la duración aconsejada de la conservación de documentos es a menudo más larga que la duración legal. Por ejemplo, se aconseja conservar los documentos contables relativas al salario durante 10 años, mientras que la duración legal de conservación es de 5 años.

Para los documentos que hay que guardar por más de 5 años, prefiera una solución externa en vez de un CD-ROM o discos duros internos personales. Es el deber de los servicios externos adaptar su soporte de almacenamiento porque usted paga por este servicio y no tendrá que comprar regularmente nuevos soportes de almacenamiento en función de los inevitables avances tecnológicos.

En función a la frecuencia de utilización de los documentos


Antes de decidirse por un soporte de almacenamiento se deben plantear algunas preguntas sobre la utilización de los documentos archivados: ¿se trata de documentos que regularmente serán utilizados o se trata de documentos que constituirán pruebas en caso de desacuerdo eventual jurídico y fiscal? Es decir, ¿cuál será la frecuencia de utilización de estos documentos?

Para los documentos que hay que utilizar regularmente, opte por una solución interna, en su servidor, sus discos duros o CD-ROM.

Proveedores de Servicio de Internet ofrecen espacios de almacenamiento


Teniendo en cuenta la obsolescencia y la evolución de los soportes de almacenamiento, cuanto más pesado es el archivo, más cuesta a la empresa archivarlo, ya sea en un soporte interno o externo.

Para reducir los costos de almacenamiento: los Proveedores de Servicio de Internet ofrecen espacios de almacenamiento en línea a sus clientes.

Prestadores de servicio de soluciones de almacenamiento


El servidor de su empresa no es expansible y el almacenamiento de los emails y de los documentos digitales de trabajo no es ilimitado. Cuando el almacenamiento de documentos satura su servidor, existen varias soluciones para remediarlo:
  • Hacer la selección de sus emails y sus documentos. Lo que demanda una inversión en términos del tiempo y conlleva riesgos de pérdida de archivos importantes juzgados inútiles en el momento.
  • Invertir en nuevos servidores para disponer de más espacio de almacenamiento es una elección costosa.
  • Acudir a un prestador de servicio de soluciones de almacenamiento para archivar los datos externamente y así conservar el espacio en el servidor de su empresa.


Ésta es la tercera solución que abordamos en esta parte. Existen cada vez más ofertas de almacenamiento de documentos electrónicos, que permiten salvaguardar antiguos documentos fuera de la empresa y a los que se tiene libre acceso.

Ésta es una selección de las soluciones recientes de almacenamiento y nuestros consejos para elegir bien y utilizarlas:

Para elegir entre las soluciones ofrecidas por los prestadores de servicio, verifique que la solución seleccionada dispone de funcionalidades siguientes:
  • Compatibilidad con Microsoft Exchange Server o Lotus Notes.
  • Motor de búsqueda si es posible personalizable y compatible con un máximo de extensión, para encontrar rápidamente un email o un documento en los archivos.
  • Motor de indexación para facilitar la extracción de los documentos almacenados.
  • Reducción del tamaño de los archivos al almacenarlos.


Las tarifas de estas soluciones varían en función al tamaño y a la cantidad de los datos almacenados y a veces en función del número de usuarios.


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Publicado por Carlos-vialfa. Última actualización: 26 de agosto de 2011 a las 19:38 por Carlos-vialfa.
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